Varför verkar det alltid som att det finns för mycket att göra på för kort tid?

Vi har alla bara 24 timmar på ett dygn. Och ändå, varför är det en del människor som lätt kan jonglera med ett heltidsjobb, bygga upp sitt sidoliv och njuta av kvalitetstid med familj och vänner utan att svettas medan andra knappt kan hitta tid att göra något annat än att jobba och sova?

Hemligheten ligger i tidsinflytande. Att ha tillräckligt med tid handlar inte om att arbeta hårdare, utan snarare att arbeta smartare och mer avsiktligt fatta beslut för att optimera ditt liv.

Om du vill veta hur du kan utnyttja tid för att uppnå dina personliga, ekonomiska och karriärmål utan att känna dig utbränd och helt utmattad, läs vidare medan jag ska visa dig hur!

Innehållsförteckning

1. Vad är tidshävstång?
2. Hur man utnyttjar tid för att öka produktiviteten
   • Utnyttja din egen tid
   • Utnyttja andras tid
3. Slutsats

Vad är tidshävstång?

Innan du dyker in i hur du kan införliva tidsinflytande i ditt hektiska liv, är det viktigt att ha ett fast grepp om vad tidsinflytande innebär.

Enligt Merriam-Webster-ordboken, ^[1]

Hävstång definieras som 'verkan av en hävstång eller den mekaniska fördel som den uppnås'.

Med andra ord, hävstång innebär att använda resurser för att få en 'fördel', som att uppnå dina mål mer effektivt.

Tid är utan tvekan den knappaste resursen. Att förstå att tiden är ändlig och att du har kontroll över hur du använder din tid är grundläggande principer för att använda tidsinflytande för att optimera ditt liv.

Tidsutnyttjande innebär att uppnå det mest betydande resultatet med minsta möjliga ansträngning.

Tidsutnyttjande betyder inte att du arbetar mer än 12 timmar om dagen, 7 dagar i veckan och riskerar din fysiska och mentala hälsa för att uppnå dina mål.

Snarare kan du lära dig hur du utnyttjar tiden att du fortfarande kan uppnå samma mål som om du jobbade hela dagen och natten, förutom att du inte behöver känna dig ständigt överarbetad, stressad och överväldigad.

Det här är för att Tidsutnyttjande innebär att använda andras tid för att delegera uppgifter de kan göra åt dig och/eller använda teknik och automatiseringskraften för att arbeta smartare, inte hårdare.

Det finns bara så mycket tid du har på en given dag; därför finns det bara så mycket du kan uppnå på egen hand per dag. Men genom att använda andras tid och dra fördel av teknik för att automatisera ditt liv, kommer du att kunna uppnå dina mål mer effektivt, utan att behöva kompromissa med din hälsa och ditt välbefinnande.

Tidsutnyttjande ökar din produktivitet genom att kunna delegera uppgifter på lägre nivå (d.v.s. svara på e-post, städa ditt hem, till och med gå ut med hunden) till andra människor som också kan göra samma uppgifter åt dig i en viss takt.

Även om det kostar en kostnad att delegera dessa uppgifter på lägre nivå, kommer den tid du vinner tillbaka att tillåta dig att ägna mer odelad uppmärksamhet åt uppgifter på högre nivå och till och med personliga åtaganden/möjligheter som avsevärt kan förbättra ditt personliga liv och din yrkeskarriär ( d.v.s. utveckla en affärsstrategi, bättre hantera din personal, presentera på en konferens, spendera kvalitetstid med nära och kära).

Några av de mest framgångsrika människorna i vår generation, Mark Zuckerberg ^[två] och Elon Musk, ^[3] till och med använda kraften i tid för att framgångsrikt driva och skala sina företag genom att avsiktligt delegera uppgifter till rätt personer för att effektivt växa sina företag.

Även om du kanske inte driver ett företag med flera miljarder dollar, om du är en entreprenör och kan överföra vissa uppgifter till rätt personer, kan detta inte bara hjälpa dig att uppnå dina mål mer effektivt, utan även säkerställa att du inte brinner ut eller har att kompromissa med kvalitetstid med vänner och familj för att uppnå dina mål.

Hur man utnyttjar tid för att öka produktiviteten

Om du är nyfiken på hur du kan utnyttja tid för att uppnå mål mer effektivt i ditt liv, överväg:

1. utnyttja din egen tid
2. utnyttja andras tid.

Att vara självmedveten om var du är när det gäller hur du framgångsrikt kan utnyttja din tid är viktigt. Om du precis har startat ditt företag kanske du inte har så mycket pengar och resurser för att utnyttja andra människors tid för att växa ditt företag ännu. Men du kan fortfarande utnyttja din egen tid för att effektivt växa ditt företag.

På samma sätt kan du bara växa ditt företag så mycket på egen hand, även med tidsinflytande, tills du når en punkt där att utnyttja andras tid kan vara extremt fördelaktigt.

Lär dig hur du ökar din produktivitet och resultat genom att utnyttja både din egen tid och andras tid:

Utnyttja din egen tid

Även om vi alla har begränsad tid, betyder det inte att det inte finns effektiva sätt att utnyttja din egen tid för att uppnå dina mål effektivt. Använd dessa tre tips för att utnyttja din egen tid mer effektivt.

1. Sätt SMARTare mål

Ett av de viktigaste sätten att utnyttja din egen tid är att definiera vad dina mål är och utforma en konkret plan för hur du ska uppnå dessa specifika mål.

Du har säkert hört talas om SMARTa mål, men hur är det med SMARTare mål?

Många människor misslyckas med att uppnå sina mål eftersom de kanske inte riktigt förstår Varför de vill uppnå vissa mål. Att förstå varför du vill uppnå vissa mål kan hjälpa dig att göra skillnaden mellan vad du vill (ditt upplevda mål) och syftet bakom målet du sätter. På så sätt kan du göra justeringar av dina mål för att säkerställa att de faktiskt överensstämmer med syftet bakom målet. Det är också det som gör ett SMARTare mål.

Ibland kan det vara svårt att förstå dina sannaste önskningar och avsikter bakom ett visst mål. Om så är fallet, överväg att använda 5 Whys Framework för att få en bättre förståelse för varför du kan ha ditt mål i första hand.

När du väl förstår ditt 'varför' bakom dina mål, är det dags att arbeta för att sätta SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-Bound) mål som överensstämmer med ditt syfte, samtidigt som det ger dig en känsla av ansvar för att framgångsrikt uppnå dessa mål.

Att sätta specifika mål är bara en av de fem faktorerna som utgör SMART-målsystemet. Ett utmärkt exempel på varför det är viktigt att sätta tydliga mål är Edwin Lockes målsättningsteori. ^[4] Målsättningsteorin hänvisar till kraften i att sätta upp mål för att förbättra övergripande prestation genom att de som sätter specifika, svårare mål är mer benägna att uppnå dessa mål jämfört med individer som sätter mer allmänna, enklare mål.

Vill du lära dig mer om hur man sätter smartare mål och uppnår dem? Läsa 'Acheing Goals: The Ultimate Guide to Goal Achieving & Goal Setting'.

2. Prioritera

Att prioritera din tid är ett annat sätt att utnyttja din egen tid. Att prioritera innebär att fokusera mer av din tid och energi på meningsfulla, viktiga uppgifter och att lägga mindre tid på små, mindre meningsfulla uppgifter.

Därför är det viktigt att förstå skillnaden mellan uppgifter som är viktiga och mindre viktiga. Istället för att slutföra alla dina uppgifter slumpmässigt, se till att betygsätta värdet på varje uppgift först. På så sätt kan du sedan börja och avsiktligt ägna mest tid åt dessa mer värdefulla uppgifter först, och arbeta dig ner.

Läs mer om allt om prioritering 'Den ultimata guiden för att prioritera ditt arbete och ditt liv' .

3. Använd teknik och automation

I dagens digitala tidsålder finns det otaliga sätt att använda teknik för att utnyttja din tid och automatisera dina rutiner som annars skulle ta värdefull tid av din dag.

Du skulle bli förvånad över att lära dig alla de olika processer och rutiner du konsekvent gör som enkelt kan automatiseras för att göra mer på kortare tid.

En mängd olika automatiseringsprogram ger idag möjligheten att unikt anpassa, automatisera och sedan utföra ganska vardagliga uppgifter som inte behöver mycket mänsklig hjälp eller vägledning.

De bästa automationsverktygen som kan användas för att mer effektivt slutföra dagliga uppgifter inkluderar:

• Google Kalender
• Calendly
• Alfred
• 1 Lösenord

Du kan hitta fler tidshanteringsverktyg i 18 bästa tidshanteringsappar och verktyg.

Utnyttja andras tid

Det kommer en punkt där du bara kan göra så mycket för att utnyttja din egen tid innan du behöver hyra ut hjälp. Även om att utnyttja andras tid kan vara ett utmärkt sätt att nå dina mål snabbare, kan det också vara katastrofalt om du inte tar dig tid att hitta rätt personer att delegera dina uppgifter till.

Här är några användbara tips om hur du kan utnyttja andras tid för att uppnå dina mål mer effektivt genom att arbeta med rätt personer.

1. Utveckla tydliga riktlinjer och planer

Att sätta upp en enkel men omfattande riktlinje för ditt team i förväg kan spara tid och massor av huvudvärk på vägen. Det är viktigt att du berättar för de individer som du laddar ner dina uppgifter till 1) vad de behöver göra, 2) när de behöver göra det och 3) hur de kan gå till väga för att uppnå dessa uppgifter för att uppfylla dina standarder.

Medan vissa uppgifter som att skicka ut e-postmeddelanden kan vara så enkla som att skapa en e-postmall som dina nyanställda kan följa, är andra uppgifter som att analysera data för ditt företag eller skapa innehåll för att växa ditt företag kanske inte lika enkla.

Det är här det är ytterst viktigt att skapa en omfattande guide för ditt team att följa. Detta kommer inte bara att spara tid i det långa loppet så att ditt team inte ständigt behöver ställa frågor till dig för att förstå hur man gör uppgiften effektivt, utan detta kommer att säkerställa att arbetet ditt team gör uppfyller dina förväntningar.

Att sätta upp tydliga riktlinjer och planer för ditt team att följa i förväg hjälper därför hela ditt team att arbeta effektivt. På så sätt har ditt team alla rätt resurser och verktyg till sitt förfogande för att effektivt lösa problem och skapa kvalitetsarbete, utan att behöva lita på dig.

För mer komplexa uppgifter som kan förvirra ditt team, överväg att skapa utbildningsvideor som löper genom processen från början till slut som du vill att ditt team ska slutföra. På så sätt kan individen titta på videon gång på gång, och om de fortfarande är förvirrade, kontakta dig för vägledning.

2. Delegera

Även om delegering av uppgifter kan låta skrämmande, är det viktigt att effektivt öka din produktivitet och uppnå dina mål. Du måste dock bygga rätt team att delegera dina uppgifter till. Att inte hitta rätt individ(er) att delegera dina uppgifter till kan vara skadligt och negativt påverka dina framsteg mot att uppnå dina personliga och professionella mål.

Några viktiga delegeringsregler att komma ihåg inkluderar:

• Identifiera rätt person(er) för att utföra vissa uppgifter. Till exempel, om en person är exceptionell på att skapa och organisera data i Excel, delegera sådana datarelaterade uppgifter till den personen.
• Var specifik och tydlig med förväntningar på hur du ska slutföra uppgiften effektivt. Men stå emot lusten att mikromanagera eftersom detta kommer att skada dina anställdas prestation och produktivitet.
• Ge stöd när det behövs för att säkerställa att din medarbetare har alla resurser och information som krävs för att utföra sina uppgifter.

Läs min artikel 'Hur man börjar delegera uppgifter effektivt (steg-för-steg-guide)' för att lära dig mer om hur du delegerar dina uppgifter på rätt sätt.

3. Ta in experter och konsulter

Vissa saker överlåts bäst till experterna. Att introducera experter och konsulter kan vara ett utmärkt sätt att fylla kunskaps-, kompetens- och erfarenhetsluckor i ditt nuvarande team som kan skada ditt företags förmåga att göra sitt bästa arbete så effektivt som möjligt.

Experter kan inte bara maximera ditt företags resultat, utan även ta in nya idéer, perspektiv och bakgrunder för att överträffa ditt företag.

Slutsats

Tiden är begränsad; dock kan tidsinflytande förbättra kvaliteten på dina resultat avsevärt, hjälpa dig att uppnå dina mål mer effektivt, utan att hela tiden känna dig utbränd och överväldigad.

Att lära sig att utnyttja tid för att utnyttja din egen tid och utnyttja andras tid är viktigt för att nå dina mål mer effektivt, utan att behöva kompromissa med din hälsa eller kvaliteten på ditt arbete.

Om du har letat efter sätt att antingen ta ditt företag till nästa nivå eller helt enkelt letar efter att hitta mer balans i din dag för att bygga upp både ditt professionella och personliga liv, försök att utnyttja din tid.

Genom att vara avsiktlig med hur du använder din tid och följa ovanstående sätt att utnyttja din tid, kan du mer effektivt nå dina mål utan att känna dig stressad, utmattad och pressad att offra kvalitetstid med nära och kära i processen.

TL;DR

Har du inte tid för hela artikeln? Läs detta.

Tidsutnyttjande innebär att uppnå det mest betydande resultatet med minsta möjliga ansträngning.

Tidsutnyttjande innebär att använda andras tid för att delegera uppgifter de kan göra åt dig och/eller använda teknik och automatiseringskraften för att arbeta smartare, inte hårdare.

Du kan öka produktiviteten genom att utnyttja din egen tid och utnyttja andras tid.

För att utnyttja din egen tid, sätta SMARTare mål , prioritera och använda teknik och automation.

För att utnyttja andra människors tid, utveckla tydliga riktlinjer och planera, lära sig att delegera effektivt och ta in experter och konsulter för att hjälpa ditt arbete.

Utvald bildkredit: Ken Lawrence via unsplash.com

Referens