Det krävs produktivitet för att få saker gjort korrekt och i tid. Så hur vet du vilka uppgifter som är viktiga och vilka som kan vänta? Svaret finns i prioriteringsmatrisen, även känd som Eisenhower-matrisen.

Matrisen tog sitt namn efter Dwight David Eisenhower.

Eisenhower var general i USA: s armé och USA: s 34: e president från 1953 till 1961. Som femstjärnig general och högsta befälhavare i USA: s armé utarbetade han strategin för en allierad invasion av Europa.^[1]

Eisenhower var tvungen att fatta tuffa beslut varje gång om vilka uppgifter han skulle prioritera av många han behövde fokusera på dagligen. Så han kom med den berömda Eisenhower Matrix, eller Prioritization Matrix.

Innehållsförteckning

1. Vad är prioriteringsmatrisen?
2. Hur man använder prioriteringsmatrisen
3. Slutsats
4. Fler tips om prioritering

Vad är prioriteringsmatrisen?

Prioriteringsmatrisen är ett verktyg för att betygsätta dina uppgifter baserat på brådskande. Det hjälper dig att känna till de kritiska aktiviteterna och de uppgifter som du bör kringgå och kan vara användbara för projektledning, småföretag eller personliga uppgifter.

Eisenhower sa berömt om matrisen:

De flesta brådskande uppgifter är inte viktiga och de flesta viktiga uppgifter är inte brådskande.

Detta citat blev maximalt för Eisenhower att hantera sin tid.

Det finns fyra kvadranter i prioriteringsmatrisen, som hjälper dig att jämföra val mellan vad du ska göra först och sist, så att du kan prioritera projekt och skapa strategisk plan^[2].

Reklam

Kvadranten är:

• Do
• Schema
• Delegera
• Eliminera

Do

Do är den första kvadranten i prioriteringsmatrisen, och den innehåller viktiga aktiviteter. Det vill säga de uppgifter du behöver för att utföra snabbt - kriser, tidsfrister och frågor som behöver din akuta uppmärksamhet och är mycket relevanta för ditt livsuppdrag.

Hw vet du vilken uppgift som faller in i denna kvadrant?

Börja med att analysera dina prioriteringar och fastställ sedan om det faller inom kriterierna 'gör det nu'. Om uppgiften kan uppnås inom en dag eller inom 24 till 48 timmar är det angeläget.

Ett annat tillvägagångssätt som du kan använda för att prioritera uppgifter i denna kategori är att anta principen äta grodan av Mark Twain. Denna princip rekommenderar att du gör de mest brådskande aktiviteterna så snart du vaknar.

Här är ett praktiskt exempel.

Anta att du måste utarbeta en innehållsstrategi och skicka en rapport till din chef. Det är lördag och sista inlämningsdag är måndag. Kan vi säga att aktiviteten är brådskande? Definitivt!

Schema

Den andra kvadranten i prioriteringsmatrisen är Schema. Prioriteringsmatrisen klassificerar uppgifter i denna kategori som viktiga men inte så brådskande.

De är långsiktiga mål och uppgifter utan omedelbar tidsfrist. Dessa uppgifter kan inkludera meditation, journalföring, studier, familjetid och träning.

Du kan planera aktiviteter i denna kvadrant under en annan period. Till exempel bör du träna för god hälsa, men du kan avsätta tid för att göra det.Reklam

Schemalägg dessa aktiviteter på ett sådant sätt att de inte överförs till Do eller urgent kvadranten. Se till att du har tillräckligt med tid för att genomföra dem.

Delegera

Den tredje kvadranten i prioriteringsmatrisen är delegat.

Dessa uppgifter är inte viktiga för dig men är mycket angelägna för andra. Det är här lagarbete kommer till spel.

Du kan tekniskt utföra uppgifter i den här kategorin, men det är vettigt att delegera dem . Genom att delegera uppgifter kommer du att ha mer tid att bedriva aktiviteter i dina två första kvadranter.

Du bör också övervaka de uppgifter du har delegerat. Det kommer bara att leda till ett mycket slöseri med tid om du inte har ett spårningssystem för delegerade uppgifter.

Eliminera

Den sista kvadranten belyser dina produktivitetsdödande. De är uppgifter som inte är viktiga för dina mål och inte brådskande. Det enda sättet att öka din produktivitet är att eliminera dem.

Några exempel kontrollerar hela tiden din telefon, tittar på film eller spelar videospel.

De kan också vara dåliga vanor som du behöver för att identifiera och ta bort från ditt dagliga och veckovisa schema.

Framgångsrika människor har lärt sig att prioritera och hålla fast vid det som är viktigt. De har lärt sig att hitta en bättre person för en uppgift eller eliminera mindre betydelsefulla uppgifter.

Låt oss överväga två inspirerande personligheter som har utformat deras prioriteringssystem.Reklam

Warren Buffet utvecklade en två-lista prioriteringsmodell för att avgöra vilken uppgift som förtjänar hans bästa uppmärksamhet. Slutsatsen är att kringgå saker som är viktiga och användbara men inte högst prioriterade.

Mark Ford, en företagsrådgivare, marknadsförare, självtillverkad miljonär och författare utformade sin strategi:

Börja arbeta med den mest avgörande prioriteten, ta en paus, arbeta med den näst viktigaste uppgiften, ta en paus och sortera sedan ut de mindre viktiga aktiviteterna och eventuella uppgifter som han fick från andra individer på eftermiddagen.^[3]

Hur man använder prioriteringsmatrisen

Att använda prioriteringsmatrisen kan vara svårt om du är ny på det, men genom att följa några enkla steg kan du lära dig att använda den på bästa möjliga sätt.

1. Lista och rangordna dina prioriteringar

Markera alla uppgifter du behöver utföra på en dag. Klassificera dem sedanmed viktade kriterierbaserat på brådska och betydelse.

Identifiera alla aktiviteter som kräver snabb åtgärd. Jag hänvisar till en uppgift som om du inte slutför den dagen kan det ge en allvarlig konsekvens. Om du till exempel inte skickar in din innehållsstrategi kan andra innehållsförfattare inte fungera. Det betyder att du måste söka efter högprioritetsberoenden.

2. Definiera värdet

Nästa steg är att undersöka vikten och bedöma vilken av dem som påverkar ditt företag eller din organisation mest. Som tumregel kan du kontrollera vilka uppgifter som har högre prioritet än andra. Du måste till exempel följa kundens krav innan du tar hand om internt arbete.

Du kan också uppskatta värde genom att undersöka hur uppgiften påverkar människor och kunder i organisationen. I ett nötskal, ju mer inverkan en uppgift har på människor eller organisationen, desto högre prioritet.

3. Ta ut den mest utmanande uppgiften

Förhalning är inte ett symptom på lathet, men undvikande är det. Sanningen är att du vanligtvis kommer att undvika uppgifter du inte vill göra. Den tidigare VD för Goldman Sachs, Lloyd Blankfein, sa en gång att han skulle ta ut den mest fruktade uppgiften först när han kom till kontoret.

Brian Tracy kallade dessa uppgifter för grodor du behöver äta. Det kommer att ta bort den gnagande rädslan, som pressar dig när du skjuter upp nödvändiga uppgifter^[4]. Det är här prioriteringsmatrisen kan hjälpa; äta do grodor omedelbart.Reklam

Om du behöver hjälp med att övervinna förhalning, kolla in Denna artikel .

4. Vet vad som är viktigt för dig

Så länge du befinner dig i detta kosmos kommer du alltid att stöta på olika val som kan vara motstridiga med dina mål. Till exempel kommer en fantastisk kampanj som kräver överdriven resa att isolera dig från viktiga relationer. Om du inte är prioriterad kan du acceptera det, även om din familj är din prioritet.

Därför är det vettigt att identifiera vad som är viktigt för dig och att förbereda dig för att inte äventyra dessa viktiga saker för omedelbar njutning eller vinst.

Yogi Berra bildade det på detta sätt:

Om du inte känner till din destination kan du hamna någon annanstans.

5. Fastställ regelbunden arbetstid

YouTubes VD Susan Wojcicki fastställde en regel om att inte kontrollera sina e-postmeddelanden mellan 18.00 och 21.00. Enligt en CNN Business-rapport var hon den första kvinnan som begärde mammaledighet när Google precis började. Hon prioriterar middagstid med sin familj trots att hon är VD för YouTube^[5].

Är det möjligt att skära ut tid för våra relationer och intressen utanför arbetet?

Naturligtvis, och det är därför du behöver ange din arbetstid. Detta tillvägagångssätt gör att du kan förnya dina energinivåer för nästa uppgift. Du kommer också att vara i bästa läge att introspektera eftersom du inte befinner dig i din vanliga arbetszon.

6. Vet när du ska sluta

Du kan uppnå allt på din lista ibland. När du har prioriterat din arbetsbelastning och bedömt dina uppskattningar tar du bort de återstående uppgifterna från din prioriteringslista och fokuserar på dina viktigaste och viktigaste uppgifter.

Slutsats

Det räcker inte att lyckas på jobbet. Se till att du får tid för din familj och en viktig relation i ditt liv.Reklam

Att komma igång och hitta tid kan vara svårt, men med lite övning med att använda prioriteringsmatrisen kommer du att upptäcka att du är mer produktiv och bättre kan dela din tid mellan de saker som är viktiga för dig.

Fler tips om prioritering

• Hur man prioriterar rätt på 10 minuter och arbetar 10 gånger snabbare
• Tillbaka till grunderna: Ställa in prioriteringar
• Hur man prioriterar arbete när allt verkar viktigt

Utvalda fotokrediter: William Iven via unsplash.com

Referens