När företag kommer att förlita sig mer på teknik finns det ett akut behov av att planera för den. Men teknikplanering är knappast någonsin på att göra-listan för ett litet företag; detta beror på att många företagare inte är medvetna om vikten av en teknologiplan eller anser att processen är tråkig och tidskrävande. Detta behöver dock inte vara fallet, och i den här artikeln delar vi viktig information för att hjälpa dig att utveckla och implementera en effektiv teknikplan för ditt lilla företag.

Teknikplanering handlar inte bara om att välja rätt tidpunkt för att byta ut datorer och uppdatera programvara. Det innebär en strategisk process för att bestämma hur ditt företag kan använda teknik för att förbättra sina mål och produktivitet.

1 - Bedömning av teknikresurserna i ditt företag

Innan du börjar planeringsprocessen är det viktigt att utvärdera dina befintliga teknikresurser. Du måste slutföra en bedömning som täcker alla aspekter av innovation i ditt företag. Detta inkluderar inte bara en lista över din fysiska utrustning och programvara, utan kommer också att involvera att identifiera vad som fungerar och om resurserna i ditt företag uppfyller gällande standarder för din bransch och effektivitet.

2- Ledning

Ledningen är av största vikt inom teknikplanering för ett litet företag. Starkt ledarskap kommer att motivera användningen av teknik för att främja affärsuppdraget, bidra till personalens vilja att använda ny utrustning och programvara, hjälpa till med trovärdighet hos investerare och minimera all motvilja från teknofobernas sida. Helst ger ägaren till företaget starkt ledarskap, men det kan också komma från handledare och andra chefer.Reklam

3- Planeringsteam

När det är möjligt borde teknikplanering vara en lagaktivitet. Teamet bör:

• utvärdera befintlig teknik
• erkänna innovationskrav och problem
• förbereda en teknikvisionsförklaring
• utveckla en budget och tidslinje
• skriv teknikplanen
• hålla koll på projektets genomförande
• Garantera inköp av intressenter.

Helst bör teamet bestå av ägaren eller verkställande direktören, en projektledare, administrativ assistent, revisor och systemadministratör eller teknisk specialist. Inte alla småföretag kommer att ha tillräckligt med mänskliga resurser för ett så utarbetat team. Ändå är det viktigt att ha en viss representation från de stora operativa avdelningarna i företaget för att utgöra planeringsgruppen.

4- Identifiera och prioritera tekniska krav

När du har granskat det befintliga tillståndet för dina tekniska resurser är nästa steg för din planeringsteam i förberedelseprocessen att erkänna företagets framtida innovationsbehov och prioritera dem. Varje organisation kommer att ha sina krav men bör innehålla:

• Inköp av ny programvara och uppdateringar
• Programvaruanpassning
• Personalträning
• Byta ut och uppgradera utrustning
• Datornätverk
• Att utveckla en närvaro på Internet
• Förbättra marknadsföring på nätet
• Designa eller modernisera företagswebbplatsen
• Utveckla policyer för användning av datorer och andra tekniska enheter
• Implementering av säkerhetskopieringssystem och säkerhetsprocedurer
• Ersätter föråldrad hårdvara
• Anställa lämplig teknikpersonal

Helt naturligt när du brainstormar dina tekniska behov skapar du en lista som är längre än budgetens räckvidd. Följaktligen är nästa uppgift i din teknologiplanering att prioritera. Som ägare av ett litet företag måste du vara realistisk om vad du kan uppnå och fastställa rimliga tidslinjer.Reklam

5- Vision Statement

Efter prioritering är det dags att förbereda en vision för din teknikplan. Börja med att utvärdera ditt företags uppdrag. Viktiga överväganden i denna process bör inkludera hur teknik hjälper ditt företag att uppfylla sitt uppdrag och förbättra organisatorisk effektivitet.

6- Budget

Nästa steg är att skapa en budget. Detta kan vara en utmaning för ett litet företag men är avgörande för att skapa en teknikplan. Grundlig forskning är avgörande för att fastställa den verkliga kostnaden för implementeringen av företagets teknologiprioriteringar. Det är vanligt att en företagsägare släpper ut kostnader som förlust av arbetstid för personalutbildning, månatliga uppdateringar av programvara och andra driftskostnader som tillkommer förvärvspriset.

7- Implementering

Ett annat viktigt steg i din teknikplan är att skapa en tidslinje för implementering. Du arbetar helst med en strategi som kan genomföras under en period och teamet bör överväga följande:

• Vilka är de allra första sakerna du behöver göra?
• Hur lång tid tar du ungefär att det tar att avsluta var och en?
• När företaget har slutfört planerna, vilka är nästa steg?

Tidslinjerna bör vara mångsidiga för att tillgodose oförutsedda händelser, men tillräckligt styva för att bibehålla fart. Du vill presentera din tidslinje i faser, vilket ger tid för att identifiera finansiering för varje aktivitet.Reklam

8- Skriva planen

Du har utvärderat dina befintliga resurser, bestämt och prioriterat dina krav, förberett din teknikvision, utvecklat en budget och tagit fram en tidslinje för genomförande. Nästa steg i teknikplanering är att skriva planen. Det mesta av teamets förberedelser och brainstorming kommer att göra det här steget mycket enklare.

Den skriftliga planen måste bestå av minst fyra viktiga element:

• Ett uttalande om teknikvision
• En beskrivning av strategin
• En tidslinje
• En budgetplan

Mer detaljerade planer kan bestå av:

• En organisationsprofil
• Ett uppdrag
• Inventering av befintlig innovation
• En uppdelning av detaljer som är associerade med implementeringen
• En analys av långsiktiga och kortsiktiga mål

Många småföretagare kommer att göra det nödvändiga förberedelsearbetet, vara värd för många möten för att diskutera en teknikplan, men aldrig förbereda ett dokument. Att ha en skriftlig teknologiplan kommer att ge en referenspunkt för företagsägaren och personalen i allmänhet.Reklam

9- Finansiering för teknik

Med tur kommer de ansträngningar som ingår i utarbetandet av teknikplanen också att hjälpa till med finansiering. Därför är det så viktigt för din vision att beskriva hur teknik hjälper din organisation att uppfylla sitt mål.

Även om det finns enheter som erbjuder teknikbidrag till småföretag är de ofta överväldigade av förfrågningar. Därför är det viktigt att kontakta finansiärer och givare som redan stöder ditt uppdrag och att använda din plan för att visa dina mål.

Det råder ingen tvekan om att teknik är avgörande för alla småföretag och tillväxt är beroende av hur företaget kan förvärva och använda teknik effektivt. Ovanstående information är en bra start för att gå mot utvecklingen av en teknikplan i ditt företag om du inte redan har en.

Utvalda fotokrediter: Pexels.com via static.pexels.com Reklam