Även efter tillkomsten av sociala medier och förbättringar av textmeddelanden är e-post fortfarande det kommunikationssätt som fortsätter att råda inom det professionella området. Möjligheten att ge vägledning, släcka bränder och mer utan att vara ansikte mot ansikte har gjort det möjligt för många företag att använda e-post som ett produktivitetsverktyg. Det finns dock tillfällen när professionalism går ut genom fönstret och etikettregler glöms bort. Idag tar vi en titt på 27 tips för e-etikett för affärspersonal.

1. Hälsningar och utsändningar

Jag startar aldrig ett mejl med innehållet. Ett e-postmeddelande börjar alltid med en ljudintroduktion eller med mottagarens namn. Detta kommer i början att låta dem veta vem de pratar med. När du börjar erkänna dem med namn (t.ex. Hello, John Doe), kommer du att meddela dem vem du tänker prata med. När du är klar med ett e-postmeddelande, avsluta alltid med att säga Tack eller Skål för att träna god etikett och respekt.

2. Vet när du ska ringa

Inte all kommunikation måste ske via e-post. När konversationen börjar nämna detaljer kan det vara klokt att boka ett telefonsamtal - detta kan förhindra missförstånd och till och med påskynda din korrespondens. Det är också respektfullt att ta telefonen när ett möte, planerat via e-post, avbryts.

3. Tänk på din skiljetecken

Professionalism innebär att veta hur man tänker på din skiljetecken. I en vanlig e-postkorrespondens bör du använda perioder och frågetecken cirka 95% av tiden. Lämna utropstecken när ditt samtal är lättsamt och du känner till mottagaren.

4. Klockan tickar

Låt dem aldrig vänta när du arbetar med affärer. Som ordspråket säger är tid pengar. Du ska aldrig låta en mottagare vänta mer än två dagar på ditt svar. Precis som ett telefonsamtal kan det att vänta på ett e-postmeddelande hålla framsteg i vilket projekt du försöker skapa. Det är ju inte därför du mailar och inte använder snail mail?

5. Skriv det rätt

Grammatik och stavning bör vara två överväganden vid e-post i en professionell miljö. Även om innehållet är stjärnan i e-postmeddelandet, kan du se till att din grammatik är i schack att företagets bekanta vet att du tar konversationen på allvar. De flesta e-postklienter har stavnings- och grammatikkontroller, så använd dem!Reklam

6. Tänk på företagskultur

Låt oss vara ärliga - medan grammatik och ton bör vara professionella, måste vi ändå ta hänsyn till de företag som vi kontaktar. Inre affärsmail mellan mer avslappnade företag kommer naturligtvis att skilja sig lite från, låt oss säga, Vita huset. Medan du tänker på din grammatik, fortsätt att ge av dig en tilltalande atmosfär medan du skickar e-post.

7. Utforma den perfekta ämnesraden

Det första din mottagare ser är ämnesraden. Uppriktigt sagt kommer de att urskilja vikten av ett e-postmeddelande via en ämnesrad innan de läser innehållet. Se till att du lämnar ett stort intryck genom att vara uppmärksam på kapitalisering, vara kortfattad och till sak.

8. Svara mot Svara alla

Ingenting är mer pinsamt än att skicka en mass-e-post som endast var avsedd för en mottagare. Detta är resultatet av ett e-postmeddelande som började med flera mottagare. När du svarar har du möjlighet att svara - som skickar e-post till avsändaren - eller Svara alla, som skickar ditt meddelande till alla som det ursprungliga meddelandet skickades till. Dubbelkolla innan du skickar, annars blir du ledsen.

9. Tänk på andras integritet

Det kommer att finnas tillfällen då du måste skicka e-postmeddelanden till flera mottagare som kanske inte känner varandra. Mottagarens e-postadress läggs till i avsnittet Till: i genomsnittliga e-postmeddelanden, men i flera mottagares e-postmeddelanden bör du lägga till adresserna i avsnittet BCC eller Blind Carbon Copy för att hindra andra från att se mottagaradresser.

10. Skräddarsy en signatur

Till skillnad från en hälsning eller utsändning läggs en e-postsignatur automatiskt till längst ner i ett meddelande, där du kan lägga till en liten biografi och kontaktinformation. Detta ersätter inte en kvalitetshälsning, men det tillåter en ny bekant att lära sig mer om dig och veta var du ska komma i kontakt med dig.

11. Gå i semesterläge

Flera gånger om året, under semester, befinner jag mig vanligtvis åtskild från min e-post. Som framgår av tips nr 4 är tiden avgörande, och det är oförskämt att lämna ett e-postmeddelande i din inkorg obesvarat. För att varna individer om min frånvaro lägger jag till en autosvarare (via Gmail, men också tillgänglig för andra klienter) som nämner varför jag är borta och när jag kommer tillbaka.Reklam

12. Var uppmärksam på länkar

Hackare har hittat sätt att lägga till virus och skadlig kod i bilagor och länkar. När du vidarebefordrar e-post, se till att länkarna och bilagorna är säkra. Minska också antalet kedjemeddelanden du vidarebefordrar och aldrig skicka några från en okänd mottagare.

13. Skapa en TL: DR-sammanfattning

TL: DR är en förkortning som står för för länge, läste inte. Det är ganska trubbigt och är fallet för många hektiska affärsbekanta som helt enkelt är för upptagen för att läsa långa e-postkonversationer. Av den anledningen, när du vidarebefordrar eller regelbundet när du svarar på konversationer, sammanfattar du tidigare punkter i kulor för att hålla mottagarna uppdaterade i e-postinnehållet.

14. Tips om jobbsökning: CV och personligt brev

När du söker ett jobb är e-postetikett av yttersta vikt. Se alltid till att du tar med ditt CV och personligt brev när du svarar på en anslagstavla. Som standard bör dessa vara bilagor såvida de inte uttryckligen är emot dem.

15. Fråga innan du fäster

Anledningen till att företag inte gillar stora bilagor är att företag får ett visst lagringsutrymme de betalar för. Din stora bilaga äter upp deras lagringstillägg. Innan du skickar en stor bilaga, eller flera, ska du alltid be om tillstånd från mottagaren.

16. När är Irony lämpligt?

Ironi är en populär komedi för de flesta. Men i en affärsmiljö, bör du vika bort från det. Ironi i vilken skrift som helst kan i bästa fall missförstås och i värsta fall anses stötande. Spara ironin för e-post inom ditt företag.

17. Tänk om ditt typsnitt

Ett företags-e-postmeddelande är inte en PowerPoint-presentation från ditt sjätte klass engelska-projekt: lämna de fina teckensnitten för en annan gång. Inte bara blir det oprofessionellt, vissa företag kanske inte har e-postklienter som kan presentera sådana teckensnitt. Dessutom, vem vill läsa teckensnitt från Edwardian Script ändå?Reklam

Professionella teckensnitt att använda

• Times New Roman
• Georgien
• Veranda
• Arial
• Helvetica
• Kalibrar

18. Dokument öppna för alla

Oklara filtyper kan förhindra att företag kan öppna bilagorna du skickar, vilket kan bromsa affärsverksamheten och projekt. Lämna filtyper för bilagor till PDF-filer, .doc, .txt eller .jpeg. De har vanligtvis en rimlig storlek och kan öppnas på de flesta maskiner och operativsystem.

19. Separat arbete från lek

Det är inte klokt att använda företagets e-post för att skicka personliga meddelanden till vänner och släktingar. Använd din företags-e-post endast för kollegor och företagskunster, av två skäl: att behålla din inkorgs professionella karaktär och att begränsa slösaktig användning av e-postlagring.

20. Se till att din e-post inte sopades

Om du inte hört från en mottagare är chansen att de är upptagen. Fråga om de fick ditt meddelande eller inte kan göra det värre, men det finns tillfällen då e-postmeddelanden är ganska relevanta. Vänta en vecka till en och en halv vecka om tiden tillåter det, och om du fortfarande inte har något svar kan du ringa dem eller skicka ett annat e-postmeddelande.

21. Gör dina avsikter tydliga

När mottagarna bara har en minut eller två på sig att läsa ett e-postmeddelande, bör du göra ditt meddelande så kortfattat och till den punkt som möjligt. Ge en översikt i början av e-postmeddelandet om vad du förväntar dig av mottagaren innan du går lite djupare.

22. Anslut e-post till din telefon

För att förhindra mottagare från att vänta ansluter du din e-post till din telefon så att du kan svara på dem i rätt tid. I inställningarna för de flesta smarta telefoner kan du justera din signatur.Reklam

23. Inre företags akronymer

Medan akronymer inte rekommenderas för nya bekanta, kan det vara ett smart sätt att säkerställa att de förstår meddelandets betydelse eller avsikt att skapa företagsakronymer mellan medarbetare. Akronymer som NRN (No Reply Needed) kan låta kollegor veta vilka meddelanden som är brådskande och vad som kan vänta.

24. Utöka vad som finns i e-post

Det är lätt att skylla på att man har glömt eller missförstått en mötesförfrågan via e-post. De flesta e-postklienter har inte larmsystem. Det betyder att det är ditt ansvar att tillämpa utanför inkorgen det som är relevant (skapa kalendervarningar för möten osv.) För att vara produktiva.

25. Tänk på tidsskillnader

Det kan vara försvårande att begära ett samtal eller ett möte via e-post och inte höra tillbaka inom rätt tid. Det är dock nödvändigt att se till att detta inte beror på tidszonsskillnader. Om du begär ett samtal från en australisk bekant och befinner dig i New York, se till att tidszonsskillnaderna är utarbetade.

26. Kontrollera din kalender

För att förhindra onödig fram och tillbaka e-post är det klokt att vara medveten om traditioner och helgdagar i din mottagares kultur eller religion. Om du befinner dig i ett land där julen inte firas i stor utsträckning kan det inte vara klokt att boka ett möte den 24 december när resten av din plats är på jobbet som vanligt.

27. Informera anställda om etikett

Det är bra och dandy att följa alla dessa e-postetikett tips själv, men om du är den enda som följer dem, ger det fortfarande ditt företag en dålig bild. Dela värdefulla e-postsetikettips med dina medarbetare för att säkerställa att företagsnamnet hålls bra.

Låt oss veta i kommentarerna nedan om ett ögonblick när din e-postetikett lämnade ett gott intryck på mottagaren. Låt oss också veta när e-postetiketten kastades ut genom fönstret och dess resultat.Reklam