Time Management är den färdighet som låser upp alla andra färdigheter. Dessutom, om du vill komma framåt bättre, hjälper tidshantering. Om du vill ha en bättre balans mellan arbete och liv är tidshantering svaret. Om du vill känna dig mindre överväldigad och mer kontroll är svaret att hantera din tid bättre. Kärnan i effektivare tidshantering är ett tidshanteringssystem och stöd som är en uppsättning listor. Dessa tidshanteringsmallar kan hjälpa dig att skapa dessa listor.

Om din bästa vän skulle använda ditt tidshanteringssystem, vad skulle hon / han säga?

När du läser den här artikeln kommer du sannolikt att falla i en av tre grupper;

• De i förnekelse - 'Jag är så upptagen att jag inte har tid att förbättra min tidshantering.'
• De som är okunniga - ”Mitt tidshanteringssystem har fungerat bra i 15 år.”
• De i nöd - 'Om det här kan hjälpa mig ska jag prova eftersom jag är säker på att jag kan göra några förbättringar.'

Dessa tidshanteringsmallar kommer att hjälpa till med gruppen 'De i nöd'. De är enkla, praktiska och du kan använda dem direkt. Om du hade tid skulle du ha skapat liknande mallar. Det är svårt när du är i diken.

Min passion är att hjälpa andra och att vara en ivrig student och tränare för tidshantering i 14 år ville jag berätta om vad jag hade lärt mig. Lärde dig på det hårda sättet så att du inte behöver.

Hur man använder var och en av de 14 tidshanteringsmallarna

Mallarna är utformade i ordning efter hur de behöver användas. Den första är den tuffaste, Viktiga resultatområden (KRA) och sedan blir de successivt lättare. Till exempel ”Daily To Do List”, ”Projects List” och ”Weekly Evaluation”.

1. Viktiga resultatområden Mall för tidshantering

Tänk dig fotbollslaget du stöder, eller om du inte har ett, ett lag som en vän stöder eller bara ett som du har hört talas om. Gruvan är Oxford United (Cue the milt missbruk!). Oxford Uniteds KPI (Key Performance Indicator) kommer sannolikt att vinna ligan. Detta är ett lagmål som alla i laget strävar efter att uppnå. Detta mål är inte för en individ. Oxford United kanske vann ligan, men 'spelade varje spelare sin vikt'? Det är här KRA är viktiga. A Nyckelresultatområde (KRA) är ett individuellt mål. Tanken är att om varje person arbetar för att uppnå sin KRA, ska laget uppnå sin KPI. När vi kommer tillbaka till vårt fotbollslag kan målvaktens KRA vara ett 'rent lakan'. Striker's KRA är att göra ett mål per match, och Defender's KRA är att vinna 80% av de tacklingar. Vad är din KRA?

Handling: Fyll i dina KRA: er med hjälp av tidshanteringsmall nr 1 så att du nu varför du är på lönerna - KRA. Reklam

2. Daglig att göra-lista Mall för tidshantering

Den här tidshanteringsmallen är lättast att förstå eftersom den bara kräver en lista över vad du ska göra varje dag. Utmaningen är att många skriver en kontinuerlig att göra-lista och inte en att göra-lista för varje dag. Att ha en att göra-lista varje dag fokuserar sinnet. Om du inte har en att göra-lista varje dag tenderar två saker att hända. Först kommer du att sitta fast i din e-postinkorg eftersom det får oss att tänka att vi arbetar hårt och därför 'upptagen'. För det andra kommer någon annan att fylla din dag med uppgifter om du inte själv har valt uppgifterna. Dessa uppgifter kan komma i form av e-post, en chefs begäran eller åtgärder som du får under ett möte. 'Ha en plan varje dag eller någon kommer att ha en åt dig'. En daglig att göra-lista är grunden för varje tidssystem. Använd den här mallen varje dag.

Handling: Fyll i en lista över vad du kommer att göra i morgon med hjälp av tidshanteringsmall nr 2 så att du har din plan - The Daily To Do List.

3. Projektlista Mall för tidshantering

Mycket få människor har en ”levande och andad” projektlista. Vissa har en, men den skrevs en gång och har inte uppdaterats sedan dess. En projektlista är ett sätt att veta vad de stora grejerna är. De saker som kommer att ha störst positiv inverkan på våra KRA. Det är sambandet mellan den dagliga att göra-listan och anledningen till att du är på lönelistan, som är de viktigaste resultatområdena. Genom att ha en projektlista har du insyn i de stora och viktiga sakerna. Forskning visar oss att varje person har mellan 50 och 70 projekt på språng åt gången (hem och arbete). Den här mallen ber bara om 14.

Handling: Fyll i en lista med projekt som du arbetar med genom att använda tidshanteringsmall nr 3 för att hålla reda på de ”stora sakerna” - Projektlistan.

4. Möteåtgärder Mall för tidshantering

Möten är den nödvändiga ondskan hos alla kunskapsarbetare. Vi kan inte komma ifrån dem. De verkar vara där timmarna går förlorade och ingenting uppnås. En av de viktigaste orsakerna till detta är att handlingarna antingen inte fångas eller inte fångas tillräckligt bra för att få något väsentligt att hända. Naturligtvis är det också giltiga skäl att möta mål, rätt deltagare, fokus osv. Den här mallen börjar med att fånga handlingarna. Detta beror på att genom att fånga tydliga handlingar, kommer människor inte att ha något utrymme att vrida sig genom att säga 'Jag trodde att han gjorde det', 'Eller vad innebar den åtgärden?', Eller 'Jag fick bara handlingarna igår. Mötet för 2 veckor sedan ”.

Handling: Komplett tidshanteringsmall nr 4 så att du kan öka sannolikheten för att åtgärder slutförs - Meeting Actions.

5. Väntar på lista Mall för tidshantering

Du delegerar till människor. Människor ovan. Människor nedan. Människor till sidan. Hur håller du reda på vem du har bett om att göra vad när? En väntar på lista hjälper dig att hålla koll. Den här mallen ger en plats att parkera vad du har bett om att göra så att du inte fortsätter att jaga personen och så att de var tydliga när du ville att uppgiften skulle slutföras. Och så att du naturligtvis inte glömmer det. Nyckeln till en framgångsrik Väntar på lista är att bedöma den. Det kan vara varje dag medan det är en ny del i ditt tidshanteringssystem. ”Längre ner på vägen” kanske det bara är i början och i slutet av veckan när du blir bekväm med den här mallen.Reklam

Handling: Fyll i en väntar på att använda tidshanteringsmall nr 5 så att du har kontroll över vad du har delegerat - Väntar på lista.

6. Distraktionslista Mall för tidshantering

En av de största utmaningarna för tidshantering, och särskilt i ett öppet kontor, är att starta en uppgift och slutföra den. Elever på vår utbildning i tidsledning berätta för oss att detta är anledningen till att de känner att de inte får göra något. En del av anledningen till detta är att kunskapsarbetare måste jonglera så många bollar. Dels beror det på att vi förhala eftersom vi inte gillar en uppgift. Främst beror det på att de inte har ett strukturerat sätt att hantera vandrande tankar. En 'Distraktionslista' är en enkel mall som du skulle ha på ditt skrivbord. När du fokuserar på en uppgift och sedan kommer tankar in i ditt sinne skriver du ner dem, tar ut dem ur ditt huvud, så att du kan komma tillbaka till uppgiften. Över 50% tid läggs till en uppgift genom att inte starta och slutföra den på en gång. Skriv ut och förvara den här mallen på skrivbordet eller håll den öppen på skärmen.

Handling: Komplett distriktslista tidshanteringsmall nr 6 så att du kan hålla fokus på att slutföra en uppgift från start till slut - Distraktionslista.

7. Veckomål Mall för tidshantering

Föreställ dig ett säljteam utan försäljningsmål, eller Oxford Uniteds fotbollslag går ut för att spela varje lördag 'bara för en kick om'. Det är samma sak med tidshantering. Du har antagligen mål (KPI och KRA) för året eller kvartalet. Dessa mallar utmanar dig att ha mål för veckan. I början av veckan frågar dessa mallar: ”Om du skulle se tillbaka på den här veckan, vad skulle du gärna ha uppnått?”. Genom att skriva ner våra veckans mål hjälper det oss att fokusera på det som är viktigt när vi fastnar i diken av e-post, telefonsamtal och möten. Helst skulle de veckovisa målen ha en positiv inverkan på de prioriterade projekten, vilket i sin tur påverkar dina KRA, vilket påverkar KPI: erna. Om detta händer har du en stålkedja av länkar som går hela tiden genom att hålla den ansluten och stark.

Handling: Fyll i dina veckomål för den här veckan så att du har identifierat vad du vill uppnå med hjälp av tidshanteringsmall nr 7 - veckomål.

8. Utvärdering varje vecka Mall för tidshantering

I början av veckan har du slutfört mallen 'Weekly Goals' med de sju sakerna du vill uppnå den veckan. I slutet av veckan är det vettigt att se hur du gjorde. Mallen Weekly Evaluation frågar om du har uppnått de veckovisa målen med ett enkelt verktyg som kallas PMI - Positivt, minus och intressant. I slutet av veckan skriver du 3 saker som var positiva om veckan, 3 saker som var minus eller inte så bra om veckan och 3 saker som var intressanta med veckan. Till exempel ”P: Bra möte med den nya klienten ABC”, ”M: Bara uppnått 4 av 7 mål” och ”Jag: Två av mitt team som är sjuka”. I den sista rutan ber du dig att vidta en tidshanteringsåtgärd efter att ha utvärderat din vecka, t.ex. 'Jag ska schema i min dagbok 1 timme per vecka för XYZ-projektet. ”

Handling: Slutför veckovärderingen så att du vet om du uppnått dina veckomål med hjälp av tidshanteringsmall # 8 - veckovärdering. Reklam

9. Månadsmål Mall för tidshantering

Liknar 'Weekly Goals'. Den här mallen uppmanar dig att skriva de stora sakerna du vill uppnå den månaden.

10. Månadsutvärdering Mall för tidshantering

Tidshanteringsmallen ”Månadsutvärdering” ber dig att utvärdera de mål som du skrev i mallen ”Månadsmål”.

11. Årliga mål Mall för tidshantering

Mallen 'Årliga mål' kompletterar målserien; Veckovis, månadsvis och sedan årligen. Utmaningen med att sätta upp årliga mål är att göra dem tillräckligt stora för att motivera att de är ett årligt mål, men inte så stora att de kan vara ”livsmål”. Livsmål diskuteras inte inom dessa mallar.

12. Årlig utvärdering Mall för tidshantering

”Årlig utvärdering” slutfördes i januari och handlar om att se tillbaka på året som gått. Identifiera vad som fungerade, vad som inte fungerade och lektionen för att skriva nästa års årliga mål.

13. Lista över någon dag Mall för tidshantering

Denna mall är viktig för att uppnå en av de viktigaste tankesätten hos en effektiv tidsansvarig. Tänkesättet sammanfattas bäst av frasen ”De mest framgångsrika människorna är de med tömningshuvuden”. Den dagliga att göra-listan och projektlistan är bra mallar för att hantera våra omedelbara och stora uppgifter. Listan över vissa dagar kan vara en plats att placera alla de saker du vill göra, men de är bara inte brådskande eller viktiga nu. Några exempel kan vara, ”Arkivera alla hemdokument”, “Få pension”, “Skriv en arvsplan för företaget'.

Handling: Fyll i listan Some Day Maybe List så att du har en plats att lägga 'allt annat' med hjälp av tidshanteringsmall nr 13 - Some Day Maybe List.

14. Project Time Management Mall

Den genomsnittliga kunskapsarbetaren hanterar projekt och om de är ärliga mot sig själva är deras erfarenhet av att hantera projekt precis vad de har självlärat. De kanske har hört talas om stora IT-projekt som hanteras med Gantt-diagram eller kvalifikationer som Prince2 . Ändå längtar de efter något enkelt som ger dem kontroll utan att vara för besvärliga att använda. Den här enmallen hjälper dig att hantera dina viktiga projekt bättre genom att förbereda dig bättre och undvika huvudorsakerna till att projekt misslyckas .Reklam

Handling: Fyll i Project Time Management Mall # 14 för att förbereda dig bättre för viktiga projekt och för att hålla dem på rätt spår - Project Template.

Ladda ner och använd dessa tidshanteringsmallar

Ladda ner dessa 14 tidshanteringsmallar för att använda med penna och papper .

Ladda ner dessa 14 tidshanteringsmallar för att slutföra skärmen.

Börja med att integrera en av dessa mallar i ditt tidshanteringssystem. Sedan ytterligare en vecka senare, tills du använder mallen vanligt. Det tar 21 gånger att skapa en vana. Du kan nu bli mer organiserad. Lycka till!

Utvalda fotokrediter: Du var på sonovate.com