Vi har alla samma 24 timmar på en dag att arbeta med, men hur pressar du ut det mesta av den tiden för att få realtidsbesparande resultat?

Det handlar inte om att arbeta hårdare eftersom det bara kommer så långt, det är hur du planerar och strukturerar din tid och sedan hur du maximerar tiden du har planerat.

Nyckeln till dessa tips för tidshantering är att inte göra dem en gång utan att upprepa dem om och om igen tills de blir vanor. Det är då de omkring kommer att tro att du har mer än 24 timmar på en dag.

1. Planera din vecka när du är som mest organiserad

Ett av de viktigaste tipsen för tidshantering är att planera din vecka.

Att utföra denna uppgift vid samma tid varje vecka skapar inte bara en tidsbesparande vana utan kan ha en positiv inverkan på ditt tänkesätt och välbefinnande.

Låt mig förklara.

Genom att planera din vecka gör du ett antal små positiva löften till dig själv. Varje gång du levererar och håller dessa löften växer ditt självförtroende och du kommer att må bättre om dig själv när du blir mer klar.

Detta tillvägagångssätt sparar tid när du planerar när du är i ett fokuserat sinnestillstånd när du planerar vad som är viktigt för dig. Under veckan är du då mindre frestad att göra något annat under en av dessa förplanerade slots, eftersom du kan påminna dig själv om att jag planerade det av en anledning.

Så planera din vecka och håll de löften du gav dig själv för att se realtidsbesparande resultat.

2. Planera följande arbetsdag för en avslappnad kväll

Om du kämpar med stängningen efter arbetsdagen hjälper den här metoden dig att slappna av och låter dig njuta av kvällen utan att oroa dig för arbete.

Allt du behöver är 5-10 minuter varje dag och ett anteckningsblock. Det är snabbt och har stora fördelar för hur du hanterar din tid.

I slutet av varje dag skriver du ner cirka tio uppgifter som du vill slutföra nästa dag.

Välj sedan en av de uppgifterna du måste utföra oavsett vad och markera den med en H för hög .

Sen Lägg till M för medium till fem eller så uppgifter. Det här är de uppgifter du behöver slutföra, men om du inte kan slutföra dem alla kommer det att vara hanterbart.

De återstående uppgifterna markeras med ett 'L' för låg . Dessa är trevliga att ha, plus de borde vara enkla uppgifter.

Med dina aktiviteter nästa dag planerade kan du lämna jobbet med alla de gnagande uppgifterna i ditt huvud nedskrivna och redo för dig att ta itu med nästa dag.Reklam

3. Styr din dag så att den inte styr dig

Att planera din dag är det mest effektiva tidsstyrningstipset du kan göra. Det låter dig styra din dag snarare än att låta dagen styra dig.

Detta tillvägagångssätt är enkelt, plus det har flexibiliteten när din arbetsdag inte går som planerat.

Ta en penna och anteckningsblock!

I ditt anteckningsblock kan du dela upp dagen i segment på 30 minuter, 09:30, 10:00 osv. Lägg till dem rad för rad med en rad eller två mellan varandra.

Titta nu på din arbetsdagbok och lägg till allt som fixas som möten.

Ta sedan dina slutuppgifter med hög prioritet och lägg till dessa i dina segment på 30 minuter.

Om du fortfarande har lediga tidluckor, lämna dem inte tomma.

Om du kämpar för motivation en morgon, prova det här:

Välj några enkla, snabba uppgifter och få dem gjort först, oroa dig inte om du skjuter upp svårare uppgifter. Att göra enkla uppgifter först ger dig fart och rätt inställning för att sedan ta itu med de hårda grejerna.

4. Hantera distraherande arbetskollegor klokt

Det spelar ingen roll hur bra du planerar din vecka, dag eller till och med nästa timme om du ständigt distraheras. Distraktioner resultera i förlust av fokus och är dörren till förhalning.

Detta tips för tidshantering handlar om att skapa rätt arbetsmiljö, så att du kan maximera den tid du behöver för att vara så produktiv som möjligt.

Nir Eyals bok Oförstörbar förklarar att om du vill bli verkligt produktiv, måste du bli obestämbar. En av de största störningarna på arbetsplatsen är ofta våra arbetskollegor.

För de kollegor som distraherar dig mest, fråga dem bara i början av varje dag, finns det något de behöver från dig? Genom att göra detta gör du att de planerar utan att de inser det, men det är på dina villkor. Detta minskar chanserna för en slumpmässig begäran senare på dagen.

5. Hantera e-post på dina villkor

Ibland kan det kännas som ett heltidsjobb att hantera din inkorg. Du kan också falla i fällan att känna att du har gjort mycket eftersom du skickade massor av e-postmeddelanden eller kom till den mystiska inkorgen noll!

Även om det kan vara tillfredsställande att skicka några e-postmeddelanden, är problemet att e-postmeddelanden också används som en form av fördröjning, eftersom de är en lätt reservuppgift när du inte vill jobba med något hårt.

Så vad gör du för att stoppa dessa distraktioner och minska den stress som orsakas av e-post?Reklam

Du planerar när du vill läsa och svara på dina e-postmeddelanden, så du har kontroll.

En studie vid University of British Columbia visade att du bara borde kontrollera dina e-postmeddelanden tre gånger om dagen och därmed minska stress.^[1]

Så i början av varje dag, planera när du ska kontrollera din e-post. Hur ofta du kontrollerar din e-post beror på ditt jobb, men mindre är mer och helst högst tre.

Detta tillvägagångssätt håller dig fortfarande kontroll över din inkorg, men du gör det vid en tidpunkt som fungerar för dig.

6. Ta bort elektroniska distraktioner och bli närvarande

Hur många gånger på jobbet ser du någon distraherad av ett meddelande på sin mobil eller bärbara dator?

Meddelanden från mobil och bärbar dator distraherar oss varje dag, men de har också blivit en acceptabel distraktion.

I de flesta jobb behöver du inte reagera omedelbart på ett meddelande även när vi känner att vi behöver det. Det är en vana som har skapats av teknik.

Det behöver inte vara så.

Gå igenom alla dina aviseringsinställningar på din mobil och bärbara dator och lämna bara de kritiska. I de flesta fall bör detta endast vara telefonsamtal.

Genom att stänga av dessa meddelanden kontrollerar du sedan e-post, messenger etc. vid de tillfällen som fungerar för dig, inte när de anländer.

Du kan också stänga av antalet som visas i mobil- och stationära appar. Du behöver inte veta hur många e-postmeddelanden du har i din inkorg samtidigt, speciellt om du har planerat när du ska kontrollera dina e-postmeddelanden.

Om du låter den här märkesfunktionen vara aktiverad skapar den en gnagande distraktion som tar dig bort från ditt arbete och påverkar din tid.

Prova det i några dagar och se den positiva inverkan det kommer att ha på din tidshantering. De runt omkring kommer också att se förändringen eftersom du kommer att vara mycket mer närvarande hemma och på jobbet.

7. Slå på timern och gå djupt med ditt fokus

Att stoppa en uppgift händer vanligtvis när du antingen har avslutat den, tappat intresset eller har distraherats. Det tar i genomsnitt 23 minuter att fokusera om när du har distraherats, så du måste göra allt du kan för att förbli i det fokuserade tillståndet.^[två]

Tyvärr är förlust av intresse och distraktion det mest troliga resultatet av tidhanteringskampar, så det är därför som inställning av en timer kan göra hela skillnaden.

Genom att ställa in en timer lovar du dig själv att du inte kommer att bli distraherad eller arbeta med något annat förrän timern slutar. Detta lilla löfte kan ha en betydande inverkan på din tidshantering.Reklam

Du kan prova olika tid för att se vad som fungerar för dig, till exempel 25 minuter om du använder Teknik tomat . 25 minuter låter kanske inte länge, men genom att vara fullt fokuserad i 25 minuter kommer du att bli förvånad över hur mycket du kan få gjort.^[3]

8. Ta reda på vad du inte bör spendera din tid på

Varje dag spenderar vi tid på saker som tar oss bort från att göra vad vi borde göra - oavsett om det är distraktioner som sociala medier, e-post eller uppgifter som vi hellre inte vill göra, som veckobutiken eller strykningen.

Alla dessa tidskrävande aktiviteter kan tyckas triviala, men alla lägger till när det gäller tidshantering.

Du kanske tänker, jag måste göra dessa, men det finns en teknik som heter Not-To-Do-listan som kan hjälpa.

Det handlar inte bara om att stoppa icke-påverkande uppgifter helt. Det kan också handla om automatisering eller delegera uppgiften .

Så hur skapar du en Not-To-Do-lista?

Tillbringa först 10 minuter med att skriva ner alla saker som inte riktigt tjänar dig eller hjälper dig att komma dit du verkligen vill vara (t.ex. titta på TV, sociala medier, mathandla, städa huset)

Därefter placerar du var och en under rubriken antingen automatisera, delegera eller eliminera.

Automatisera kan vara för din veckobutik, du använder nu ett företag som levererar ingredienser och recept till din dörr.

Delegaten kan få en städare för ditt hus varje vecka.

Eliminera kan sluta sätta på TV: n så snart du kommer tillbaka från jobbet.

När du har skapat din No-To-Do-lista, se till att du upprepar processen en gång i månaden.

Varje månad får du timmar tillbaka som du inte insett att du hade.

9. Slå din hjärna för att maximera din koncentration

Vår hjärna bearbetar tusentals tankar varje dag; frustrerande, många av dem är åtgärder som vi inte kan slutföra just nu.

Att ha ett rörigt sinne påverkar vår tidshantering eftersom vi inte kan fokusera med dessa enastående åtgärder i våra huvuden.

Här är ett enkelt sätt att förvirra ditt sinne:Reklam

Bär en liten anteckningsbok och penna med dig vart du än går. Den måste vara tillräckligt liten för att passa i fickan eller väskan och måste vara lättillgänglig. Varje gång en tanke eller handling dyker upp i ditt huvud när du är på väg, skriv ner den.

Det här kan vara en idé, något inspirerande, en handling för när du kommer hem, vad som helst.

Då är allt du behöver göra att schemalägga i tid för att se till att du gör alla dessa anteckningar. Varannan dag räcker det.

Genom att fånga uppgifter på papper snarare än att låta dem byggas upp i din hjärna är du fri att arbeta med det som är viktigt vid den tiden i ett fokuserat tillstånd.

10. Löfte till andra

Om du skulle ge ett löfte till dig själv eller till en vän, vilken tror du att du troligen kommer att hålla?

I de flesta fall kommer det att vara det löfte som görs till kompisen.

Du kan använda detta till din fördel genom att dela ett åtagande du har för att slutföra en uppgift eller ett projekt med en vän.

Berätta för din vän vad du vill uppnå, varför och när. Be dem sedan checka in med dig vid olika tidpunkter tills du sa att du skulle slutföra projektet.

När du arbetar med projektet kommer du att ha det löfte du har gett din vän bakom dig. Det löfte du gav kommer att vara drivkraften för att fokusera och få ut det mesta av tiden du har för att få det projektet slutfört.

Poängen

Alla dessa tips kräver inget mer än lite av din tid varje dag, men den tid du sparar när du använder dessa metoder kommer att vara betydande.

Lägg påminnelser i din dagbok för att hålla dessa tips i åtanke. När du börjar träna dem regelbundet blir de vanor.

De kan användas oberoende men är mycket kraftfullare när de används tillsammans.

Med tiden kommer de omkring dig att fråga hur hittar du tid att uppnå så mycket på en dag!

Fler tidshanteringstips

• 10 praktiska sätt att förbättra dina tidshanteringsfärdigheter
• Hur man kan vara produktiv på jobbet: 9 grundregler
• 50 sätt att öka produktiviteten och uppnå mer på kortare tid

Utvalda fotokrediter: Valentin Antonucci via unsplash.com

Referens