När du sätter dig ner för att läsa den här artikeln antar jag att du har upplevt distraktioner på jobbet minst en gång redan idag, förmodligen mer än en gång.

Chansen är stor att du kan bli avbruten innan du faktiskt är klar med att läsa den här artikeln.

Den enkla sanningen är att vi alla möter distraktioner på jobbet varje dag, och vanligtvis varje timme kan något eller någon få dig att bli distraherad.

Med så många möten att delta, samtal eller drop-in av kollegor, samtal, e-post, sociala aviseringar och många andra avbrott, kan det ofta kännas som en verklig utmaning att vara produktiv och få de viktiga sakerna gjort.

Distraktioner sänker vår produktivitet och energi.

De påverkar vår förmåga att fokusera och hålla fast vid projekt eller uppgifter tillräckligt länge för att se igenom dem.

Om du tänker på din arbetsvecka är jag säker på att du kan lista ut 5 till 10 saker eller personer som har skapat distraktioner på jobbet.

Men hur många av dessa distraktioner är självtillförda och hur många är resultatet av din arbetsmiljö?

Innehållsförteckning

1. Varför ska du bli av med distraktioner på jobbet?
2. 7 vanliga distraktioner på jobbet (och hur man hanterar dem)
3. Slutsats
4. Mer om att hålla fokus

Varför ska du bli av med distraktioner på jobbet?

Nästan 3 av 4 arbetare (70%) erkänner att de känner sig distraherade på jobbet, medan 16% av personerna säger att de nästan alltid är distraherade.^[1]

Effekten av distraktioner på arbetsplatsen, enligt rapporten, inkluderade:

• 54% sa att de inte presterar så bra som de borde
• 50% sa att de är betydligt mindre produktiva
• 20% sa att de inte kan nå full potential och avancera i sin karriär

Samma undersökning från Udemy citerade de största fördelarna med att minska distraktion på arbetsplatsen från de intervjuade:

• 75% uppgav att jag blir mer klar och att jag är mer produktiv
• 57% uppgav att jag är motiverad att göra mitt bästa
• 51% uppgav att jag är mer säker på min förmåga att göra mitt jobb bra
• 49% uppgav att jag är lyckligare på jobbet
• 44% uppgav att jag levererar högre kvalitet

De främsta distraktionerna som identifierades av Udemy for Business i sin undersökning inkluderade pratsamma medarbetare (citerades av 80% av de tillfrågade arbetarna) och kontorsbuller (70%).

Möten anklagades för låg produktivitet av 60% av respondenterna, medan 58% sa att även om de inte behöver sociala medier för att göra sina jobb, kunde de inte klara sig genom arbetsdagen utan att kontrollera plattformar som Facebook, Twitter och Instagram.

7 vanliga distraktioner på jobbet (och hur man hanterar dem)

En 2016-undersökning av 2000 amerikanska anställnings- och HR-chefer av CareerBuilder visade att de främsta distraktionssyndarna inkluderade smartphones (55%), internet (41%), skvaller (37%), sociala medier (37%), medarbetare släppte (27%), rökning eller mellanmål (27%), e-post (26%), möten, (24%) och bullriga medarbetare (20%).^[två]

Nästan tre fjärdedelar av arbetsgivarna som undersöktes av CareerBuilder sa att två eller fler timmar om dagen gick förlorade i produktivitet på grund av störningar på arbetsplatsen, och nästan hälften (43%) uppskattade att de förlorade tre eller fler timmar om dagen.

En undersökning av 2000 personer av den ekonomiska förvaltningstjänsten Think Money i Storbritannien rapporterade att en tredjedel av de anställda är distraherade på jobbet i upp till tre timmar om dagen.^[3]

Så tänk dig om du har haft färre distraktioner på jobbet och du kunde öka ditt fokus och få mer av ditt bästa arbete.

Med dessa undersökningar om arbetsplatsdistraktioner i åtanke har jag identifierat de sju största distraktionerna du förmodligen står inför just nu och några handlingsbara strategier som hjälper dig att övervinna dem för att öka din produktivitet och kreativitet:

1. Chatty medarbetare

Att bygga relationer med ditt team och dina kollegor på jobbet är viktigt.

Dagliga konversationer är viktiga för att bygga en vänlig, samverkande kultur och atmosfär på kontoret, men det är lätt att fastna i oändliga konversationer och skvaller.Reklam

Om din dörr alltid är öppen är det väldigt enkelt för någon att sticka huvudet in på kontoret för att ställa frågor, vilket tar dig bort från ditt produktiva arbete.

Hur man håller fokus och minskar distraktionen

Om du har problem med ständigt chattiga eller distraherande teammedlemmar, försök att ha en diskret konversation med dem om vilken inverkan det har på din dag.

Alternativt kan du stänga kontorsdörren om du har en. En annan metod att använda om du behöver fokusera och koncentrera dig är att sätta på ett par hörlurar (om ditt kontor tillåter).

2. Kontorsbuller

Forskning av Kim och de Dear vid University of Sydney avslöjade att 30 procent av arbetarna i bås och cirka 25 procent i partitionslösa kontor var missnöjda med ljudnivån på jobbet.^[4]

Forskning från Ipsos och Workspace Futures Team of Steelcase visar att 85% av människorna är missnöjda med sin arbetsmiljö och inte kan koncentrera sig. Av de tillfrågade sa 95% att arbeta privat var viktigt för dem, men endast 41% sa att de kunde göra det och 31% var tvungna att lämna kontoret för att få jobbet slutfört.^[5]

Mer än 10 000 arbetare i 14 länder undersöktes, och viktiga resultat visade också att:

• Kontorsarbetare tappar 86 minuter om dagen på grund av distraktioner
• Många anställda är omotiverade, oproduktiva och alltför stressade
• De har liten kapacitet att tänka och arbeta kreativt och konstruktivt

Om du arbetar på ett stort eller litet kontor är jag säker på att du har upplevt att kontor kan bli riktigt höga, oavsett om det är konversationer, telefonsamtal, musik eller andra ljud.

Hur man håller fokus och minskar distraktionen

Om du har ett kontor är det enklaste att stänga dörren så att du kan få lite avskildhet och fokuserad, tyst tid.

När du har medarbetare som du vet skapar mycket brus, kan du närma dig dem och ha en tyst konversation om hur deras handlingar påverkar din förmåga att fokusera? Måste du arbeta från ditt skrivbord?

Om du har ett specifikt projekt måste du arbeta där du behöver tyst, oavbruten tid utforska arbetet från ett lugnt utrymme i din byggnad.

Alternativ inkluderar att arbeta hemifrån (om möjligt) eller från en annan plats som en park eller ett kafé.

Det kommer alltid att vara buller på ett kontor och för det mesta är det uthärdligt, men ibland måste du ändra din miljö för att få ditt viktigaste arbete gjort.

3. E-postförbrukning

Enligt Tim Ferriss behöver vi t:

begränsa e-postkonsumtion och produktion. Detta är det största enskilda avbrottet i den moderna världen.

Vi vet alla hur distraherande e-post kan vara.

Under en typisk dag hur många e-postmeddelanden får du och skickar du?

Låter det här bekant?

Du arbetar med ett viktigt projekt och du får ett meddelande om att du har fått ett e-postmeddelande.

Nu har du två val.

Du kan stoppa det du gör och bryta fokus och läsa e-postmeddelandet, eller du kan fortsätta med uppgiften och titta på e-postmeddelandet senare.Reklam

Många människor går igenom hela dagen så här. De är helt engagerade i att arbeta med något viktigt och sedan dyker upp ett e-postmeddelande.

Du slutar vad du gör, växlar till din inkorg och läser e-postmeddelandet, ofta ett e-postmeddelande som är helt irrelevant och som inte bidrar till dina nuvarande prioriteringar.

Dessa e-postmeddelanden kan skapa en ständig känsla av livlighet och kommer ofta att leda till oavslutade projekt i slutet av dagen.

Detta kan i sin tur skapa en känsla av att vi inte har haft en produktiv dag.

Hur man håller fokus och minskar distraktionen

Tidsblockering

Avsätt en viss mängd oavbruten tid för att arbeta med ett projekt eller uppgift. Åtag dig att inte titta på e-post (eller svara på telefonsamtal) under denna tidsperiod.

Baserat på Tims råd har jag beslutat att kontrollera e-post bara två gånger om dagen. Det har redan en enorm inverkan. Här är vad jag föreslår:

Arbeta i offline-läge

Ställ din dator eller bärbara dator i offline-läge och låt e-postmeddelandena samlas i din inkorg tills du är redo att svara på dem.

Istället för att visa och svara på e-postmeddelanden en efter en, låt dem samlas och avsätt sedan fokuserad tid för att bearbeta och svara på e-postmeddelandena.

Batch-e-post svarar tar kortare tid än att svara på dem en efter en, och det gör att du kan hålla fokus på projektet utan att bli distraherad.

Kontrollera e-post vid vissa tider varje dag

Denna metod har introducerats av ett antal av mina entreprenörskundkunder och det har hjälpt dem att frigöra tid och hålla sig mer fokuserade.

Dina arbetsförhållanden kommer att vara annorlunda, så det är viktigt att hitta en process som fungerar för dig och andra medlemmar i ditt team.

En metod är att ha två specifika tider om dagen för att kontrollera dina e-postmeddelanden, en annan kanske tre gånger om dagen - morgon, lunchtid och i timmen innan du åker för att se till att du alla är fångade upp.

Om du bestämmer dig för att implementera denna teknik skulle det vara klokt att skapa ett meddelande om kontoret.

Kontrollera inte e-post först

Denna teknik kan vara svår att implementera beroende på omständigheterna, men om du kan blir du mycket mer produktiv. Här är varför.

Snarare än att kolla e-post först, istället spendera denna värdefulla tid när du är mer energisk och fokuserad på att arbeta med dina en eller två största prioriteringar för dagen.

4. Smartphoneanvändning (och andra enheter)

Att ständigt titta på din telefon avbryter arbetsflödet och fokus.Reklam

Enligt ny forskning från Deloitte kontrollerar en genomsnittlig person sin smartphone 47 gånger om dagen.^[6]

Om du använder genomsnittet 47 gånger om dagen och du arbetar en 8-timmars arbetsdag, betyder det att du kanske kollar telefonen nästan sex gånger varje timme.

Det räcker för att distrahera någon.

Vi vet alla att smartphones och andra enheter ofta stör oss och tar vår uppmärksamhet bort från det projekt eller den uppgift vi arbetar med.

Det är lätt att ofta ta en paus från våra viktiga uppgifter för att kontrollera våra telefoner, klockor och andra prylar.

Hur man håller fokus och minskar distraktionen

Flytta din telefon någon annanstans

Det är väldigt frestande att kolla våra telefoner, även om vi arbetar med ett viktigt projekt.

Lösningen? Lägg telefonen i en låda eller flytta den ur armlängden så att du inte blir frestad att titta snabbt.

Stäng av notifikationer

Stäng av alla aviseringar som inte kräver omedelbar uppmärksamhet, särskilt meddelanden på sociala medier. Detta inkluderar e-post om du också har konfigurerat det på din telefon.

Om vissa meddelanden verkligen betyder något, gör dem tysta och dölj dem från din låsskärm.

5. Sociala medier

Hur mycket tid spenderar du på sociala medier på jobbet? Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest ... Listan över appar och webbplatser som samlas för att hävda så mycket av vår uppmärksamhet är nästan oändlig.

Det finns en ständig ström av information där ute, från våra vänner och kollegor, från nyheter, från våra företag. Några av dina kollegor kontrollerar förmodligen sina sociala medier just nu när du läser den här artikeln.

I ett TED-samtal av Cal Newport, författare till Djupt arbete , han sa att gå på sociala medier är som att gå till kasinot .

Du räknar med att få gillanden och kommer ut ur det. Du tänker igen, jag får belöningen nästa gång. Jag får belöningen nästa gång. Jag får belöningen nästa gång. Och du sitter bara och väntar på att ett meddelande kommer runt så att du kan gå tillbaka.

Hur man håller fokus och minskar distraktionen

Precis som din smartphone-användning och e-post, försök att ställa in specifika tidsramar eller parametrar när du kommer att kontrollera sociala medier.

Se till att alla aviseringar är avstängda när du måste spendera fokuserad, produktiv tid på en specifik uppgift eller ett projekt.

Ta en titt på den här artikeln för att lära dig mer: 9 steg för att koppla från sociala medier och ansluta till livet igen

6. Möten

Under en hektisk vecka är det sista som en ledare eller chef vill ha en bortkastad timme eller två som satt i ett oproduktivt möte.

Om jag frågade dig vad som skulle vara det mest effektiva sättet att vara ineffektivt är jag säker på att många av er skulle säga dåliga möten.Reklam

Möten idag förbrukar fler arbetstimmar än någonsin tidigare. De flesta anställda deltar i 62 möten per månad, men hälften av dessa anses vara slöseri med tid.

Sammantaget tillbringas 31 timmar i oproduktiva möten under en genomsnittlig månad, med 91 procent av de anställda som är skyldiga till dagdrömmer, medan 39 procent har erkänt att de somnat.^[7]

Hur man håller fokus och minskar störningarna

För att möten ska vara produktiva och värdefulla är det viktigt att varje möte har en tydlig agenda och ledare.

Jag har skrivit mer om hur man har ett produktivt möte i artikeln: Hur man leder teammöten på det mest produktiva sättet

7. Multitasking

Vi måste alla göra flera uppgifter ibland, men ju mindre vi gör det desto bättre.

Multitasking minskar produktivitet och kreativitet. I en artikel för Harvard Business Review konstaterar Peter Bregman att vår produktivitet minskar med 40% när vi försöker fokusera på flera saker samtidigt.^[8].

Det tar i genomsnitt cirka 25 minuter (23 minuter och 15 sekunder, för att vara exakt) att återgå till den ursprungliga uppgiften efter ett avbrott, enligt Gloria Mark.^[9]

Multitasking saktar ner oss och minskar fokus, energi och produktivitet. Våra hjärnor kan helt enkelt inte hantera arbetet med uppgifter samtidigt.

Hur man håller fokus och minskar distraktionen

Arbeta i tidsblock. Det minimerar mängden distraktion som läggs på våra alltmer anslutna liv. Det skyddar oss inte bara från andras distraktioner, utan också från våra självtillförda distraktioner.

Tidsblockering är att avsätta avsiktlig tid för specifika projekt eller uppgifter och göra en avsiktlig ansträngning för att inte låta andras distraktioner eller interjektioner bryta fokus.

Efter det att tidsblocket är slut, ta en planerad paus och börja sedan nästa block med fokuserad tid. Varje block med fokuserad tid ägnas åt en uppgift / ett projekt eller en uppsättning liknande uppgifter.

Jag använder metoden 60-60-30 för tidsblockering:

Arbeta i 50 minuter och ta en paus på 10 minuter. Arbeta ytterligare 50 minuter och ta ytterligare en 10-minuters paus. Ta sedan 30 minuter att ladda, vilket kan innebära att äta lunch, gå en promenad etc.

Använd Teknik tomat för att hjälpa dig att arbeta i block av tid.

Slutsats

Arbetsplatsavledningar kommer aldrig att försvinna. För att kunna använda vår tid effektivt och öka produktiviteten och kreativiteten är det viktigt att vi förstår vad som distraherar oss och skapar system för att stoppa den.

Jag är säker på att du kan identifiera dig med minst en av de distraktioner som markeras i den här artikeln.

Förhoppningsvis kommer några av lagen att hjälpa dig att slå distraktioner på jobbet och göra dig mer effektiv och produktiv.

Mer om att hålla fokus

• Hur man stoppar multitasking och blir mycket mer produktiv
• Hur man kan vara produktiv på jobbet: 9 grundregler
• 10 smartaste produktivitetsprogramvara för att förbättra din arbetsprestanda
• De 30 bästa produktivitetsböckerna du bör läsa för att öka din produktivitet

Utvalda fotokrediter: Proxyclick Visitor Management System via unsplash.com

Referens