Under en hektisk vecka är det sista som en ledare eller chef vill ha en bortkastad timme eller två som satt i ett oproduktivt möte.

Om jag frågade dig vad som skulle vara det mest effektiva sättet att vara ineffektivt är jag säker på att många av er skulle säga dåliga möten.

Möten idag förbrukar fler arbetstimmar än någonsin tidigare. Idag tillbringar ledare ungefär hälften av sin vecka i möten.^[1]Enligt forskning från TED en tredjedel av den tiden går till spillo på meningslösa, dåligt drivna möten .

En undersökning från Clarizen rapporterade att arbetare anser att statusmöten är slöseri med tid och att nästan 50% av de tillfrågade hellre vill gå till DMV eller titta på torr färg.^[två]

I en artikel för Harvard Business Review,^[3]tre konsulter från Bain rapporterar resultatet av en övning där de analyserade Outlook-scheman för anställda i ett namnlöst stort företag - och drog slutsatsen att ett verkställande möte varje vecka tog 300 000 timmar per år.

Och den totala summan, författarna skriver, inkluderar inte arbetstiden för att förbereda möten.

Hur många möten har du deltagit där det inte fanns någon tydlig agenda eller mål?

Hur många av er har satt i möten som hoppade runt från ämne till ämne utan någon tydlig handlingsplan i slutet av mötet?

Om du har lämnat mötena mer förvirrad än när du kom fram, vänligen lyft handen.

Möten behöver inte vara något vi fruktar och tål. De behöver inte vara något vi driver in och ut ur.

Vi måste hitta sätt att möten blir mycket mer avsiktliga, energigivande och produktiva, vilket ger verkliga, påtagliga resultat.

Så hur man leder teammöten mer produktivt?

Här är tio sätt som ledare och chefer kan börja leda teammöten som är produktiva och effektiva och fördelaktiga för alla inblandade:Reklam

1. Rama in varje möte på ett positivt sätt

För att få alla i rummet med en positiv inställning och energisk för mötet är en bra utgångspunkt att få alla i rummet att dela med sig av något de har gjort framsteg på eller är glada över.

Detta anger omedelbart tonen och riktningen för hela mötet.

I stället för att människor tänker negativt på att behöva delta i mötet, kommer de från en plats med positivitet, bidrag och positivitet.

2. Ha en tydlig ledare i rummet

Oavsett syftet med mötet måste någon i rummet ta ansvar för att leda och leda mötet.

Den här personen kommer att sätta dagordningen för mötet, se till att det inte går utanför ämnet och kommer att se till att mötet ligger inom en överenskommen tidsram.

De kommer ofta att rapportera om framsteg, ge tydlighet om vad som måste hända efter mötet och få engagemang från människor i mötet om framtida åtgärder.

Om ingen tar kontroll kan personer med de största personligheterna eller de största åsikterna dominera och hindra tystare personligheter från att bidra.

3. Ha rätt personer i rummet

Tänk tillbaka på det senaste fantastiska mötet du var i ... Var mötet fullt av människor som gjorde siffrorna eller var det fullt av människor som bidrog och gav input?

Jag antar att det var det senare.

För att leda ett riktigt produktivt möte, ta dig tid att överväga vem som kommer att vara inblandade.

Du vill ha människor i rummet som kommer att ge mervärde, som är aktiva bidragsgivare, har bakgrundskunskap, är beslutsfattare, handlar och som kommer att påverkas direkt av resultatet av mötet.

Var försiktig med att fylla rummet, om du inte absolut måste, med människor vars motivation för att vara där är antingen status eller rädsla för att missa något.

Fokusera på att få människor i mötesrummet som kommer att ge ett produktivt bidrag, inte passiva åskådare.Reklam

Om du har självstyre att ordna dina möten hur du vill, fokusera på att göra det så att de ger de mest produktiva resultaten.

4. Använd folks unika styrkor vid olika möten

Inte alla i ditt företag eller team passar rätt för varje möte.

Ett bra tips för att skapa produktiva möten är att ta reda på vilka möten teammedlemmar ska och inte bör vara en del av.

Tänk inte på att bara fylla rummet, var selektiv när du bjuder in människor som du vet kommer att göra det största bidraget.

Vi har alla olika styrkor. Några av dina teammedlemmar kommer att vara bra i brainstormingmöten, medan andra kan bli stressade vid tanken på att delta.

Detsamma gäller för process- och statusmöten.

När det gäller att skapa störst påverkan från mötet är det viktigt att överväga vilken energi du vill ha i rummet och vem som kan ge rätt värde till ett möte.

Om du har klarhet i det, se till att rätt personer i rummet.

Under min karriär ledde jag brainstorming, strategi och statusmöten. Jag visste att olika medlemmar i teamet skulle ta olika färdigheter till specifika möten.

En av mina direktörer var mer strategisk än kreativ, så jag skulle se till att hon var nummer ett på mitt teamblad för strategimötena. Men jag höll henne borta från brainstormingmötena till förmån för andra lagmedlemmar.

En annan teammedlem var en stor strategisk planerare, så jag skulle se till att hon satt i både brainstorming och strategimöten. Under brainstormingmötena var hennes värde att tänka på planen och de handlingssteg som behövs för att utföra de kreativa idéerna.

Att leda produktiva möten handlar ofta om att vara dirigent för en stor orkester. Om du inte har rätt kompletterande instrument och artister i rummet, samarbetar och arbetar i harmoni kan resultatet bli en stor röra. Men om du samlar rätt artister kan resultaten bli magiska och inspirerande.

5. Avsluta möten med tydliga åtgärder och ansvar

Tänk tillbaka på det senaste mötet du var i, chansen är att det fanns massor av bra samtal, värdefulla insatser och insikter.Reklam

Men vad hände i slutet av mötet? Gick ni alla varandra, eller fanns det tydliga handlingssteg och ansvarsområden?

Det är värt att avsätta tid i slutet av varje möte så att alla delar sin största insikt.

Detta förstärker bidrag och samarbete och säkerställer att alla kommer bort från mötet med ett tydligt perspektiv på värdet av mötet.

För att förstärka detta ytterligare är det mötets ledares ansvar att tydligt ange åtgärdsstegen, personliga ansvarsområden och tidsramar för att vidta åtgärder på de viktigaste delarna av mötet.

6. Skapa ett tydligt syfte för mötet

Att hålla sig på rätt spår är en av de svåraste utmaningarna för att driva ett effektivt, produktivt möte. Anledningen till detta är att många möten är upprättade utan ett tydligt syfte, eller ens agenda.

Vissa möten sker helt enkelt för att någon kanske har bestämt att du ska ha ett veckostatusmöte.

Att vända sig till sådana möten, utan en klar förståelse av vad mötet specifikt handlar om, vad agendan är eller vad som är prioriteringarna för mötet, kan få dig att känna att mötet är slöseri med din tid.

När du är klar över syftet med mötet blir du mer engagerad, vet vad du ska förbereda i förväg och vet vad de önskade resultaten av mötet är.

7. Håll mötet stående

I en artikel i Journal of Applied Psychology fann författarna att sitta möten tog 34% längre tid än att stå upp möten.^[4]

Om du upptäcker att dina sittmöten inte är så produktiva som du vill ska de ändra på saker och få alla deltagare att stå.

8. Gör möten kortare

Om du har ett tydligt syfte och agenda för mötet bör du ha en känsla av hur länge mötet ska pågå.

Många möten som jag har upplevt tidigare hade en kalenderinbjudan inställd på antingen 45 minuter eller 60 minuter. Vissa möten avslutades faktiskt tidigare, men eftersom tidsramen hade ställts in för en bestämd tid fortsatte mötet utan någon verklig anledning.

Börja ställa in möten med ett kortare tidsfönster, var 30 minuter eller 40 minuter, och se om mötena blir mer produktiva och effektiva.Reklam

Vårt uppmärksamhetsområde och energinivåer kan börja sjunka ju längre mötet pågår.

9. Starta och sluta i tid

Ingen vill låta sig vänta på att möten ska börja och måste omplanera om möten överskrids.

Om du kör möten som börjar i tid och slutar i tid, vet deltagarna vad de kan förvänta sig och vet att de dyker upp i tid.

Om gruppmedlemmar väljer att inte komma i tid kan det vara klokt att ha ett separat möte med den personen för att göra det klart att du förväntar dig att de kommer fram i tid.

10. Ändra miljön

Om du tycker att möten är långsamma att komma igång eller blir inaktuella kan det vara dags att ändra din miljö.

Jag har haft några av mina mest produktiva möten helt enkelt genom att lämna kontoret och åka till en inspirerande plats eller ha ett möte eller två i en lokal park.

Poängen

Möten försvinner inte. De är en oundviklig och väsentlig del av företags- och affärslivet.

Men för att se till att de inte bara är slöseri med tid och är ett effektivt sätt att samarbeta och arbeta för att leverera och uppnå stora mål och projekt måste vi ställa in mötena så att de är värdefulla, produktiva och ger påtagliga resultat.

Vi måste lära oss att leda teammöten produktivt och effektivt.

Om du handlar om de tips och strategier som jag har lagt fram om hur du leder teammöten på det mest produktiva sättet, kommer du att se till att du maximerar styrkorna och den mentala energin hos alla i rummet.

Dina möten kommer inte längre att vara något som du och ditt team fruktar eller försöker undvika. Istället blir mötena ett sätt att återansluta, bli kreativa, besluta om strategi, få support, fira framsteg och generera produktiv fart.

Fler resurser om produktivitet på arbetsplatsen

• 15 hemligheter för att driva möten som världens främsta innovativa företag
• Kämpar med produktivitet på arbetsplatsen? 12 tips för att bli mer klar
• Delegationens noggranna konst
• Hur man blir mer produktiv: 4 små tweaks som kommer att 10 gånger din produktivitet
• 12 hemligheter till ett superproduktivt möte du borde veta

Utvalda fotokrediter: Kampanjskapare via unsplash.com

Referens