Vi handlar om att göra saker snabbare och bättre här på Lifehack. Och en del av att göra saker snabbare och bättre är att ha ett gediget personligt produktivitetssystem som du använder dagligen.

Detta system kan vara nästan vad som helst som hjälper dig att komma igenom ditt berg av projekt eller uppgifter, och hjälper dig att komma närmare dina mål i livet. Oavsett om det är papper eller pixlar spelar det ingen roll. Men eftersom du läser Lifehack måste jag anta att pixlar och tekniska enheter är en viktig del av ditt arbetsflöde.

Personligt produktivitetssystem definierat

Ett personligt produktivitetssystem (åtminstone den definition som den här artikeln kommer att använda) är en uppsättning arbetsflöden och verktyg som gör det möjligt för en individ att optimalt få sitt arbete gjort.

Arbetsflöden kan vara hur du importerar och hanterar dina foton från din kamera, hur du skriver och skapar blogginlägg, hur du distribuerar kompilerad kod till en server etc.Reklam

Verktyg är saker som planerare, todochefer, kalendrar, utvecklingsmiljöer, applikationer etc.

När automatisering är dålig

Du kanske tänker att ju mer vi automatiserar våra system, desto mer blir vi klara. Detta är mestadels fallet, men det finns en mycket stor gotcha när det gäller automatisering av någonting.

Automation är en dålig sak för ditt personliga produktivitetssystem när du inte i sig förstår processen med något.

Låt oss ta betala dina räkningar till exempel. Det här kan tyckas mycket uppenbart, men om du inte kan hålla dig till en månadsbudget och har problem med att hitta pengar för att göra betalningar i tid, är det helt värdelöst att automatisera din räkningsbetalning varje månad och kan vara farligt för din personliga ekonomi.Reklam

Ett annat exempel är att använda ett produktivitetsverktyg för att berätta vilka uppgifter som är viktiga och vad du ska göra vidare. Om du inte har tagit ett steg tillbaka och tänkt ut hur dina produktivitetssystem ska fungera tillsammans kommer den här typen av automatisering troligen att hindra dig från att göra saker.

Du kan bara automatisera något i ditt personliga produktivitetssystem som har lyckats ett tag. Om du försöker automatisera saker som inte redan hanteras bra kommer du förmodligen att känna dig lite kontrollerad och ha en större känsla av överväldigande.

En annan sak att komma ihåg är att vissa saker alltid ska göras själv, som att svara på viktiga e-postmeddelanden och kommunicera med andra. Att automatisera dessa saker kan visa dina kollegor och kollegor att du inte bryr dig tillräckligt för att kommunicera själv.

När automatisering är bra

Å andra sidan är automatisering en bra sak för ditt personliga produktivitetssystem när du förstår processen med något och sedan automatiskt kan göra stegen. När du vet hur du hanterar något effektivt och förstår steg-för-steg-processen för en del av ditt system är det förmodligen en bra tid att automatisera det.Reklam

Jag har flera arbetsflöden som jag har introducerat det senaste året som tar en del av det tanklösa arbetet från mig så att jag kan vara mer kreativ och inte behöva oroa mig för detaljerna i något.

På min Mac använder jag en kombination av Automator-arbetsflöden, TextExpander-kodavsnitt och nu kortkommandon för tangentbord Maestro för att göra saker som automatiskt touch-up-foton som importeras från min iPhone 4S eller öppna alla appar och webbplatser som behövs för ett veckomöte till framsidan av min skrivbordet genom att skriva några tangenter. När du väl har öppnat dig för att automatisera några av dina processer börjar du se andra delar av ditt system som kan dra nytta av automatisering.

Ännu en gång; inget av detta fungerar om du inte förstår dina processer och vet vilka verktyg du kan använda för att få dem gjort automatiskt.

De tre stegen för att avgöra om något är mogen för automatisering

Om ditt arbetsflöde klarar dessa tre steg, automatisera sedan bort, baby:Reklam

1. Du kan göra denna process i sömnen och det kräver inte din fulla, om någon form av uppmärksamhet. Det kan (och har hanterats) i någon form innan det automatiseras.
2. Processen är tidskrävande.
3. Processen kräver inte mänsklig finess (dvs. att kommunicera och svara på något personligen)

Att automatisera dina personliga produktivitetssystem kan vara bra för dig i det långa loppet om du är försiktig och medveten om vad du gör. Du måste först förstå de processer som du försöker automatisera innan du automatiserar dem. Fäst dig inte i att tänka att allt och allt ska automatiseras i ditt liv, för det borde förmodligen inte.

Välj och välj dessa processer klokt så hittar du de som tar mest av din tid att vara de bästa att automatisera. Vad har du automatiserat i ditt personliga produktivitetssystem?

Utvalda fotokrediter: Bram Naus via unsplash.com