TOPP 10 PRODUKTIVITETSTIPS FÖR ATT UPPNÅ MER OCH SKAPA SINNESRO

Känner du någon som inte är upptagen?

De flesta av oss vaknar varje morgon inför trånga kalendrar och milslånga att göra-listor. Som advokat / fru / mamma / författare vet jag att jag verkligen gör det.

Av nördig fascination och ren överlevnadsinstinkt har jag gjort en livslång studie av produktivitet och tidshantering. Här är de 10 bästa produktivitetstipsen som hjälper mig att göra de saker jag måste eller vill göra utan att tappa tankarna:

1. Skriv ner det

Varje uppgift, varje åtagande bör skrivas ner. Detta frigör ditt sinne från det energi- och uppmärksamhetssugande jobbet att försöka komma ihåg.

I sin banbrytande bok om produktivitet, Få saker gjorda , David Allen påpekar hur ofullständiga åtaganden tar upp psykisk energi, var och en gör dig bara den minsta biten tröttare, mer distraherad och därför mindre produktiv.

Han betonar att det första steget för att hantera ditt liv och din tid är att få alla åtaganden, stora som små, ur ditt huvud och in i ett pålitligt system.

jag använder OmniFocus för att uppfylla dessa åtaganden, men du kan börja med en enkel penna och papper.

2. Få ett försprång

Det bästa sättet att slå mark är att börja kvällen innan.

Innan du lämnar din arbetsplats eller innan du går och lägger dig, ta 10 minuter att titta på nästa dags åtaganden.

Vilka möten kan inte missas? Vad behöver du ha med dig för dessa möten? (Se till att du har samlat in dessa material och att de är redo att gå.) Vilka tre till fem uppgifter måste göras?

Bestäm vad du ska göra först. Titta på att-göra-listan och bestäm om några uppgifter på den kan delegeras till någon annan (se nummer 9 nedan) eller, ännu bättre, helt och hållet korsat listan (se nummer 10 nedan).Reklam

Ju livligare din dag är, desto viktigare är det att göra denna snabba undersökning dagen eller kvällen innan. Det betyder att du slösar bort tid på morgonen på att bestämma var du ska börja, eller samla in material (och att upptäcka att ett viktigt objekt inte är tillgängligt när du behöver det).

3. Gör din mest fruktade uppgift först

Alla av oss har en eller flera uppgifter på vår att göra-lista som vi fruktar att göra. Kanske är det det obehagliga telefonsamtalet du inte vill ringa, eller det blogginlägget du har skjutit upp för att du inte vet hur man startar, eller det projektet som bara överväldiger dig för att det är så massivt.

Oavsett vad det är hänger det över huvudet och distraherar dig med skuld eftersom det fortsätter att skjutas till nästa dag och nästa dag. Det är dags att avsluta den cykeln.

Gör det första. Författaren Michael Hyatt talar om att dräpa dina drakar före frukosten - det finns inget mer motiverande för resten av dagen än att korsa det monster från din lista först på morgonen.^[1]

Men många människor istället för att göra de tuffa uppgifterna först gör de de enkla. Om du verkligen vill vara produktiv finns det några uppgifter du inte bör göra först på morgonen: Att vara mer produktiv, aldrig göra det för att börja din morgon

Så ring det samtalet. Dra ut ett papper och brainstorma idéer för det blogginlägget.

Do något om den överväldigande uppgiften - kanske du inte kan slutföra den på en dag, men du kan åtminstone komma igång. Oavsett vad det är, gör det bara.

Låt sedan tillfredsställelsen med att korsa den från listan ta dig in i resten av din hektiska dag.

4. Stäng av distraktioner

En av de största produktivitetsdödarna är distraktionen av ständiga avbrott: e-post, telefonsamtal, människor som dyker upp vid din dörr ...

Den teknik som kan (och borde) göra våra liv enklare och bättre kan också göra det praktiskt taget omöjligt att behålla den typ av fokuserad uppmärksamhet som krävs för att arbeta effektivt och effektivt.

Men här är saken: du kan styra den tekniken.Reklam

När du har en viktig uppgift som kräver uppmärksamhet och fokus, skapa utrymme för att ge det bästa.

Oavsett om det är ett möte med en klient eller kollega, eller ett viktigt brev som behöver skrivas eller ett konstverk du vill skapa, schemalägg ett tidsblock för att fokusera på det åtagandet och stäng sedan av alla distraktioner. Stäng av telefonen (eller stäng åtminstone av ringsignalen). Tyst dina e-postaviseringar. Koppla bort internet (eller åtminstone Facebook och Twitter). Stäng din kontorsdörr.

Bara för den timmen (eller trettio minuter eller en halv dag), stäng av all extern kommunikation och ge dig själv den nödvändiga lyxen av ostörd tid för att verkligen fokusera på den aktuella saken. Ta reda på mer här om hur man minimerar distraktion för att få saker gjort.

5. Ta pauser

Det finns en gräns för hur länge någon kan ägna djupt fokus åt en uppgift.

Oavsett hur upptagen du är, efter en viss tid, börjar lagen om minskande avkastningar och trötthet - fysisk och / eller mental - börjar försämra din effektivitet.

Schemat bryts regelbundet även under de mest trafikerade dagarna. Ta tio minuter att stå upp, sträcka, ta en drink vatten, gå runt kvarteret.

Du återvänder till ditt arbete förnyat, både mentalt och fysiskt, och är redo att bli ännu mer produktiv.

Om du inte är övertygad om ännu, läs den här artikeln om vikten av att planera stilleståndstid.

6. Partiprocess

Om dagens krav inkluderar rutinuppgifter, försök att gruppera liknande uppgifter och schemalägg vissa tider under dagen för att slå ut dem.

Svara på e-post? Återkommande telefonsamtal? Ange utgifter i ett kalkylark? I stället för att avbryta dina andra uppgifter för att göra dessa saker bitvis, gruppera dem.

Ställ in två eller tre eller fem gånger om dagen för att kontrollera och svara på e-postmeddelanden. Returnera telefonsamtal kl. 23.45 och kl. 16.45 (eller, om du vill undvika att suga in i långa telefonsamtal, returnera dem klockan 12.15 medan folk äter lunch och 17:15 efter att de har kvar för dagen och lämna bara ett meddelande!)Reklam

Genom att gruppera liknande uppgifter sparar du förlorad tid för att öka upp flera gånger om dagen och skörda fördelarna med fart.

7. Ät en hälsosam frukost

Behöver jag förklara detta? Det finns otaliga studier som bekräftar frukostens betydelse för vår hälsa.

Friska människor är mer produktiva. Oavsett hur upptagen du är, äta en anständig frukost. Det kommer att ge dig en fantastisk start på din dag.

För fler frukostidéer, kolla in det här: 31 hälsosamma frukostrecept som kommer att öka din energi

8. Få lite träning

Att inte vara för repetitivt, men friska människor är mer produktiva.

Träning gör dig friskare, så var noga med att träna varje dag.

Du behöver inte spendera timmar på gymmet för att dra nytta av detta; ta en promenad runt kvarteret, eller gör några isometri vid ditt skrivbord.

Pröva dessa 29 övningar du kan göra vid (eller nära) ditt skrivbord eller 15 enkla och snabba kontorssträckningar för att öka arbetseffektiviteten .

Gör bara något för att få ditt hjärta att pumpa och ditt blod springer. Det kommer att förbättra ditt allmänna välbefinnande såväl som din förmåga att tänka tydligare.

9. Delegat

Jag erkänner: jag stinker av det här. Jag hatar att be om hjälp, och det verkar ofta mer problem att förklara en uppgift för någon annan än att bara göra det själv. Men inte allt som behöver göras i ditt liv måste göras av dig.

Utvärdera denna att göra-lista noggrant. Vilka uppgifter kan någon annan göra och därigenom frigöra dig för att fokusera på de saker du bara kan göra?Reklam

Titta runt dig: vem är tillgänglig för att göra några av dessa uppgifter? En sekreterare? En kollega? En familjemedlem? En betald hjälpare?

En viktig nyckel till produktivitet är att bara göra de saker som bara du kan göra och att ge någon annan möjlighet att bidra genom att göra de andra uppgifterna.

Lifehacks VD har ett unikt sätt att delegera arbete effektivt, ta en titt på hans guide: Hur man delegerar arbete (den slutgiltiga guiden för framgångsrika ledare)

10. Säg nej

Hur många åtaganden har du gjort som egentligen inte behöver hållas alls?

Har du tagit på dig uppgifter som inte spelar någon roll för dig eller någon annan?

Är din kalender rörig med möten som inte gör någonting för organisationer som du inte längre bryr dig om?

Har din dag kapats av någon annans prioriteringar?

Om din kalender är fast, om din att göra-lista är mil lång, ta tio minuter eller så att titta på varje objekt med ett noggrant öga. Kan någon av dessa möten eller uppgifter helt enkelt korsas för att skapa en rimlig marginal i ditt liv?

När någon ringer eller dyker upp vid din dörr med en begäran om att du ska delta i någon aktivitet, ta andan och överväga om det passar in i dina egna prioriteringar (vilka prioriteringar kan naturligtvis med rätta innefatta att hålla din chef eller make glad).

Om svaret är nej, säg bara nej. Öva det i förväg: Tack för att du bjöd in mig, men nej. Tack för att du frågade, men nej. Tack för att du tänkte på mig, men nej.

Som en klok person har sagt är nej en fullständig mening. Ingen förklaring är nödvändig. Bara nej.Reklam

Du kanske vill lära av Leo Babauta Den mjuka konsten att säga nej så att du kan ställa in bättre gränser för dig själv.