Oavsett hur organiserad du är, hur tillsammans ditt system är, hur försiktig du är med att bearbeta din inkorg, skapa en uppgiftslista och arbeta i din kalender, om du inte stannar då och då för att titta på helheten kommer du att bli överväldigad . Du hamnar helt enkelt svarar till vad som kastas mot dig, istället för proaktivt skapande villkoren i ditt liv.

Nästan alla produktivitetsexperter rekommenderar någon form av granskning, oavsett om det är en formell process du går igenom (som David Allen rekommenderar) eller bara några minuter av mig tid att tänka på var du är. Även om det inte finns något magiskt med veckan som en tidsenhet, att göra en sådan översyn varje vecka verkar fungera bäst - det är ett tidsblock som är väldigt djupt inrotat i oss som schemaläggningsenhet.Reklam

Även om det finns många variationer på granskningstemat. grundidén är densamma oavsett vilket system du tittar på. En veckaöversikt sammanfattar tre frågor:

1. Vad måste jag göra under den kommande veckan?
2. Vad gör jag fel som behöver åtgärdas?
3. Vilka nya saker ska jag göra för att ta mitt liv i den riktning jag vill att det ska gå?

Förbereder dig för din recension

Medan vissa människor lyckas göra ok genom att göra sin recension närhelst de hittar tid, kommer det för de flesta att vara avsevärt för en recension varje vecka att bli mycket mer givande. Det borde vara en vana, ett regelbundet möte du håller med dig själv.

• Planera din veckovisa granskning i din kalender. Tillåt dig själv minst en timme, helst två.
• Avsluta allt ditt arbete innan granskningen börjar.
• Gör dig bekväm. Du kanske vill gå någonstans du inte associerar med arbete.
• Ta tyst i 5-10 minuter. Meditera, klotter eller bara stirra på huvudet - vad som krävs för att lägga en buffert mellan dig och dina vardagliga saker.
• Har något att skriva i / på.
• Se till att du inte blir störd. Det här är din tid!

GTD Weekly Review

Jag har redan skrivit en ganska grundlig översikt över den veckovisa granskningen som definierats av David Allen, så jag börjar med att upprepa vad jag sa där. Enligt Allen bör en veckovisa granskning bestå av följande steg:Reklam

1. Samla alla dina lösa papper och lägg dem i din inkorg för bearbetning.
2. Behandla dina anteckningar för att plocka upp eventuella åtgärder, möten, nya projekt etc.
3. Granska dina tidigare kalenderdata för att påminna dig om eventuella idéer, uppgifter etc. som du kanske inte har tagit tag på då.
4. Granska din kommande kalender för att se om det finns några nya åtgärder du behöver lägga till i dina listor.
5. Töm huvudet. Skriv ner allt du tänker på eller fånga din uppmärksamhet.
6. Granska dina projektlistor för att bestämma varje projekts status och om det finns några åtgärder du behöver vidta för att flytta vart och ett av dem framåt.
7. Granska dina nästa åtgärdslistor. Uppdatera dem genom att markera alla åtgärder som du redan har slutfört. Använd slutförda åtgärder som utlösare för att påminna dig om ytterligare steg du behöver vidta för att inte göra en åtgärd.
8. Granska väntar på listor. Lägg till lämpliga uppföljningar i dina åtgärdslistor. Kryssa för allt som du redan har fått.
9. Granska alla relevanta checklistor.
10. Granska din lista någon gång / kanske och bestäm om det är något du är redo att flytta till din aktiva projektlista.
11. Granska dina projektsupportfiler för att se till att du inte har missat några nya åtgärder du behöver vidta.
12. Var kreativ och modig. Detta är den svåraste och dåligast beskrivna delen av processen i Allens böcker, vilket är för dåligt, eftersom det är här magin händer. Efter att ha tömt på allt du behöver göra för tillfället, ta dig tid att drömma upp nya idéer - riskabla, kreativa, etc. I huvudsak en brainstorming-session i fri form kring ämnet vad kan jag göra?

Dessa steg följer ett trestegsformat:

1. Bli klar: Fäst eventuella lösa ändar från veckan innan så att du kan titta på framtiden.
2. Bli aktuell: Planera stegen du behöver ta nästa vecka för att gå vidare med de projekt du för närvarande arbetar med.
3. Var kreativ: Tänk på och börja planera saker du kan göra för att flytta ditt liv i en ny riktning, eller för att föra dig över din nuvarande nivå.

En annan uppfattning om veckovisa granskningen

Jag föredrar att tänka på min veckovisa granskning som en uppsättning frågor att svara på, snarare än en uppsättning steg att krossa igenom. Medan jag fortfarande försöker göra en recension varje vecka (varannan vecka verkar dock vara mer praktisk för mig) gör jag också några minirecensioner när tiden tillåter mellan fullständiga recensioner.

En minigranskning består av bara några frågor:Reklam

1. Vad måste jag arbeta de närmaste dagarna?
2. Vilka tidsfrister har jag?
3. Finns det några nya projekt jag har tid att börja arbeta med?

Jag gör detta med min Moleskine framför mig och listar uppgifter som jag tänker igenom var och en av dessa frågor. (Senare överför jag dem till mitt uppgiftshanteringssystem - en mini-recension är för mig en slags fångst snarare än bearbetning.)

Poängen med minirecensionen är bara att se till att jag håller mig på rätt spår och inte låter något viktigt falla igenom sprickorna. När jag sätter mig ner för att göra en fullständig recension är jag mer bekymrad över hur mitt liv går totalt sett. Hela granskningen består av följande frågor:

1. Vad måste jag arbeta de närmaste dagarna?
2. Vilka tidsfrister har jag?
3. Finns det några nya projekt jag har tid att börja arbeta med?
4. Vad gick fel den senaste veckan? Vilka lärdomar kan jag dra av det?
5. Vad gick rätt under den senaste veckan? Hur kan jag se till att mer av det händer?
6. Hur bra håller jag mig på alla mina plikter och skyldigheter?
7. Vad kommer upp som jag behöver vara beredd på?
8. Vilken typ av hjälp behöver jag?
9. Bidrar allt jag gör till mitt framsteg mot mina mål? Vad kan jag göra åt saker som inte är det?
10. Är jag nöjd med var jag är? Vad skulle jag vilja ändra?
11. Vilka är mina mål för nästa vecka? Månad? 90 dagar?

Jag gillar frågan / svarformatet bättre än Allens steg för steg eftersom a) Jag gör det mesta av det praktiska grejerna ändå dagligen, och b) Jag gillar att fokus för (de flesta av) dessa frågor är mig, snarare än mina grejer.Reklam

Det är trots allt poängen med granskningen - inte för att hålla jämna steg med de saker du borde göra utan att checka in med dig själv. Och det är viktigt - vi tenderar att motstå att titta för nära på oss själva, oavsett om det känns självisk eller narcissistisk, eller för att vi är rädda för vad vi hittar om vi tittar för nära .

Om det låter för grumligt för dig, behöver du förmodligen det mer än de flesta. För som jag fortsätter att säga är poängen med alla dessa produktivitetsgrader inte att få mer gjort. Det är för att leva ett bättre liv.