Att skriva affärsbrev är något vi alla måste göra då och då, men vi får vanligtvis ingen utbildning i skolan om hur man faktiskt gör det. Att få ditt brevformat fel kan göra att du ser slarvig och oprofessionellt ut, men när du förstår grunderna och har några exempel att arbeta med, blir det lättare att skriva affärsbrev.

Vad är det största nej-nej när du skriver ett brev?

Förmodligen det vanligaste problemet människor har när de skriver affärsbrev använder felaktigt brevformat.^[1]Inom detta format finns det några alternativ, men för det mesta är det så det görs.

Högst upp i ditt brev ska din kontaktinformation finnas: namn, företag (om tillämpligt), adress och telefonnummer. Vissa människor lägger också sin e-postadress här.

Därefter kommer datumet och den person du skriver kontaktinformation: namn, företag och adress.

Då blir det en hälsning - vanligtvis något i linje med Dear Mr. / Mrs. Jones. Brevets kropp följer, sedan en avslutning (med vänliga hälsningar, vad du än vill) och några tomma rader följt av din typade signatur. När du skriver ut brevet kan du underteckna det med bläck.

När du har formatet nere är det innehållet som fortfarande kan vara lite knepigt. Oavsett om du skriver ett uppsägningsbrev eller ett rekommendationsbrev, finns det några grundläggande regler du kan följa. Här är en titt på tio olika typer av affärsbrev du kan behöva skriva,^[två]brevformatet för varje och ett exempel som du kan använda som mall.

Klagomålsbrev: Express besvikelse

Ett sätt att formellt uttrycka din besvikelse i en upplevelse, rapportera dålig kundservice eller låta ett företag veta att deras produkter inte uppfyllde förväntningarna.

Några tips: Reklam

• Bli inte emotionell eller arg; bara ange fakta.
• Var hjärtlig, professionell och kort. Låt dem veta vad som hände och vad du vill att de ska göra för att göra det rätt.
• Stäng genom att ge dem en tidsfrist för att svara innan du får en tredje parts medlare eller advokat inblandad.

Exempel på klagomålsbrev | nationella handelsinstitutet

Justeringsbrev: Förklara och be om ursäkt

Om du befinner dig på affärssidan av ett klagomålsbrev måste du svara med ett eget brev. Ett bra justeringsbrev kan hjälpa dig att behålla en lojal kund; en dålig kan spridas som en löpeld på Internet.

Några tips:

• I de flesta fall vill du verkligen be om ursäkt för att ditt företag inte uppfyllde förväntningarna.
• Låt dem veta vad du gör för att göra det rätt, eller förklara varför du inte gör vad kunden frågade om det behövdes.
• Var professionell, kortfattad, vänlig och ursäktande.

Provjusteringsbokstäver | OfficeWriting.com

Försäljningsbrev: öka medvetenheten och marknadsföra produkter

Brevskrivningar för att begära affärer är fortfarande viktiga för att öka medvetenheten om ditt företag eller produkter / tjänster bland potentiella kunder.

Några tips:

• Håll det kort.
• Gör det om dem, men inte om dig eller ditt företag.
• Uppmana till handling, berätta för dem vad de ska göra och hur man gör det.
• Om så önskas kan du också inkludera dina nästa steg eller uppföljningsåtgärder.

Mallar för försäljningsbrev | Letters.org

Reklam

Förfrågningsbrev: Sök information

Skriv denna typ av brev när du söker information, till exempel en intervjuförfrågan, en begäran om en katalog eller en begäran om ett offentligt dokument.

Några tips:

• Var specifik och kort; gör det lättare för personen som kan spåra vad du behöver för dig.
• Att ge ett visst sammanhang och bakgrund kan vara till hjälp, men inte hela historien om varför du behöver ett dokument.
• Var artig och visa din tacksamhet.
• Om du frågar om möjligheten till arbete, använd följebrevformat .

Förfrågan brevmallar | Exempelmallar

Bekräftelsebrev: Ange mottaget meddelande

Bekräftelsebrev indikerar att du har fått något (som en ansökan om jobb eller stipendium eller försäljningsmaterial) men inte nödvändigtvis har vidtagit åtgärder ännu.

Några tips:

• Var kort.
• Om det finns information som alla som skickat information behöver veta, till exempel när ett beslut kommer att fattas om att anställa en tjänst, inkludera det också.
• Det kan användas för att tacka någon för att donera för att orsaka, så inkludera i brevet med eventuella bilagor.

Bekräftelsebrev för varje tillfälle | Template.net

Uppföljningsbrev: Nudge and Remind

Ett uppföljningsbrev är en slags knuff för människor att se till att de fick ett första brev och att påminna dem om vad du vill att de ska göra. De skickas ofta efter ett försäljningsbrev, introduktionsbrev eller brev som begär information.

Några tips: Reklam

• Var kort för att påminna mottagaren vem du är, vad och när du begärde.
• Inkludera deadline om den ursprungliga anteckningen inte gjorde det.
• Inkludera en uppmaning till handling som en påminnelse.

Uppföljningsmallar av alla slag | Skriv Express

Beställningsbrev: Beställ

Ett formellt sätt att göra en beställning.

Några tips:

• Var kortfattad och exakt.
• Se till att du tar med all information som en person behöver för att göra en beställning åt dig.
• Inkludera all leveransinformation och betalningsmetod.
• Visa din tacksamhet.
• Ange kontaktinformation för uppföljning.

Beställ brevprover | Hur man skriver ett brev

Följebrev: Presentera dig själv för ett jobb

Ett personligt brev är ett sätt att presentera dig själv, särskilt när du söker jobb.

Några tips:

• Nämn jobbet du ansöker om direkt. Du behöver inte vara snygg.
• Täck bara några relevanta punkter på ditt CV, särskilt eventuella relaterade erfarenheter.
• Kom ihåg att nämna dina mjuka färdigheter (t.ex. kommunikationsförmåga, ledarskapsförmåga) också.
• Inkludera kontaktinformation och gör dig tillgänglig för att svara på eventuella frågor som anställningschefen kan ha.

Omslagsformat | Monster

Reklam

Rekommendationsbrev: Hjälp eller hänvisa någon för deras applikationer

Denna typ av brev skrivs ofta av en lärare för att hjälpa en student som ansöker om stipendium eller praktik eller för antagning till en skola eller ett program. Du kan också skriva en för att rekommendera någon för ett jobb, gemenskap eller annan möjlighet.

Några tips:

• Var ärlig om personen du skriver om.
• Inte sprida eller gå med på att skriva ett brev till någon som du inte stöder eller inte känner så bra.
• Använd specifika exempel för att belysa personens färdigheter och förmågor.
• Skriv något om varför du skulle ge denna möjlighet till personen du skriver om.
• Tack läsaren för deras tid och ta med kontaktinformation om de har frågor.

Exempel på rekommendationsbrev | musan

Avgångsbrev: Avgå från en position

Ge inte upp för några uppmaningar du kan behöva skicka ett brännande uppsägningsbrev; du vet aldrig när du kan korsa vägar med dessa människor igen.

• Håll det kort och till sak: Det här brevet fungerar som ett meddelande om att jag säger upp min position som x effektiv x. Tack för möjligheten säger nog.
• Tänk på dina ord mycket noga om du befinner dig i en uppmärksam position och ditt brev sannolikt kommer att släppas offentligt.
• Du kan inkludera en anledning om du vill, men det är inte nödvändigt.
• Tacka din chef och / eller företaget för de möjligheter du har haft där.

Avgångsbrev av många syften / skäl | balansen

För många andra möjliga brev du kan behöva i din affärskarriär, kolla denna uttömmande lista från balansen.

Utvalda fotokrediter: Flaticon via flaticon.com

Referens