Hur bra klarar du din tid? Om du är som många av oss kan ditt svar vara Inte så bra. Du kan ofta känna att det inte finns tillräckligt med tid på en dag. Du kanske till och med tycker att du ständigt måste arbeta sent på timmar för att nå dina deadlines. Du kanske till och med känner dig för upptagen för att du saknar måltider och sover . Allt detta är klassiska tecken på att du kanske inte hanterar din tid effektivt.

Benjamin Franklin sa en gång att tiden är pengar. Precis som pengar måste tiden hanteras ordentligt. Om du hanterar tiden ordentligt hittar du rätt balans mellan ditt arbete, fritid och vilotid. Du åstadkommer effektivt de saker som betyder mest i ditt liv. Dessutom minskar du din stressnivå och känner dig mycket lyckligare. Här är det för att hjälpa dig att hantera tiden mer effektivt tio beprövade tidshanteringsfärdigheter du borde lära dig idag.

1. Ställ in mål

Mål ger dig en vision, fokus och destination att arbeta mot. De hjälper dig att ha en tydlig uppfattning om vart du vill åka och hur du bäst hanterar din tid och resurser för att komma dit. Genom att sätta mål kan du identifiera vad som är värt att spendera din tid på och vad som är en distraktion att undvika.

Börja med att fråga dig själv var du vill vara på sex månader. Du kan gå längre och se var du vill vara nästa år eller till och med ett decennium. Sätt upp personliga och professionella mål som är realistiska och uppnåbara. Detta är ett avgörande steg mot att se till att du klarar din tid bättre.Reklam

2. Prioritera

Prioritering kan inte betonas för mycket när det gäller effektiv tidshantering. Det kan vara svårt att veta vilka uppgifter man ska ta itu med först, särskilt när en flod av uppgifter verkar angelägna. Det är dock relativt enkelt att prioritera aktiviteter om du redan har tydliga mål. Ställ dig själv tre grundläggande frågor för att veta vilka uppgifter som bör prioriteras först:

• Varför gör jag den här uppgiften eller aktiviteten?
• Hur hjälper den här uppgiften mig att uppnå mina mål?
• I vilken utsträckning hjälper den här uppgiften mig att nå mina mål?

Gör de viktigaste sakerna först.

3. Håll en uppgiftslista

En uppgiftslista (eller att göra lista ) är ett påminnelsessystem som berättar när du behöver göra vad. Att hålla en att göra-lista hjälper dig att vara organiserad och hålla koll på saker och ting. Det hjälper till att dela upp saker i små, hanterbara uppgifter eller steg så att du aldrig glömmer att göra de viktiga sakerna. Försök inte komma ihåg allt du behöver göra i ditt huvud. I de flesta fall fungerar det inte att försöka komma ihåg allt. Håll istället en att göra-lista. En enkel dag-, vecko- eller månadsplanerare på en anteckningsblock eller dagbok kan göra.

Skriv ner de saker du behöver göra, inklusive möten, möten och tidsfrister. Prioritera objekt på din lista genom att lista objekt i viktordning från högprioritet till lågprioritetsobjekt eller markera brådskande eller viktiga uppgifter på din lista med en asterisk. Korsa slutförda uppgifter så ofta som du lägger till nya uppgifter i din uppgiftslista så att du fortsätter. Reklam

4. Schemalägg uppgifter

Ett schema försvarar från kaos och infall, säger författaren Annie Dillard. Om du är en morgonmänniska och tycker att du är mest kreativ och produktiv tidigt på morgonen, kan du planera högvärdiga uppgifter på morgonen vid din högsta kreativa / produktiva tid. Om din kreativitet och energi tar fart när solen går ner, schemalägg högt prioriterade uppgifter då. Din avbrottstid kan planeras för mindre viktiga uppgifter som att kontrollera e-post eller återvända telefonsamtal.

Förstå din rytm för topp- och döda tider och schemalägg uppgifter på lämpligt sätt för att få ut det mesta av topptiderna. Kom ihåg att du inte hittar tid för viktiga saker; du tar dig tid till viktiga saker bäst genom att schemalägga.

5. Fokusera på en uppgift i taget

Du får mer gjort på minsta möjliga tid när du växlar mellan att prata i din mobiltelefon, surfa på internet och skriva ner anteckningar, eller hur? Fel! Enligt en studie publicerad av American Psychological Association, tillbringar du faktiskt mellan 20 och 40 procent mer tid när du multitaskar. Förutom att du kostar tid och effektivitet , multitasking kan också minska kvaliteten på ditt arbete.

Glöm multitasking. Du kommer inte utöver din arbetsbelastning genom multitasking. Fokusera mer på att slutföra en uppgift i taget. Att slutföra uppgifter i följd en i taget leder till bättre tidsanvändning, säger studieforskarna. Att byta från en uppgift till en annan lämpar sig vanligtvis inte för god användning av tiden.Reklam

6. Minimera distraktioner

Oavsett om det handlar om e-postmeddelanden från klienter, telefonsamtal från vänner eller chattar med potentiella kunder medan du arbetar, är distraktioner ett hinder för effektiv tidsanvändning. Distraktioner bryter din koncentration, sänker din produktivitet och hindrar dig ofta från att slutföra viktiga uppgifter i tid. De kan också orsaka stress.

Identifiera vad som distraherar dig från att utföra kärnuppgifter och sätt stopp för det. Döda den TV: n och stäng av din internetanslutning och chatt. Sätt upp ett Stör ej eller liknande skylt vid ingången till ditt dedikerade arbetsutrymme för att förhindra avbrott. Gör bara vad som krävs för att minimera distraktioner. Detta säkerställer att du tar kontroll över dina dagar och maximerar din produktivitet.

7. Övervinna förhalning

Edward Young, den engelska poeten bäst ihågkommen för Natt tankar , sa en gång förhalning är tidens tjuv. Lägg inte upp uppgifter som du bör fokusera på just nu och låt förhalning stjäla din tid. Påminn dig själv om att den bästa tiden att göra någonting vanligtvis är NU. Skjut dig själv lite hårdare för att slå förhalning och få vad som behöver göras.

En effektiv strategi för att slå förhalning är att säga till dig själv att du bara kommer att påbörja ett projekt i några minuter, säg tio minuter. När du har startat projektet börjar dina kreativa juicer flyta. Du kommer då att upptäcka att du vill fortsätta med uppgiften och möjligen ta den till slutet. Tricket för att slå förhalning kan vara så enkelt som att lägga lite tid på att börja. Bara det!Reklam

8. Ta pauser

Om du inte är Superman kan du inte fortsätta arbeta långa timmar utan att bränna ut och offra på kvalitet. Hur frestande det än kan vara att arbeta till en deadline i 8-10 timmar i rad, ta pauser mellan jobbet. På så sätt ger du din hjärna värdefull tid att vila och ladda. Att ta pauser från jobbet är inte slöseri med tid. Det är smart tidshantering. Du producerar högkvalitativt arbete när du är väl utvilad.

Kläm korta pauser mellan arbetet för stillestånd. Ta helst fem minuters paus varje timme eller två för att vila och tänka kreativt. Du kan ställa in ett larm för att påminna dig när din paus beror på. Sluta arbeta och sitt bara och meditera vid ditt skrivbord eller gå ut på en kopp kaffe eller en kort promenad. Glöm inte att ge dig själv god tid till lunch också. Du kan inte arbeta optimalt på fastande mage.

9. Säg nej

En färdighet som många högpresterande som president Obama, Bill Gates och Richard Branson har bemästrat är mild konst att säga nej till saker som inte är prioriterade. Att säga nej till saker som inte är prioriterade låter dig fokusera på de saker som är riktigt viktiga. Du har bara exakt 24 timmar om dagen för att göra de saker som betyder något. Om du inte lär dig att säga nej till saker som inte är viktiga, kommer andra människors prioriteringar att föregå dina egna och du kommer att bli full av alltför många projekt och åtaganden.

Säg nej vänligt till allt som inte stöder dina värderingar eller hjälper dig att uppnå dina mål. Du har rätt att säga oavsett vem du pratar med. När du blir bättre på att säga nej lägger du dig tid att använda och försvarar dig mot rusat arbete, dålig prestanda och överbelastning.Reklam

10. Delegera uppgifter

Det gamla ordspråket av1600-taletförfattaren John Donne att ingen är en ö gäller fortfarande idag. Du kan inte hantera allt på egen hand. Ibland är det klokt att låta andra människor hjälpa dig med uppgifter, särskilt när du är överbelastad. Du sparar tid, minskar stress och åstadkommer mycket mer när du tilldelar uppgifter till rätt personer.

Avstå dingrepp omratten och bevilja myndighet med ansvar för kvalificerade personer. Att delegera är inte dumpning. Ge uppgifter med konsekvenser. På så sätt främjar du ansvarsskyldighet och ser till att mål och tidsfrister nås.