En beredskapsplan låter inte som vad du skulle diskutera med vänner över tårta och kaffe, men det är en viktig del av alla faktiska planer du gör. Du kan behöva en (eller flera) för ditt företag, skolprojekt eller till och med en familjesemester. Det största problemet med att göra en beredskapsplan är att människor ofta inte är säkra på vad de ska inkludera i den. Här är en praktisk guide för dig att göra en omfattande guide.

Innehållsförteckning

1. Vad är en beredskapsplan?
2. Vad händer om du inte har en beredskapsplan?
3. Vad händer om beredskapsplanen är dålig?
4. Hur kan en beredskapsplan gynna dig?
5. Hur skriver man en bra beredskapsplan?
   • 1. Identifiera
   • 2. Prioritera
   • 3. Planera
   • 4. Kör
   • 5. Granskning
   • Några konkreta exempel för att sätta saker i perspektiv:

Vad är en beredskapsplan?

En beredskapsplan är en uppsättning åtgärder som du kommer att vidta när något oväntat händer. Tänk på det som en reservplan eller en plan B. Den ska ha instruktioner som du kan följa när din ursprungliga plan inte fungerar på grund av förändringar i situationen.

En beredskapsplan förbereder dig för att hantera eventuella framtida problem du kan stöta på och ger dig någon form av flyktväg från olyckor.^[1]

Vad händer om du inte har en beredskapsplan?

Om något går fel med din plan A oväntat, eller om olyckor tvingar dig att ändra din nuvarande plan, är chansen att du kommer att få panik. Speciellt om du inte är väl förberedd för att hantera eventualiteter kan du förmodligen inte tänka rakt nog för att komma fram till den lösning du behöver just nu. Du vet inte vad du ska göra.

Vad som är värre, förrän du inte kan få situationen under kontroll kan verksamheten inte gå tillbaka till det normala. Du måste åtgärda problemet och göra nya planer.Reklam

Vad händer om beredskapsplanen är dålig?

Tänk inte att det är en enkel uppgift att göra en beredskapsplan. En beredskapsplan bör vara omfattande, vilket kräver mycket noggrant övervägande. Annars är det inte till hjälp.

Du kan till exempel vara beredd på fel typ av olyckor. Och när din plan inte fungerar som förväntat kommer du inte att vara tillräckligt organiserad för att hantera krisen. Det vill säga du får panik.

Hur kan en beredskapsplan gynna dig?

Till exempel tillåter en beredskapsplan dig att hantera olyckor snabbt och effektivt.^[2]I ett affärsscenario kan det till och med hjälpa dig att spara tid och kostnad för att reparera situationen.

En beredskapsplan hjälper också till att minimera de negativa konsekvenser eller förluster som orsakas av den oväntade händelsen. Det guidar dig att börja hantera situationen så snart något går fel och håller dig säker.

När allt kommer omkring är det lugnande att ha en beredskapsplan redo, för du behöver inte oroa dig för att göra nya planer i brådska.Reklam

Du kanske tror att olyckor är osannolika. Du kanske tror att din plan A är perfekt. Du bör dock komma ihåg att framtiden är osäker tills den blir nu, och att vi som människor inte kan kontrollera 100% av vad som händer. Du vill inte ångra att du inte har en beredskapsplan när det är för sent!

Hur skriver man en bra beredskapsplan?

Det finns i princip 5 steg:^[3]

Vi går nu igenom dem en efter en:

1. Identifiera

Eftersom en beredskapsplan har att göra med det som är oväntat måste du först försöka förutsäga riskerna:^[4] Reklam

• Vad kan eventuellt gå fel?
• Hur sannolikt skulle det gå fel?
• Vilken är konsekvenserna och konsekvenserna av beredskapen?
• Vad ska din reaktion eller lösning vara?
• Hur kan du förbereda dig för det i förväg?

2. Prioritera

Använd vad du har skrivit ner i steg 1 och rangordna dina risker efter deras möjliga inverkan och sannolikhet. Ju mer sannolikt risken kommer att inträffa och ju mer allvarlig effekten blir, desto högre bör den rankas.

Du måste bestämma hur mycket viktning du ska sätta på varje risk enligt din situation.

3. Planera

Nästa steg är att faktiskt skriva din beredskapsplan. Med tanke på de resurser som finns tillgängliga, utforma lösningar för de risker du vill täcka i planen. Var realistisk om dina behov: kanske vissa frågor måste hanteras innan andra, eller kanske måste du vidta åtgärder inom en viss tidsram, etc.

Det är också viktigt att ge tydliga och enkla instruktioner så att du inte glömmer vad du har skrivit månader senare, eller att någon missförstår dem.^[5]

4. Kör

Om din beredskapsplan involverar andra människor, till exempel dina kollegor eller dina familjemedlemmar, prata det igenom med dem. Låt dem veta vad de ska göra när vissa saker händer.^[6]Förbered dem.Reklam

Om din plan sedan innehåller åtgärder för att förbereda dig för framtida olyckor ska du utföra dem. Detta kan hjälpa dig att sänka de risker du kan ha när du sätter mål.

5. Granskning

Förändringar sker hela tiden. För att din beredskapsplan ska vara praktisk bör du granska den och göra justeringar regelbundet. Utvärdera artiklarna i din plan. Med tiden kan vissa risker bli mer eller mindre troliga eller kan ge olika resultat. Lär dig din situation väl och uppdatera dina lösningar därefter.

Om din plan handlar om storskaliga risker som naturkatastrofer eller serverfel, kan det vara bra att genomföra övningar för att identifiera eventuella svagheter i planen, samt att se till att de involverade är beredda att agera enligt planen när de till.

Några konkreta exempel för att sätta saker i perspektiv:

Exempel 1: Beredskapsplan för en utomhusutställning

• Potentiell risk: Regn
• Vem kommer att påverkas: Utställare, besökare, arrangörer och besättningsmedlemmar
• Åtgärd 1: Säkra utställningsobjekt
  • Vem kommer att vidta åtgärder: besättningsmedlemmar på plats
  • Förberedelse: Regnsäkra omslag för utställarnas bås, e-postutställare med väderprognoser 3 dagar i förväg
• Åtgärd 2: Led besökare till skyddade områden
  • Vem kommer att vidta åtgärder: besättningsmedlemmar på plats, säkerhetsvakter
  • Förberedelse: Markera utsedda områden som parkeringsplatser, vattentäta jackor för besättningen

Exempel 2: Beredskapsplan för att hålla ett tal till en stor publikgrupp (medarbetare) Reklam

• Potentiell risk: Projektorn eller datorn fungerar inte
• Vem kommer att påverkas: Jag
• Åtgärd: Skriv konturer och nyckelpunkter på whiteboard när jag talar
  • Vem kommer att vidta åtgärder: Jag
  • Förberedelse: Anteckningar i papperskopia, 3 färgade markörer, tryckta utdelningar

Utvalda fotokrediter: Flaticon via flaticon.com

Referens