3 TEKNIKER FÖR ATT EFFEKTIVT STÄLLA IN PRIORITERINGAR

Det är lätt, i livets pågående, att bli en reaktor - att svara på allt som kommer upp, när det kommer upp och ge det din odelade uppmärksamhet tills nästa sak kommer upp.

Detta är naturligtvis ett recept på galenskap. Känslan av förlust av kontroll över vad du gör och när räcker för att köra dig över kanten, och om det inte får dig, kommer skrotet av oavslutade projekt som du lämnar i kölvattnet säkert att komma ikapp dig.

Att ha en inkorg och bearbeta den på ett systematiskt sätt kan hjälpa dig att få tillbaka en del av den kontrollen. Men när du har bearbetat din inkorg och listat alla uppgifter du behöver för att få knäcka på, måste du fortfarande ta reda på vad du ska göra nästa ögonblick . Vilka av dessa uppgifter kommer din tid att användas bäst och vilka kan vänta?

När vi inte sätter prioriteringar tenderar vi att följa vägen för minst motstånd. (Och att följa vägen för minst motstånd, som den sena, stora Utah Phillips påminde oss om, är det som gör floden krokig!) Det vill säga, vi plockar och sorterar igenom de saker vi behöver göra och arbetar med de enklaste - lämnar de svårare och mindre roliga uppgifterna för en senare tid som i många fall aldrig kommer - eller, ännu värre, kommer precis innan åtgärden måste avslutas och kastar oss i en virvelvind av aktivitet, stress och ånger.

Det är därför det är så viktigt att prioritera.Reklam

3 Effektiva metoder för att ställa in prioriteringar

Det finns tre grundläggande tillvägagångssätt för att sätta prioriteringar, som antagligen passar olika typer av personligheter. Den första är för fördröjare, människor som skjuter upp obehagliga uppgifter. Den andra är för människor som trivs med prestationer, som behöver en ström av små segrar för att komma igenom dagen. Och det tredje gäller de mer analytiska typerna, som behöver veta att de arbetar med det objektivt viktigaste som är möjligt just nu. I ordning är de då:

1. Ät en groda

Det finns ett gammalt ordspråk om att om du vaknar på morgonen och äter en levande groda kan du gå igenom dagen med vetskapen om att det värsta som kan hända dig den dagen redan har gått. Med andra ord kan dagen bara bli bättre!

Populärt i Brian Tracys bok Ät den grodan! , tanken här är att du ta itu med den största, svåraste och minst tilltalande uppgiften först varje dag , så att du kan gå igenom resten av dagen och veta att det värsta redan har passerat.

När du har en fet gammal groda på tallriken, måste du verkligen knäböja. Ett annat gammalt ordspråk säger att när du måste äta en groda, inte spendera för mycket tid på att titta på den! Det lönar sig att ha detta i åtanke om du är den typ av person som fördröjer genom att planera din attack och göra dig själv hälften av dagen. Öppna bara vida och chompa grodan, kompis! Annars kommer du nästan säkert att prata dig själv att göra någonting alls.

2. Flytta stora stenar

Kanske är du inte en förhalare så mycket som en spelare, någon som fyller henne eller sin tid som krånglar över små uppgifter. Du är upptagen upptagen hela tiden, men på något sätt verkar inget viktigt någonsin bli gjort.Reklam

Du behöver visdom i pickleburken. Ta en pickleburk och fyll den med sand. Försök nu sätta en handfull stenar där. Du kan inte, eller hur? Det finns inget utrymme.

Om det är viktigt att sätta stenarna i burken måste du sätta stenarna först. Fyll burken med stenar, försök nu hälla i några stenar. Se hur de rullar in och fyller i tillgängligt utrymme? Kasta in ett par handfullar grus. Återigen glider den rakt in i sprickorna. Slutligen häll i lite sand.

För metaforiskt funktionshindrade är pickleburken hela tiden du har på en dag. Du kan fylla det med meningslösa små upptagen arbetsuppgifter, lämna inget utrymme för de stora grejerna, eller så kan du göra de stora grejerna först, sedan de mindre grejerna och slutligen fylla i lediga ögonblick med de värdelösa sakerna.

För att omsätta det i praktiken, sätt dig ner ikväll innan du går och lägg dig ner och skriv ner de tre viktigaste uppgifterna du måste göra i morgon . Försök inte att passa allt du behöver, eller tror att du behöver, bara de tre viktigaste.

På morgonen, ta ut din lista och attackera den första Big Rock. Arbeta med det tills det är klart eller så går det inte längre. Fortsätt sedan till den andra och sedan den tredje. När du är klar med dem alla kan du börja med de små grejerna och veta att du har gjort bra framsteg på alla stora saker. Och om du inte kommer till de små grejerna? Du får tillfredsställelsen att veta att du har åstadkommit tre stora saker. I slutet av dagen har ingen någonsin önskat att de skulle ha spenderat mer tid på att ordna sin pennlåda istället för att skriva sin roman eller skriva ut adressetiketter istället för att landa en stor klient.Reklam

3. Covey kvadranter

Om du bara inte kan slappna av om du inte vet att du arbetar med det viktigaste du kan arbeta med vid varje ögonblick, Stephen Coveys kvadrantsystem som skrivet i De 7 vanorna hos mycket effektiva människor: kraftfulla lektioner i personlig förändring kan vara för dig.

Covey föreslår att du delar upp ett papper i fyra sektioner, ritar en linje över och en linje från topp till botten. I vart och ett av dessa kvadranter placerar du dina uppgifter beroende på om de är:

Viktigt och brådskande
Viktigt och inte brådskande
Inte viktigt men brådskande
Inte viktigt och inte brådskande

Kvadrant III och IV grejer är där vi fastnar i det triviala: telefonsamtal, avbrott, möten (QIII) och upptagen arbete, skjutning av vinden och andra tidsförlorare (QIV). Även om en del av dessa saker kan ha ett visst socialt värde måste de gå om det stör din förmåga att göra de saker som är viktiga för dig.

Kvadrant I och II är de uppgifter som är viktiga för oss. QI är kriser, kommande tidsfrister och annat arbete som behöver göras just nu eller fruktansvärda saker kommer att hända. Om du verkligen följer din tidshantering kan du minimera Q1-uppgifter, men du kan aldrig eliminera dem - en bilolycka, någon som blir sjuk, en naturkatastrof, alla dessa saker kräver omedelbara åtgärder och är sällan planerade för.Reklam

Du skulle vilja spendera så mycket tid som möjligt i Quadrant II, koppla bort uppgifter som är viktiga med gott om tid för att verkligen komma in i dem och göra bästa möjliga jobb. Det här är de saker som QIII- och QIV-sakerna tar tid ifrån, så efter att du har planerat dina uppgifter på Covey-kvadranten, enligt din egen känsla av vad som är viktigt och vad som inte är, arbeta så mycket som möjligt på objekt i Quadrant II (och Quadrant I-uppgifter när de uppstår).

Lära känna dig

Tillbringa lite tid på att testa var och en av dessa metoder för storlek. Det är svårt att säga vad som kan fungera bäst för en viss person - vad som passar en som en handske blir för bindande och begränsande för en annan och för lös och ostrukturerad för en tredjedel. Du kommer att upptäcka att du också måste spendera lite tid på att ta reda på vad som gör något viktigt till dig - vilka mål är dina handlingar avsedda att förflytta dig mot.

I slutändan är prioritering en övning i självkännedom. Du måste veta vilka uppgifter du kommer att behandla som ett nöje och vilka som tortyr, vilka uppgifter som leder till dina mål och vilka som leder dig vilse eller, i bästa fall, om du snurrar på hjulen och går ingenstans.

Dessa tre är de mest kända och mest testade strategierna där ute, men kanske har du en annan idé som du vill dela? Berätta hur du ställer in dina prioriteringar i kommentarerna.