HUR MAN SKAPAR EN ATT GÖRA-LISTA SOM ÖKAR DIN PRODUKTIVITET

Klockan är 06:00 och du har precis vaknat. Efter duschen är det dags att äta frukost, få nyheter genom att läsa morgontidningen och sedan börja ditt arbete. Du känner dig avslappnad och glad. Du har mycket höga förväntningar på dagen och du vill vara så produktiv med din att göra-lista som möjligt.

Snabbspola fram till 14:00 samma dag. Du jobbar bråttom och du hade knappt en chans att ta en lunchpaus. Du börjar känna dig lite stressad och trött på grund av det hektiska schemat. Dessutom verkar det som att du måste gå tillbaka till vissa uppgifter och fixa dem eftersom du inte hade tid att fokusera på dem ordentligt.

Du önskar att du skulle hitta en återställningsknapp så att du kan börja dagen överallt med en annan strategi.

Vad du förmodligen upplevde var detta: du planerade din dag kvällen innan, och du kände att du var på toppen av dina uppgifter. Men saker började gå fel när du fortsatte att lägga till uppgifter i din lista och slutligen var din uppgiftslista många mil lång. Din att göra-lista innehöll också uppgifter som det var ganska omöjligt att göra på en dag.

Den andra punkten som bidrog till din hektiska och stressiga dag var att inte förstå hur mycket tid det tar att slutföra en viss uppgift och när du ska utföra uppgiften. Om du hade den här informationen hade det varit lättare att räkna ut rätt tidpunkt för utförandet av uppgiften.

Slutligen fanns det verkligen ingen flexibilitet i dina planer. Du glömde att lägga till en buffert mellan uppgifterna och förstå att vissa uppgifter är mycket större än vad de verkar utanför.

Men du vet vad - bara dessa skäl var inte den främsta anledningen till din stress och upptagenhet. Fortsätt läsa för att ta reda på vad det var.

Innehållsförteckning

Vad människor får fel om en att göra-lista
Komponenter i en bra att göra-lista
Hur man skapar en att göra-lista som ökar din produktivitet
Poängen
Fler produktivitetstips

Vad människor får fel om en att göra-lista

Vet du verkligen vad du ska göra?

Hur mycket tid använde du egentligen på att planera din dag - var det bara fem minuter medan TV-apparaten distraherade dig?

Om så är fallet, var detta förmodligen den största anledningen till att din dag blev så stressande.Reklam

När du planerar dina dagar bör du verkligen förstå de uppgifter du ska göra och vad som krävs för att utföra dem. Detta är nödvändigt, särskilt med viktiga uppgifter, eftersom du kan göra framsteg med de uppgifter som betyder mest.

Bristen på tid som spenderas på planering kommer också att visas som alltför många stora uppgifter fyllda i din dagliga lista. Om du inte har delat upp uppgifterna i mindre bitar är det troligt att du inte kommer att få dem gjort under dagen. Detta i sin tur gör att du slår dig själv för att inte slutföra din uppgiftslista.

Slutligen, behandla inte att skapa en uppgiftslista som en sekundär sak som du försöker göra så snabbt som möjligt. Faktum är att när du ägnar mer uppmärksamhet åt nästa dags uppgiftslista desto mer sannolikt kommer listan att vara realistisk och mindre stressande för dig.

Komponenter i en bra att göra-lista

När jag pratar om en bra uppgiftslista anser jag att dessa egenskaper är en del av den:

Balanserad

Uppgiftslistan innehåller både viktiga och mindre viktiga uppgifter. Låt oss inse det: även om vi alla vill arbeta med bara viktiga uppgifter (t.ex. målrelaterade), måste vi också ta hand om de mindre viktiga uppgifterna (som att springa ärenden, ta hand om ditt hushåll eller andra vardagliga saker ).

Tillräcklig flexibilitet

Vad händer när du har planerat en uppgift, men du kan inte ta hand om den? Har du en plan B på plats? Om inte, försök att räkna ut den alternativa åtgärden du kan vidta i dessa scenarier.

Dags för övergångar

Förstå att övergångstider också äter din tid. Se till att den här tiden också ingår i dina planer när du planerar din uppgiftslista. Om du lägger till lite extra buffert mellan uppgifterna blir din lista mer flexibel och realistisk.

Inte för många uppgifter för en dag

Det är svårt att ge dig en exakt siffra på hur många uppgifter du ska ha på din dagliga lista. Det beror på din situation, men jag är villig att säga att allt mellan 5-10 uppgifter ska räcka för en dag.

Förstå att vissa uppgifter är mycket snabba, så det är lättare att inkludera fler och organisera dina uppgifter vissa dagar. Se bara till att det också finns viktiga uppgifter på listan så att du kan gå vidare med dina större projekt.

Skydd av skydd

Bygg ett skydd mot din uppgiftslista så att så få uppgifter som möjligt kan hamna i din lista och att antalet objekt på listan inte kommer att öka under dagen.Reklam

I det första fallet, försök att eliminera källorna för dina uppgifter. Detta görs genom att minska dina åtaganden och begränsa de projekt du har. Faktum är att ju fler åtaganden (eller projekt) du har desto mer sannolikt kommer de att hamna som uppgifter för din dagliga lista.

I det andra fallet gör du din lista sluten. Jag lärde mig detta koncept genom att läsa Gör det imorgon och andra hemligheter från tidshantering av Mark Forster. För att skapa en sluten uppgiftslista är allt du behöver göra att rita en linje under den sista uppgiften i listan.

När du har gjort detta får du inte lägga till några nya uppgifter i din lista under dagen. Detta säkerställer att antalet uppgifter faktiskt minskar när dagen går.

Hur man skapar en att göra-lista som ökar din produktivitet

Att skapa en lista som du faktiskt kan åstadkomma nästa dag , gör följande:

1. Eliminera onödiga uppgifter

Gå igenom dina åtaganden och bestäm om du verkligen behöver var och en.

Till exempel var jag aktiv medlem i vår lokala datorklubb i min hemstad, men då insåg jag att jag inte längre hade tillräckligt med tid för den aktiviteten. Även om jag fortfarande är medlem i klubben deltar jag inte längre i dess aktiviteter. Detta har eliminerat uppgifterna i samband med detta åtagande.

2. Ta dig tid att planera listan

Skynda dig inte med att skapa din uppgiftslista - spendera lite tid på planeringsfasen. Om det behövs, isolera dig för planeringsdelen genom att gå till ett separat rum i ditt hem (eller till och med gå ut). På det här sättet kan du faktiskt tänka igenom uppgifterna innan du lägger dem på din att göra-lista.

Försök att spendera minst 15 minuter med din lista när du planerar den.

3. Flytta viktiga uppgifter till början

När du planerar din dag, se till att de viktiga uppgifterna finns i början av din lista. Detta säkerställer att du får dessa uppgifter gjort så snabbt som möjligt.

Som bloggare ser jag till exempel till att jag har innehållsskapande uppgifter i början av min lista. Så snart jag vaknar attackerar jag omedelbart dessa uppgifter och de blir klara innan jag går till jobbet.Reklam

4. Spåra återkommande uppgifter

Du kanske har återkommande uppgifter på din lista, men vet du hur mycket tid det tar att utföra?

Om du inte gör det, se till att du spårar lite tid för att räkna ut det. Detta hjälper dig att planera din dag bättre, eftersom du vet hur mycket tid en uppgift tar och om det finns en viss tidslucka i ditt schema när uppgiften kan utföras.

5. Gruppera liknande uppgifter

Titta på din lista och ta reda på om det finns liknande uppgifter som du kan batchbearbeta. På så sätt kan du få vissa uppgifter från din lista snabbare och enklare.

6. Definiera uppgifterna mer detaljerat

Ta inte bara med en uppgift som att bygga en webbplats på din lista; se till att du har delat uppgiften i mindre bitar. Ju mindre uppgifterna är, desto lättare är det att utföra dem före förfallodagen.

7. Gör lite förberedelser i förväg

Se till att du förbereder dig för vissa uppgifter i förväg.

Till exempel skriver jag konturerna för mina gästinlägg på söndagar så att det är lättare (och snabbare) för mig att börja skriva de faktiska inläggen när jag vaknar. Med lite förberedelsearbete påskyndar jag saker och ser till att uppgifterna blir klara när rätt dag kommer.

8. Automatisera underhållet

Naturligtvis kan du använda en penna- och papperstillvägagångssätt för din personliga att göra-lista, men försök också dra nytta av tekniken. Försök faktiskt hitta ett verktyg som tar hand om underhållet av din uppgiftslista åt dig. Mitt föredragna verktyg är Nozbe , men det är andra uppgiftshanteringsappar att du också kan försöka.

9. Känn dina uppgiftstyper och ditt schema

Slutligen, när du planerar din dag, ställ dig själv följande frågor:

Vad har jag mer på mitt schema?

Denna fråga hänvisar till ditt personliga schema. Till exempel, om du reser, se till att din lista återspeglar detta faktum. Försök inte att överdriva din lista med för många uppgifter, eftersom det är mer troligt att du bara får en bråkdel av dem gjort.

Är uppgiften en portvakt?

Den här frågan ställer om uppgiften blockerar andra uppgifter som måste utföras.Reklam

Ibland har vi kanske en uppgift som måste tas om hand först. När du har gjort det kan du först ta hand om följande uppgifter.

När du fokuserar på att skapa din uppgiftslista på ett fokuserat sätt kan du enkelt upptäcka portvakterna.

Har jag isberg på min lista?

Den här frågan ställer om din uppgift faktiskt är mycket större än vad den verkar. Ibland när du börjar arbeta med en uppgift kommer du snart att inse att den är mycket större än vad du ursprungligen trodde (jämför dem med isbergen, där bara toppen av isberget ligger över vattnet, men majoriteten av isen är under) .

Återigen, när du fokuserar tillräckligt på din uppgiftslista under skapelsefasen, är det lättare att upptäcka dessa isberg och dela upp uppgifterna i mindre, mer hanterbara bitar.

Är uppgiften distraktionssäker?

Inte alla uppgifter skapas lika: vissa tolererar mer distraktion, medan andra kräver din fulla uppmärksamhet.

Till exempel kan jag kontrollera min Twitter-ström eller göra enkelt bloggunderhåll även när jag är i familjen. Dessa uppgifter är distraktionssäkra, och jag kan ta hand om dem, även om jag inte har min fulla uppmärksamhet på dem.

Poängen

Om du fortfarande har svårt att uppnå dina dagliga uppgifter på din att göra-lista, se till att du analyserar orsakerna till att detta hände. Om något, slå inte dig själv för att inte slutföra din uppgiftslista.

Ingen är perfekt, och vi kan lära oss av våra misstag.

Det krävs lite övning för att skapa en bra uppgiftslista. När du väl lär dig att sätta ihop alla bitar kommer sakerna att se mycket bättre ut och du blir mer produktiv totalt sett.