HUR MAN PRIORITERAR RÄTT PÅ 10 MINUTER OCH ARBETAR 10 GÅNGER SNABBARE

Var och en av mina teammedlemmar har en massa uppgifter som de behöver hantera varje arbetsdag. Utöver det är de flesta av deras uppgifter antingen kreativa uppgifter eller problemlösande uppgifter. Var och en av dem har fått lära sig att prioritera uppgifter för att få allt gjort.

Trots att vi har många uppgifter att hantera, kan vårt team hålla fokus och kreativa och arbeta mot våra mål konsekvent på en viss tid.

Jag kommer att avslöja för dig hur jag hjälpte mitt team att få fler saker gjort på kortare tid genom kraften i korrekt prioritering. Några minuter tillbringade med att läsa den här artikeln kan bokstavligen spara tusentals timmar på lång sikt. Så, låt oss komma igång med min metod för att prioritera saker:

Hur man prioriterar med skalmetoden

En av våra nya redaktörer kom till mig häromdagen och berättade hur hon kämpade för att hålla jämna steg med de många uppgifter hon behövde hantera och de tidsfrister som hon ständigt behövde hålla sig till.

I slutet av varje dag kände hon sig som om hon hade gjort en hel del saker men misslyckades ofta med att komma med kreativa idéer och att publicera artiklar framgångsrikt. Enligt vad hon berättade för mig var det uppenbart att hon kände sig överväldigad och blev alltmer frustrerad över att inte ha uppnått sina mål trots att ha lagt in extra timmar de flesta dagar. Allt detta gjorde det omöjligt för henne att utveckla en bra balans i arbetslivet på lång sikt.

Efter att hon lyssnat på mina råd om hur man använder Scales Method upplevde hon omedelbart en dramatisk produktivitetsökning, som såg ut så här:

Hon kunde producera tre gånger fler kreativa idéer för bloggartiklar.
Det kunde hon publicera alla hennes artiklar i tid.
Och hon kunde avsluta allt sitt arbete i tid varje dag ( inget mer övertid !).

Om du är nyfiken på hur hon gjorde det, läs vidare för steg-för-steg-guiden:

1. Sätt bort 10 minuter för planering

När det gäller att ta itu med produktivitetsfrågor är det vettigt att planera innan du vidtar åtgärder. Var dock inte så involverad i planeringen att du fastnar i den och aldrig går längre än första basen.Reklam

Min rekommendation är att ge dig själv en viss tidsperiod för planering, men håll den kort. 10 eller 15 minuter bör vara tillräckliga för att tänka på din plan.

Använd den här tiden för att:

Titta på helheten.
Tänk på det nuvarande målet och målet som du behöver / vill uppnå.
Lägg upp alla uppgifter du behöver göra.

2. Anpassa dina uppgifter till ditt mål

Det här är kärnkomponenten som gör skalningsmetoden effektiv när du lär dig att prioritera.

Det fungerar så här:

Ta en titt på alla uppgifter du gör och granska vikten av var och en av dem. Specifikt, mäta en uppgifts betydelse utifrån dess kostnad och nytta .

Med kostnad hänvisar jag till den ansträngning som krävs per uppgift (inklusive tid, pengar och andra resurser). Fördelen är hur nära uppgiften kan bidra till ditt mål.

För att göra det lättare för dig har jag listat nedan fyra kombinationer som gör att du snabbt och enkelt kan bestämma prioriteten för var och en av dina uppgifter:Reklam

Låg kostnad + hög nytta

Gör dessa uppgifter först eftersom de är de enklaste att slutföra, men de hjälper dig att komma närmare ditt mål.

Att godkänna konstverk som skapats för en försäljningsbroschyr passar sannolikt denna kategori. Du kan enkelt bestämma om du gillade konstverket / layouten, men ditt beslut att godkänna det skulle utlösa produktionen av broschyren och de efterföljande försäljningsfördelarna med att skicka ut den till potentiella kunder.

Hög kostnad + hög nytta

Dela upp de höga kostnaderna i mindre. Med andra ord, dela upp den stora uppgiften i miniuppgifter som det tar mindre än en timme att slutföra, och omvärdera sedan dessa små uppgifter och ställ in rätt prioritetsnivå.

Tänk dig om du blev ombedd att skriva en produktlanseringsplan för ett nytt, dagbokfritt proteinpulvertillskott. Istället för att försöka skriva planen i ett sammanträde, syfta till att skriva de olika avsnitten vid olika tidpunkter (till exempel spendera 30 minuter på att skriva inledningen, en timme på att skriva brödtexten och 30 minuter på att skriva slutsatsen).

Låga kostnader + låga fördelar

När du lär dig hur man prioriterar tid och uppgifter bör den här kombinationen vara din lägsta prioritet. Antingen ge dig själv 10-15 minuter för att hantera den här uppgiften, eller sätt den här typen av uppgifter mellan värdefulla uppgifter som ett användbart avbrott.

Det här är förmodligen nödvändiga uppgifter (t.ex. rutinuppgifter som att kontrollera e-post), men de bidrar inte mycket till att nå ditt önskade mål. Håll dem långt ner i din prioriteringslista.

Hög kostnad + låg fördel

Granska om dessa uppgifter verkligen är nödvändiga. Tänk på sätt att sänka kostnaden om du bestämmer att det är nödvändigt att slutföra uppgiften.

Kan till exempel några verktyg eller system hjälpa till att snabba uppgiften? I den här kategorin kommer du troligtvis att hitta saker som att kontrollera och uppdatera kalkylark för försäljningskontakter. Detta kan vara en fiffig och tidskrävande sak att göra utan att göra misstag. Det finns dock många appar där ute som kan göra denna process omedelbar och sömlös.Reklam

Nu, när vi kommer tillbaka till redaktören som jag hänvisade till tidigare, ska vi titta på hennes typiska dagliga uppgiftslista:

Efter att ha lyssnat på mitt råd bröt hon ner hög kostnad + hög nytta uppgift till mindre. Hennes uppgifter såg sedan ut så här (i prioritetsordning):

Och för uppgiften att marknadsföra artiklar till olika plattformar, efter att ha granskat fördelarna, bestämde vi oss för att bara fokusera på den mest effektiva plattformen och därigenom sänka den tillhörande tidskostnaden avsevärt.

När du väl har analyserat kostnaden och fördelarna med dina dagliga uppgifter kan du dyka in detta Full Life Planner för att se till att du fyller i allt på din lista på bästa möjliga sätt.

Bonus Tips: Att tackla uppgifter med deadlines

När du har utvärderat dina uppgifter vet du vikten av var och en av dem. Detta ger dig omedelbart en kristallklar bild på hur du kan prioritera utifrån vilka uppgifter som kan hjälpa dig att uppnå mer (när det gäller att sätta mål). Ibland kommer du dock inte att kunna bestämma varje uppgifts prioritet eftersom det kommer att anges förfallodatum av externa parter, som chefer och byråer.

I sådana fall föreslår jag att du, efter att ha beaktat vikten och värdena för dina nuvarande uppgifter, anpassar listan på ett sätt som hjälper dig att hålla tidsfristerna och justera prioriteringarna därefter. Reklam

Låt oss till exempel doppa in i redaktörens värld igen.

Några av artiklarna som hon redigerade behövde publiceras vid specifika datum, så det är brådskande och viktiga uppgifter. Scales Method möjliggör detta, och i det här fallet skulle hennes ändrade uppgiftslista se ut så här:

Förhoppningsvis kan du nu se hur enkelt det är att utvärdera vikten av uppgifter och hur man prioriterar dem i en fungerande ordning.

Poängen

Scales Method skiljer sig från allt annat du har provat. Genom att anta skalningsmetoden börjar du prioritera ditt arbete korrekt och öka din produktivitet upp till tio gånger!

Till skillnad från andra metoder som inte riktigt förklarar hur man bestämmer vikten av en uppgift, hjälper min metod dig att dela upp alla dina uppgifter i två delar: kostnad och nytta. Min metod hjälper dig också att vidta uppföljningsåtgärder baserat på olika kombinationer av kostnader och fördelar, vilket kan öka din karriärutveckling totalt sett.

Börja nu med spendera 10 minuter på att utvärdera dina vanliga dagliga uppgifter och hur de stämmer överens med dina mål. När du har fått den här informationen blir det väldigt enkelt att placera dina uppgifter i en prioriteringslista. Allt som återstår är att du startar nästa arbetsdag genom att följa din nya mästarlista.