Det är viktigt att du kan ta bra anteckningar eftersom dessa anteckningar kan bli dina inspiration och idéer senare. Om dina anteckningar är stökiga kanske du inte bara kommer ihåg vad du har lärt dig.

Författaren Tim Ferriss har hela hyllorna som innehåller ingenting annat än anteckningsböcker fyllda med hans dagliga klotter. Inte en att finhacka ord, självoptimeringsguruen skrev en gång:^[1]

Jag antecknar som om vissa människor tar droger.

Virgin Group-grundaren Richard Branson är en annan ivrig anteckningsman:^[2]

Några av Virgins mest framgångsrika företag har fötts från slumpmässiga ögonblick - om vi inte hade öppnat våra anteckningsböcker hade de aldrig hänt.

På college låg det så starkt betoning på effektiv anteckning - jag har fortfarande några stackar av mina egna spiralanteckningsböcker fyllda med rasande klottrade föreläsningsanteckningar. När vi väl har börjat i våra yrkesmässiga karriärer förlorar många av oss den vanan. Men att hålla en skriftlig logg över allt nytt innehåll - under möten, brainstorms och under läsning - är fortfarande ett viktigt produktivitets- och inlärningsverktyg.

Som VD för mitt eget företag fångas jag sällan utan anteckningsblock. Tiden är min mest värdefulla resurs och anteckningar gör att jag kan ta ut mesta värdet av hur jag väljer att spendera mina. Det signalerar också till mina anställda att göra detsamma.

Om du undrar hur du optimerar den här enkla vanan, här är några expertstödda tips om hur du tar bra anteckningar.Reklam

1. Var Old-School - och använd dina egna ord

Precis som kycklingen eller ägget är det en grundläggande fråga: ska jag använda en anteckningsbok eller en digital anteckningsapp?

Alexandra Samuel skriver för Harvard Business Review och förespråkar starkt för digital anteckning. Hon hävdar att anteckningar med en app som Evernote är den mest effektiva tidsanvändningen och gör senare hämtning snabbt och enkelt.^[3]

Inte alla håller dock med. Enligt Maggy McGloin, en annan Harvard Business Review-bidragsgivare, har forskning visat att analoga anteckningar har konkreta fördelar. I en studie fann forskare att digitala antecknare tog längre transkriptionsliknande anteckningar, jämfört med handförfattare, och gjorde betydligt sämre på senare konceptuella frågor.^[4]

Även när deltagarna uttryckligen instruerades att inte göra anteckningar ordligt fortsatte skrivare att skriva på ett transkriptionsliknande sätt. Medan skrivning uppmuntrar tanklös transkription, trycker handskrift oss på att skapa mer kortfattade anteckningar och destillera information för ökad förståelse.

Att använda en bärbar dator eller surfplatta öppnar dig också för fler distraktioner, som att kolla ditt Twitter-flöde eller se vad som är nytt på Facebook. Överraskande nog kan en persons webbsurfning påverka hennes grannars lärande negativt. I en studie fick studentdeltagare som kunde se skärmen på en multitaskers bärbara dator - i det här fallet när de tittade på filmtider - 17 procent lägre på kunskapstester än studenter som inte hade någon sådan distraktion.^[5]

Personligen är jag en analog anteckningsbokanvändare - jag tycker det är mycket lättare att fokusera och det tvingar mig att översätta information till min egen stenografi. Övrig old-school antecknare inkluderar Bill Gates, som föredrar en gul anteckningsbok, och George Lucas, som bär en fickanteckningsbok.

Men även om du inte kan dela med din bärbara dator eller surfplatta, undvik att transkribera ordet. Öva inte bara på att lyssna utan att bearbeta vad som sägs och använda dina egna ord.

2. Var noggrann med strukturen

En annan sak att tänka på innan du antecknar något: hur man strukturerar dina anteckningar. Att använda en enhetlig organisationsmetod är nyckeln för att hänvisa till dina anteckningar senare.Reklam

Journal of Reading jämförde olika metoder och fann att de mest strikt strukturerade anteckningarna - med hierarkisk ordning och numrerade underavsnitt - fick högsta kvalitet när det gäller kvalitet och noggrannhet. Det näst bästa var en metod med två kolumner, där författare använde den vänstra kolumnen för ny information och den högra kolumnen för uppföljningspunkter och nyckelteman.^[6]

Tim Ferriss svär vid indexering, vilket innebär att manuellt numrerar sidorna i en bok eller anteckningsbok och skapar ett snabbt och enkelt att skanna index över ämnen på framsidan eller baksidan.

Maria Popova, skapare av den enormt populära Brainpickings.org, tårar igenom många böcker varje vecka och införlivar hennes lärande i dagliga blogginlägg.

Hon kan förstå konceptet med en hel bok i hög hastighet med hjälp av en indexeringsmetod. Som förklarats för Tim Ferriss skapar Popova ett alternativt index på den (vanligtvis tomma) sista sidan, där hon noterar viktiga idéer när hon läser. Bredvid dessa idéer listar hon sidorna där de dyker upp. Sedan använder Popova dessa analoga anteckningar, baserade på idéer snarare än nyckelord, för att syntetisera en bok när hon är redo att skriva om den.^[7]

Jag använder så många organisationstekniker som möjligt - indexering, rubriker, numrering och bulleting. Jag lämnar också en marginal för mina frågor, observationer och handlingssteg - vilket leder till min nästa strategi.

3. Anteckna dina frågor och insikter

Oavsett vilken struktur du väljer, lämna alltid utrymme för dina personliga reflektioner. Global VD Coach Sabina Nawaz rekommenderar att du använder stora marginaler, där du kan skriva ner dina idéer, bedömningar, motbevis och frågor till var och en av de punkter du har skrivit ner. Nawaz förklarar,^[8]

Genom att markera dem åt sidan skiljer du dina egna tankar från vad andra säger.

Denna teknik tvingar dig inte bara att kontinuerligt engagera dig i och analysera den information du får - hjälpa till med inlärning och förståelse, snarare än att rote transkription - det gör det också möjligt för dig att organisera framtida uppföljningsfrågor och handlingssätt.Reklam

Så snart jag avslutar ett möte eller konferens granskar jag mina marginaler och mailar mig själv en lista över nästa steg - som ett e-postmeddelande till utkast, ett möte att göra eller inspiration för en artikel att skriva. På det sättet ser jag till att jag översätter nya idéer till handlingsplaner.

4. Registrera icke-verbalt beteende

En kollega säger: Vi är redo att dela vår nya produkt med företaget nästa vecka. Men hans kroppsspråk - nervös fidling och en orolig blick - kommunicerar inte mycket självförtroende. I den situationen, notera dina observationer och gör en punkt för att ta upp dem senare.

Hej Neil, du sa att du var redo tidigare, men jag undrade om du vill köra presentationen av mig och stryka ut några knep.

Vi kommunicerar mycket med icke-verbala beteenden , inklusive vårt kroppsspråk, uppförande och påverkan. Enligt Patti Wood, en kroppsspråksexpert och författare till Snap: Få ut det mesta av första intryck, kroppsspråk och karisma , i en interaktion ansikte mot ansikte med bara en person, kan du utbyta upp till 10 000 icke-verbala signaler på mindre än en minut - förmodligen mer än bara våra ord.^[9]

Ibland är det som inte sägs lika värdefullt som det som är. Till exempel, om jag ger en presentation och får syrsor när jag ställer frågor, kan det signalera att jag har gjort ett bra jobb. Men det kan också betyda att mina kollegor inte vill utmana mitt perspektiv. Och som jag har skrivit tidigare är sund konflikt viktig för en organisations tillväxt och innovation.

Icke-verbalt beteende kan avslöja ett problem som måste åtgärdas omedelbart. Att investera lite mer för att spela in och ta itu med dessa observationer kan spara tid.

5. Granska senare

Anteckningar tjänar två funktioner: att organisera och lagra nytt innehåll och kognitivt koda det innehållet. Med andra ord är det ett sätt att lagra och lära sig ny information.^[10]Den fysiska lagringsfunktionen är värdelös om du inte faktiskt granskar dina anteckningar senare och reflekterar över vad du har skrivit.

Forskning om studenternas testresultat lyfter fram vikten av att granska. En studie från 80-talet som publicerades i Teaching of Psychology Journal fann att studenter gjorde misstag vid tentor inte för att de hade tagit dåliga anteckningar utan för att de inte läste igen dem i förväg.^[elva] Reklam

Även om du förmodligen är bortom dagarna med att klämma för tentor, är det precis som, om inte viktigare, att komma ihåg vad du lär dig för din karriär - för det lönar sig inte längre att glömma ny information i det ögonblick vi är färdiga att testas på den.

Som Richard Branson skriver:^[12]

Ta inte bara anteckningar för att göra anteckningar, gå igenom dina idéer och förvandla dem till handlingsbara och mätbara mål.

Det är därför jag spärrar tid i min kalender minst en gång i veckan för att läsa igenom mina anteckningar - från möten, konferenser, samtal, du heter det. Som VD finns det sällan ett ögonblick på min tid som inte har resulterat i några idéer nedskrivna.

6. Förbered anteckningar före möten också

Ett sista råd: aldrig gå in i ett möte tomhänt. För att maximera effektiviteten, förbered alltid anteckningar i förväg, inklusive material att täcka, frågor och åtgärdsposter.

Ingen exemplifierar detta bättre än Facebook COO Sheryl Sandberg. I en profil för Fortune skriver Miguel Helft:^[13]

Hennes dagar är en flod av möten som hon driver med hjälp av en bestämt undigital spiralbunden anteckningsbok. På den håller hon listor över diskussionspunkter och åtgärdsposter. Hon korsar dem en efter en, och när varje objekt på en sida har kontrollerats sliter hon av sidan och flyttar till nästa. Om varje artikel är klar 10 minuter till ett timlångt möte är mötet över.

Det här kan vara den enda typen av anteckningar som du inte behöver behålla för senare granskning (såvida du inte spelar in fler anteckningar på samma sida).Reklam

Tillsammans kan dessa anteckningsstrategier hjälpa dig att organisera möten och effektivisera din arbetsdag.

Fler tips om anteckningar

• Hur man antecknar: 3 effektiva anteckningsmetoder
• Hur man organiserar anteckningar och slutar känna sig spridda
• Hur man använder klisterlappar för mer produktiv läsning och lärande

Utvalda fotokrediter: Kaleidico via unsplash.com

Referens