Det är säkert att säga att varje företag där ute vill driva sina kontor så effektivt som möjligt. Det vill säga, idén är att erbjuda flest och bästa produkter och tjänster till lägsta kostnad. Ett misstag som vanligtvis görs av administratörer är att förväxla kvalitet med kvantitet.

Oavsett om du har ställts inför uppgiften att förbättra ett företags övergripande effektivitet eller om du bara vill se var du kan förbättra kommer följande tips säkert att hjälpa. Här är flera sätt att effektivisera företagets effektivitet samtidigt som kvaliteten förbättras.

1. Främja en kultur av öppen kommunikation

Om ditt företag har infört en policy för öppen dörr är du redan pekad i rätt riktning. Det här är en bra start, men tänk på att ta det ett steg längre. Alltför ofta blir policyerna för öppna dörrar ihåliga, sällan använda poster i anställdens handböcker. Dessa skummas vanligtvis i bästa fall den första dagen på jobbet. Skapa en kultur av äkta öppen kommunikation, och produktiviteten kommer att förbättras till följd av en mer positiv kontorsmoral.

Uppmuntra kommunikation, samarbete och feedback mellan avdelningar, samt mellan ledning och personal. Detta kommer att ge liv åt idéflödet, vilket resulterar i ett mer produktivt team totalt sett.Reklam

2. Implementera smarta mobila enheter

Smartphones, surfplattor och andra smarta enheter är ett exceptionellt effektivt steg mot att öka produktiviteten. Förse säljpersonal med smartphones som hjälper dem att hålla kontakten med kontoret via telefon och e-post medan de är ute på säljsamtal. Tabletter ger dem möjlighet att skapa och ändra presentationer när du är på språng, och det finns otaliga appar tillgängliga på båda dessa enheter som är utformade för att förbättra produktiviteten genom att kombinera och prioritera uppgifter.

När du implementerar en smarta mobila enhetshanteringssystem , kommer du att sätta ditt företag på snabb väg mot mer effektiva procedurer. Detta kommer (i sin tur) att ge en bättre kvalitetsupplevelse för både kunder och anställda, vilket resulterar i en starkare resultat.

3. Omfatta feedback

Dina anställda har åsikter. Uppmuntra hela företaget att ta emot feedback, både positivt och negativt, genom att skapa ett utlopp för det. Det är en bra idé att utse ett allmänt nav i byggnaden för personal som ska kommunicera och komma med förslag om företaget. Många väljer att göra detta via en specifik webbplats centrerad kring personalfrågor och fungerar som en one-stop-shop för arbetsrelaterade frågor och uppdateringar.

För nystartade företag och småföretag är en mer personlig och prisvärd strategi att hålla veckomässiga eller månatliga möten för att dela idéer. Du kan också använda en anslagstavla i en central del av kontoret som en plats för att dela idéer.Reklam

4. Få en teknikuppdatering

Ta en titt runt ditt huvudkontorsutrymme. Skriv dina anställda på 10-åriga bildskärmar anslutna till föråldrade datorer? Det kommer utan tvekan att verka som en stor kostnad vid första anblicken, men att regelbundet uppdatera anställdas datorer och programvara är ett absolut måste. Med tanke på den mest grundläggande produktivitetsfaktorn är hastighet, att utrusta kontorsdatorer med den mest effektivt drivna programvaran och hårdvaran bör vara det första du förbättrar.

Du kanske kan klara dig med en enkel uppgradering av hårddisken eller RAM-boost, men dessa datorer behöver regelbundet underhåll och lite djupare uppmärksamhet några år. Om det har gått mer än sex är det dags att uppgradera systemet helt.

5. Se Ergonomiska standarder

Har du analyserat anställdas arbetsytor för ergonomiska standarder? Det kommer säkert att ligga i ditt bästa intresse att förstärka ergonomiska standarder och att utbilda personalen om grunderna . Ta med en professionell och håll ett seminarium för att fylla i dem om standarder. Om det inte finns i budgeten kan du lära dig om nyckelpunkterna och se till att ditt företags livsnerv tas om hand i den här aspekten.Reklam

Förse personalen med kontorsutrustning som uppfyller dessa standarder, t.ex. stolar, fotstöd och tangentbord. Se inte på detta som en kostnad; snarare är det en investering som sannolikt kommer att ge lönsam avkastning genom förbättrad anställdas produktivitet och sänkta arbetstagares ersättningskrav.

6. Effektivisera sociala medier marknadsföringsinsatser

Sociala medier visar sig vara ett av de mest livskraftiga marknadsföringsverktygen som finns idag. Det är säkert ett hett ämne och ett som inte ska ignoreras. Att använda dessa plattformar för att marknadsföra ditt företag är oerhört viktigt, men borde verkligen inte vara ett stort problem. Några timmar utspridda varje vecka borde vara tillräckligt för att tillräckligt hålla sociala mediekonton för det genomsnittliga företaget.

Gör dig själv en tjänst och uppmana din sociala mediekoordinator att använda effektivisera appar som HootSuite, Sprout Social och MarketMeSuite. Dessa program kombinerar sociala nätverkskonton på en praktisk instrumentpanel, vilket gör det lättare att kontrollera och skicka till var och en i rätt tid.

7. Analysera anställdsprocesser

Ta en undersökning av dina nuvarande anställda för att mäta deras totala effektivitet. Låt direktledare spendera en timme eller så med varje avdelning för att avgöra hur varje team hanterar enskilda uppgifter. Möt sedan med dessa handledare för att jämföra anteckningar och diskutera om det finns ett snabbare och mer effektivt sätt att göra saker.Reklam

Denna aktivitet kommer att förbättras kraftigt av de ökade kommunikationsmetoder som nämnts tidigare. När alla samarbetar så här blir mer arbete gjort. Som en extra bonus finns det en större känsla av ägarskap när anställda kan delta i modifieringsprocedurer.

8. Ställ uppnåbara mål

När alla dessa justeringar och ändringar har gjorts är det dags att sätta upp några realistiska mål. Ställ in övergripande, breda mål för hela företaget och arbeta sedan med avdelningschefer för att bestämma vilka mål som ska ställas för varje avdelning och slutligen för varje anställd.

Att sätta realistiska, påtagliga mål på detta sätt kommer att ge välbehövlig motivation. För att få hela processen att cirkulera, när dessa mål har uppnåtts, planera en företagsövergripande aktivitet som en potluck, där alla kan koppla av och njuta av varandras sällskap medan du firar deras framgång.

Uppgiften att förbättra ett företags effektivitet kan verkligen vara en skrämmande uppgift. Låt dig inte skrämmas av den enorma situationen. Tänk snarare på det här som en chans att göra ditt företag till ett som någon skulle vilja arbeta för och göra det mer effektivt samtidigt.