Att ge tydliga förståliga instruktioner är en av de saker som låter lätt att göra men i verkligheten kan det faktiskt vara mer komplext, särskilt i en kontorsmiljö eller inom ett företag. Blandade meddelanden, antaganden och flera alternativ innebär att det mottagna meddelandet kan skilja sig från vad vi egentligen menade.

Tidigare i år bestämde jag mig för att få hjälp av en VA, (virtuell assistent), från elance.com. Jag hade aldrig använt en virtuell assistent förut och det lärde mig snabbt vikten av att ge en tydlig, definierad riktning om du förväntar dig att dina instruktioner ska förstås och ageras på det sätt du vill! Detta är särskilt viktigt när du inte är ansikte mot ansikte för att leverera instruktionerna, som när anvisningar ges via e-post eller skrivs är det svårt att mäta tonen och du kan inte fysiskt påpeka saker!

Dessutom var min VA baserad i Malaysia där engelska inte var hans första språk, vilket var ännu viktigare att ge tydliga instruktioner!

Från mina erfarenheter vill jag dela med mig av mina sju bästa tips om hur du ger instruktioner som är tydliga och får jobbet gjort som du vill!Reklam

1. Antag inte att de vet vad du menar

Du vet vad de säger, det antagandet är mor till alla misstag! Var inte den dåren som antar att folk vet vad du menar. Medan de flesta på ditt kontor eller företag kommer att vara intuitiva och påslagen är de inte läsare. En nödvändighet när man levererar tydliga instruktioner är att inte anta att mottagaren vet vad du menar, och detta kan vara för allt från branschförkortningar till vem de ska kontakta i olika avdelningar eller organisationer. Det tar bara några sekunder mer att förklara detaljerna.

Till exempel hade jag instruerat min VA att använda tweetdeck (en app som schemalägger förskrivna tweets), men bara för att jag hade hört talas om tweetdeck betyder det inte att de har det och jag hade fel att anta att de hade.

2. Var tydlig och specifik

Alla älskar en våffla (droppar i lönnsirap tack) men ingen gillar våffla i konversationen och särskilt inte i ett e-postmeddelande eller när det är en uppsättning instruktioner. Medan du inte vill vandra på i din uppsättning instruktioner (det skulle vara slöseri med din tid och för att vara ärlig stängde de av efter ett tag), du vill se till att dina instruktioner är tydliga, specifika och koncis. Personligen föredrar jag inte att smörja upp det och vill hellre bli rakt på vad som behöver åtgärdas eller levereras, snarare än att göra instruktionerna för blommiga, vilket bara kommer att förvirra.

Till exempel ska du inte bara instruera att skicka ett urval av genomgångarna till några viktiga intressenter, utan istället ange hur många intressenter och vem och vilka genomgångar! Jag tycker ofta att det hjälper till att kula eftersom det minskar frestelsen att våffla på och det hjälper dina instruktioner och handlingar att vara mer fokuserade.Reklam

3. Ge tidsramar

Förväxla inte saker genom att inte vara specifika med dina tidsramar och tidsfrister. Vad du tänker på så snart kan vara mycket skiljer sig från dina kollegor. Om du tänker snart är de närmaste timmarna, men din personal som du har instruerat anser att det är om några dagar, kommer denna kommunikation att få allvarliga konsekvenser i alla företag eller projekt!

4. Ge exempel

Se till att du ger exempel när det är möjligt. Detta kommer att vara särskilt fördelaktigt om de är nya i rollen eller om de inte har utfört uppgiften tidigare. Detta hjälper dig att skapa tydlighet i instruktionerna och hjälpa till att skapa en tydligare bild av vad det är du menar och vill ha.

Till exempel, om du ber dem att utforma en kundnöjdhetsundersökning för din nya produkt, kanske du vill skicka dem exempel på andra undersökningar som tidigare använts för att ge dem lite av en idé.

5. Ge alternativ

När du levererar dina instruktioner är det värt att överväga att ge några alternativ för det fall att ditt föredragna instruktionsalternativ inte är genomförbart eller tillgängligt.Reklam

Det kan till exempel vara att jag vill att du ska sätta upp ett möte den 20 denna månad i två timmar med finansdirektören. Om de inte är tillgängliga den 20: e kommer eftermiddagen den 26 att bli bra, eller så kan vi träffa kommersiell analytiker istället.

Genom att ge alternativ ger du din personal möjlighet att göra jobbet med minimalt krångel och ständig incheckning med dig själv. Det fina med att uppmana någon annan att göra något är att du inte behöver göra det, vilket sparar tid. Genom att ställa in alternativ behöver de inte fortsätta att komma tillbaka till dig, det kommer trots allt inte att spara tid om du måste fortsätta svara på frågor.

6. Sätt gränser

Personligen är jag inte en för mikrohantering och på grund av detta är jag inte en för människor som fortsätter att checka in med mig om de ska göra något eller inte. När en uppgift har ställts in ska instruktionerna vara tillräckligt tydliga för att ytterligare bekräftelse och förtydligande inte behövs (men att säga detta är det uppenbarligen bäst att söka förtydligande om du är osäker!) Om detta stämmer med dig måste du se till att dina instruktioner är tydliga så att de är säkra på vad de gör och inte känner behov av att ständigt komma tillbaka med frågor. Som med tips 5 är det mycket viktigt att sätta gränser, speciellt om du inte kan tänka på alternativ då kan gränserna fungera.

Du kan till exempel instruera att gå till leverantören och beställa 100 enheter. Om den vanliga leverantören är slut i lager är det bra att använda en ny leverantör så länge de inte är mer än 10% dyrare och kan leverera inom 3 arbetsdagar. Här har du inte varit specifik med dina alternativ men tillräckligt tydliga på gränserna för att de ska kunna ringa.Reklam

7. Få förtydligande

Innan du släpper din personal på grundval av din instruktion, skulle det inte skada att söka förtydligande från dem för att säkerställa att de förstår vad uppgiften är och vad som förväntas. Du kan helt enkelt ställa i slutet om det finns några frågor men problemet med det är att det är alltför lätt att bara säga nej. Antingen tror de att de förstår eller så kan de till och med vara för blyga att fråga! Be dem kanske att sammanfatta vad som krävs eller vilka prioriteringar / mål som är så att du kan se till att det du har sagt är det som har hörts!

Utvalda fotokrediter: picjumbo via picjumbo.com