Vi använder alla e-post, men ibland använder vi det för mycket eller använder det felaktigt. För att få ut mesta möjliga av e-post måste vi använda det noggrant och klokt. Det här är tio tips för att få ut mesta möjliga av e-postmeddelanden.

1. Använd olika e-postkonton för olika ändamål.

Det är bra att ha separata e-postkonton för separata ändamål. Du kan till exempel ha en för företag och en för sociala aktiviteter. Det betyder att du kan kontrollera det personliga e-postmeddelandet på kvällen utan att behöva tänka / oroa dig för affärer. Om du ser ett viktigt meddelande från din chef kan det förstöra din helg eller kväll. I slutet av dagen vill du kunna komma bort från jobbet. Låt inte e-post göra dig till slav på jobbet. Vissa människor tycker att det är obekvämt att kontrollera två olika e-postkonton. Men det relativa besväret uppvägs lätt av fördelarna.

2. E-post är inte alltid den bästa kontaktformen.

Om du har en väldigt viktig fråga eller är upprörd över någon är e-post ofta inte det bästa svaret. Prata vid behov direkt med personen snarare än via ett e-postmeddelande.Reklam

3. Säg inte något du inte skulle säga personligen.

Detta råd har verkligen givits tidigare. Men det är alltid värt att påminna oss om vikten av att vara artig och undvika onödig oförskämdhet. Vi kommer ångra det senare. E-post gör det lättare att använda hårda ord eftersom det är opersonligt. Vi måste vara mycket försiktiga.

4. Använd en bra titel

Många ignorerar titeln på ett e-postmeddelande. Om ämnesändringarna inte fortsätter att använda ett gammalt re: irrelevant titel En bra titel ökar chansen att människor faktiskt kommer att läsa din e-post, snarare än att bara lämna den för senare. En dålig titel kan till och med raderas som skräppost.Reklam

5. Ignorera inte grunderna i engelska.

Bara för att det är ett e-postmeddelande betyder det inte att vi måste skriva som en 5-åring eller använda sms-språk. Detta indikerar latskap och brist på vård. Om du inte har tid att svara ordentligt, vänta tills du gör det. Håll e-postmeddelanden korta, men ignorera inte den grundläggande användningen av grammatik och stavning.

6. Håll det kort

E-postmeddelanden kan vara korta och tillämpliga. Om meddelandet måste vara långt, se till att det delas upp i olika avsnitt som är lätta att läsa. Men i allmänhet bör du sträva efter att hålla den mindre än 5 meningar. Detta är bra för både författaren och läsaren.

7. Bekräfta viktiga e-postmeddelanden. Reklam

Om någon skickar viktiga dokument, filer eller meddelanden, se till att du åtminstone bekräftar deras mottagande. Annars kan de vara osäkra på att de har fått dem. Det behöver inte vara långt; det kan vara ganska kort.

8. Skapa ett standardsvar

Om du hittar dig själv att skicka liknande svar till många, skriv ett utkast till meddelande och spara det i din utkastmapp (eller skriv det i ord). Du kan använda detta standardsvar för att skicka e-post till många människor. Glöm inte att anpassa det genom att lägga till deras namn.

9. Var försiktig med att svara på alla.

Om du är ny i e-postmeddelandet, se till att du känner till skillnaden mellan att svara på en person och svara på alla i det första meddelandet. Det räcker att säga att du kommer att skicka många e-postmeddelanden som du inte vill att ska ses av alla. Det kan vara extremt pinsamt att skicka ett personligt meddelande för alla att se - det händer faktiskt. Om du har nya arbetstagare, se till att de är medvetna om denna skillnad. Det kommer att spara många potentiella problem.Reklam

10. Skriv din signatur.

Att ha en signatur ser professionell ut och sparar att skriva samma information varje e-post. Kom ihåg att folk kanske vill kontakta dig via fler metoder än e-post. Så se till att du har ett telefonnummer och en adress. Lägg till eventuella kvalifikationer och webbplatser som du har om det är relevant. Detta ger människor en chans att ta reda på mer om dig.

Tejvan uppdaterar olika bloggar inklusive Net Writing en blogg om bloggning och ökad produktivitet. Detta inkluderar artiklar som hur man uppnår mer genom att göra mindre . Foto av Tejvan .