Vi har alla de dagar då det går att klara av våra tilldelade uppgifter. Med frestelsen från sociala medier, mobilspel och internet i allmänhet - för att inte tala om den ständiga rörelsen hos människor på kontoret - är det lätt att bli offer för störningar och störningar på jobbet.

Så, vad kan vi göra åt det? Hur är jag produktiv på jobbet?

Även om vi inte har ett idiotsäkert system som helt kan eliminera störningar och avvikelser, har vi nio grundregler som kan användas för att ge dina produktivitetsnivåer en boost.

Fortsätt läsa för att ta reda på våra tips om arbetsproduktivitet.

Innehållsförteckning

1. Vad innebär det att vara produktiv?
2. 9 grundregler för hur man kan vara produktiv på jobbet
3. Poängen
4. Fler produktivitetstips

Vad innebär det att vara produktiv?

Hur är jag produktiv på jobbet? är den gamla frågan som plågar både anställda och arbetsgivare runt om i världen. Oavsett var du arbetar och vad du gör, letar alla alltid efter nya sätt att bli effektivare.

Men vad innebär egentligen att vara produktiv?

Att slutföra fler uppgifter på din lista eller arbeta längre timmar betyder inte nödvändigtvis att du blir mer produktiv. Det betyder bara att du är mer upptagen, och produktivitet bör inte förväxlas med livlighet.

Produktivitet innebär att du uppnår effektiva resultat på så kort tid som möjligt, vilket ger dig mer tid att njuta fritt.

Det handlar om att arbeta smartare, inte hårdare. Det innebär att förfina processer, påskynda arbetsflöden och minska risken för avbrott.

Produktivitet uppnås bäst när du tittar på ditt nuvarande arbetssätt, identifierar flaskhalsar, brister och hinder och sedan hittar sätt att förbättra.

9 grundregler för hur man kan vara produktiv på jobbet

1. Undvik multitasking

Multitasking kan ge intrycket att fler uppgifter kan utföras när du gör flera saker samtidigt. Motsatsen är dock sant.Reklam

Forskning har visat att försök att göra flera saker samtidigt tar en avgift på produktiviteten och att växling mellan uppgifter kan kosta upp till 40 procent av någons tid.^[1]Det beror på att ditt fokus och koncentration ständigt hindras på grund av att du måste växla mellan uppgifter.

Om du har många uppgifter på din tallrik, bestäm dina prioriteringar och avsätta tillräckligt med tid för varje uppgift. På det sättet kan du arbeta med det som är brådskande först och ha tillräckligt med tid för att slutföra resten av dina uppgifter.

2. Stäng av aviseringar

Enligt en Gallup-undersökning erkänner mer än 50 procent av amerikanska smarttelefonägare att ha kollat ​​sina telefoner några gånger i timmen.^[2]

Att stänga av telefonen - eller åtminstone dina meddelanden - under arbetstiden är ett bra sätt att förhindra att du kontrollerar telefonen hela tiden.

Detsamma gäller för din dator. Om du har privilegiet att komma åt sociala medier på ditt skrivbord, stäng av aviseringarna där.

Ett annat bra tips är att logga ut från dina sociala mediekonton. Därför när du känner att du vill kontrollera det kan du bli svängd eftersom din sida inte är så lätt tillgänglig.

3. Hantera avbrott

Det finns vissa störningar på kontoret som är oundvikliga, till exempel att din chef begär ett snabbt möte eller att din kollega ber om hjälp. För att hantera detta är din bästa metod att veta hur man hanterar avbrott som ett proffs.

Var proaktiv och informera människorna omkring dig om ditt behov av att fokusera. Slå på din status som upptagen / otillgänglig i din arbetschattapp.

Om du har en deadline, låt dina kollegor veta att du behöver koncentrera dig och skulle verkligen uppskatta att du inte blir avbruten för tillfället, eller till och med arbeta hemifrån om det är ett genomförbart alternativ för dig.

Genom att förutse och ha en plan för att hantera dem kommer detta att minimera dina chanser att bli påverkade av avbrott.

4. Ät grodan

Mark Twain sa en gång berömt att:Reklam

om det är ditt jobb att äta en groda är det bäst att göra det först på morgonen. Och om det är ditt jobb att äta två grodor är det bäst att äta den största först.

Vad detta i grund och botten betyder är att du bör få din största, mest brådskande uppgift ur vägen först.

Vi har alla den stora, viktiga uppgiften som vi inte vill göra men vet att vi måste göra eftersom den har den största konsekvensen om vi inte slutför den.

Ät grodan är en produktivitetsteknik som uppmuntrar dig att göra din viktigaste, mest oönskade uppgift först. Att slutföra den här uppgiften innan något annat ger dig en enorm känsla av prestation. Det kommer att få bollen att rulla resten av dagen och motivera dig att ivrigt slutföra dina andra uppgifter.

5. Minska möten

Möten kan ta upp mycket tid, vilket är tid som kan användas för att göra något användbart.

Du måste vänta på att alla ska komma fram, och efter att trevligheten är ur vägen kan du äntligen fastna i den. Och ibland kan det ta en hel timme att stryka ut en enda fråga.

Alternativet? Planera inte ett möte alls. Du kommer att bli förvånad över hur många saker som kan lösas via ett e-postmeddelande eller ett snabbt telefonsamtal.

Men det betyder inte att du ska eliminera möten helt. Det finns vissa omständigheter där personliga diskussioner och förhandlingar fortfarande är nödvändiga. Se bara till att du väger upp alternativen tidigare.

Om det bara är informationsdelning är det troligtvis bättre att du skickar ett mejl. men om brainstorming eller fördjupad diskussion krävs, skulle ett personligt möte vara bäst.

6. Använd verktyg

Att ha rätt verktyg att arbeta med är avgörande eftersom du bara är lika bra som de resurser du har till ditt förfogande. Inte bara kommer du att kunna slutföra uppgifter så effektivt som möjligt, men de kan effektivisera processer. Nämnda processer är väsentliga för ett företag eftersom de hanterar uppgifter, håller anställda uppkopplade och håller viktiga data.

Om du är chef eller företagsägare, se till att ditt team har rätt verktyg på plats.Reklam

Och om du är anställd och tycker att verktygen du för närvarande måste arbeta med inte är helt i nivå, berätta det för din chef. En bra teamledare förstår vikten av att ha rätt verktyg och hur det kan påverka anställdas produktivitet.

Några exempel på verktyg som kan användas:

Kommunikation

• Slak för lagchatt och samarbete.
• Samsida för videokonferensprogramvara.
• Zendesk för kundserviceengagemang.

Uppgiftshantering

• Zenkit för uppgifts- och projektsamarbete.
• Wunderlist för att lista dina aktiviteter.
• Wekan för ett alternativ med öppen källkod.

Databashantering

• Zoho Creator för en gratis online-databas.
• Ninox för en mängd olika mallar.
• QuintaDB för en webbformulärsbyggare och CRM.

Tidsuppföljning

• Clockify för en gratis tracker.
• TMetrisk för integrering av arbetsytor.
• TimeCamp för närvaro- och produktivitetsövervakning.

Du kan också titta på dessa Topp 10 produktivitetsverktyg som hjälper dig att uppnå 10 gånger mer på kortare tid .

7. Declutter and Organize

Att ha en oorganiserad och rörig arbetsyta kan begränsa din förmåga att fokusera. Enligt forskare kan fysisk rörelse påverka din koncentrationsförmåga och ta in information negativt.^[3]Det är därför som det är viktigt att hålla din arbetsmiljö ordnad och orörd.

Se till att du har ditt eget organisationssystem så att du vet vad du ska göra när pappersarbetet börjar staplas.

Att vara organiserad säkerställer också att du vet var du hittar rätt pappersvaror, verktyg eller dokument när du behöver det. En amerikansk studie avslöjar att den genomsnittliga arbetaren kan slösa upp till en vecka per år på att leta efter felplacerade föremål.^[4]

Här är en användbar guide som hjälper dig att rensa och organisera: Hur du förvränger ditt liv och minskar stress (den ultimata guiden)

8. Ta pauser

Att ta regelbundna raster är viktigt för att upprätthålla produktiviteten på jobbet. Att arbeta framför en dator kan leda till en stillasittande livsstil som kan ge dig en högre risk för hjärtsjukdomar, diabetes och fetma. Även ett 30 sekunders mikrobrott kan öka din produktivitetsnivå upp till 30 procent.

Förutom din fysiska hälsa är pauser också avgörande för ditt mentala och emotionella välbefinnande. Det beror på att din hjärna är som en muskel, ju mer den fungerar utan paus, desto lättare blir den för att bli utsliten.

Att se till att du faktiskt tar dina pauser kan förhindra att du lider av beslutströtthet. Det kan också hjälpa till att öka kreativiteten.

Ta en titt på den här artikeln och lär dig varför du bör börja schemalägga tid för pauser: vikten av att planera stilleståndstiderReklam

9. Drick vatten

Även om vi vet att vi borde göra det är det lätt att glömma att dricka tillräckligt med vatten under arbetsdagen.

Många av oss vänder oss till te eller kaffe för koffeinhiten för att hålla oss igång. Men som att ta pauser är dricksvatten viktigt för att upprätthålla produktivitetsnivån på jobbet. Det är enkelt och effektivt.

Att inte dricka tillräckligt med vatten kan leda till uttorkning och även huvudvärk, trötthet och viktökning.

Ett bra tips för att undvika uttorkning är att hålla en vattenflaska vid skrivbordet eftersom den kan fungera som en påminnelse om att ständigt dricka vatten.

Om du tycker att vattensmaken är lite intetsägande, lägg till lite frukt som gurka eller citron för att ge det en bättre smak.

Du kan också få fler idéer om hur man dricker mer vatten här: Hur man dricker mer vatten (och varför du borde)

Poängen

De föregående nio grundreglerna för arbetsproduktivitet är inte det bästa. Du och företaget du arbetar för kan ha andra tips om hur produktiviteten bäst höjs och bibehålls.

När allt kommer omkring är det något som kan uppfattas annorlunda beroende på exakt jobb och arbetsmiljö.

Genom att säga att de 9 grundreglerna emellertid tjänar som en bra grund för den som befinner sig under störningar och distraktion och letar efter sätt att övervinna dem.

Ett bra tips att komma ihåg är att förändring inte sker över natten. Börja i det lilla och var konsekvent . Om du glider upp, dammar du bara av dig och försöker igen.

Utvecklingsvanor sker gradvis, så så länge du håller på med det kommer du snart att märka de förändringar du har gjort och så småningom njuta av frukten av ditt arbete.Reklam

Fler produktivitetstips

• Den ultimata guiden för att prioritera ditt arbete och liv
• De 30 bästa produktivitetsböckerna du bör läsa för att öka din produktivitet
• 13 strategier för att starta din produktivitet
• Delegationens noggranna konst

Utvalda fotokrediter: Cathryn Lavery via unsplash.com

Referens