VARFÖR ATT GÖRA-LISTOR INTE FUNGERAR (OCH HUR MAN ÄNDRAR DET)

Hur ofta känner du dig överväldigad och oorganiserad i livet, oavsett om du är på jobbet eller hemma? Vi verkar alla kämpa med tidshantering inom något område av vårt liv; en av de vanligaste fraserna förutom att jag älskar dig är att jag inte har tid. Alla föreslår att man arbetar från en att göra-lista för att börja organisera sitt liv, men varför har dessa listor också en negativ konnotation till dem?

Låt oss säga att du har en stark önskan att vända denna situation med alla dina goda avsikter - du kan sedan ta ut ett papper och en penna för att börja ta itu med den immateriella röran med en att göra-lista. Vad som vanligtvis händer är att du antingen blir så överväldigad att se allt på din lista, vilket gör att du mår sämre än du gjorde tidigare, eller så gör du listan men är helt fast på hur du utför den effektivt.

Att göra-listor kan fungera för dig, men om du inte använder dem effektivt kan de faktiskt göra att du känner dig mer desillusionerad och stressad än du gjorde tidigare. Tänk på ett arkivsystem: konceptet är bra, men om du bara arkiverar papper utan struktur eller system kommer arkiveringssystemet att ha en negativ effekt. Det är samma sak med att göra-listor - du kan sätta ihop en, men om du inte gör det rätt är det en fruktlös övning.

Varför vissa tycker att allmänna uppgiftslistor inte fungerar?

De flesta tycker att allmänna att göra-listor inte fungerar eftersom:Reklam

De blir så överväldigade bara genom att titta på alla saker de behöver göra.
De vet inte hur de ska prioritera objekten på listan.
De känner att de kontinuerligt lägger till sin lista men inte minskar den.
Det är en känsla av förvirring att se hemuppgifter blandade med arbetsuppgifter.

Fördelar med att använda en att göra-lista

Det finns dock många fördelar som fungerar från en att göra-lista:

Du har klarhet i vad du behöver för att få gjort.
Du kommer att känna dig mindre stressad eftersom alla dina 'att göra' är på papper och är ur tankarna.
Det hjälper dig att prioritera dina handlingar.
Du förbiser inte så många uppgifter och glömmer någonting.
Du känner dig mer organiserad.
Det hjälper dig med planering.

4 gyllene regler för att göra en att-göra-lista fungerar

Här är mina gyllene regler för att göra en att-göra-lista:

1. Kategorisera

Studier har visat att din hjärna blir överväldigad när den ser en lista med 7 eller 8 alternativ; den vill stänga av.^[1]Av denna anledning måste du arbeta från olika listor. Dela upp dem i olika kategorier och ha inte mer än 7 eller 8 uppgifter på var och en.

Det kan fungera bra för dig att ha en projektlista, en uppföljningslista och en lista med glöm inte; du kommer att veta vad som fungerar bäst för dig, eftersom dessa titlar kommer att vara olika för alla.Reklam

2. Lägg till uppskattningar

Du behöver inte bara veta vad som måste göras, men hur lång tid det tar också för att planera effektivt.

Tänk dig på din lista att du har en uppgift som tar 30 minuter, en annan som kan ta en timme och en annan som kan ta fyra timmar. Du måste veta när du tittar på uppgiften, annars underminerar du din planering, så lägg till en extra kolumn i listan och inkludera din uppskattning av hur lång tid du tror att uppgiften tar och var realistisk!

Dricks: Om du tycker att det är en utmaning att uppskatta exakt, börja med att bygga denna färdighet dagligen. Uppskatta hur lång tid det tar att göra sig redo, laga middag, gå en promenad, etc., och jämför sedan detta med den faktiska tid det tog dig. Du kommer att börja bli mer exakt i dina uppskattningar.

3. Prioritera

För att effektivt välja vad du ska arbeta med måste du ta hänsyn till: prioritet, sekvens och uppskattad tid. Lägg till en annan kolumn i din lista för prioritet. Dela upp dina uppgifter i fyra kategorier:Reklam

Viktigt och brådskande
Inte brådskande men viktigt
Inte viktigt men brådskande
Inte viktigt eller brådskande

Du vill naturligtvis arbeta med uppgifter som är brådskande och viktiga, men också välja några uppgifter som är viktiga och inte brådskande. Varför? Eftersom dessa uppgifter normalt är relaterade till långsiktiga mål och när du bara arbetar med uppgifter som är brådskande och viktiga, kommer du att känna att din dag går till att släcka bränder. Du kommer att sluta försumma andra viktiga områden som oftast får negativa konsekvenser.

Det mesta av din tid bör spenderas på de två första kategorierna.

4. Granskning

För att denna lista ska fungera effektivt för dig måste den bli ett dagligt verktyg som du använder för att hantera din tid och du granskar den regelbundet. Det är ingen mening att bara ha listan för att spela in allt du behöver göra, men du använder det inte som en del av din större tidshanteringsplan.

Till exempel: I slutet av varje vecka, granska listan och använd den för att planera veckan framåt. Välj vad du vill arbeta med med hänsyn till prioritet, tid och sekvens och schemalägg sedan dessa objekt i din kalender. Gyllene regeln vid planering: planera inte mer än 75% av din tid.Reklam

Slutsats

Så ta en penna och ett papper och ge dig själv en gåva av ett lugnt och tydligt sinne genom att ladda ner allt där inne och på en lista som nu, du har alla verktyg du behöver för att det ska fungera. Kunskap är värdelös om den inte används - hur illa vill du ha mer tid?

Till din framgång!