Ett av de mest kraftfulla sätten att minska stress och överväldigande när du känner dig orolig för ditt arbete är att sätta dig ner med en penna och papper och skriva ut alla saker du måste göra. Vilken författare till Få saker gjorda , David Allen kallar en mind sweep. Det lindrar din hjärna från kognitiv överbelastning och när du kan se listade alla saker du måste göra får du en känsla av tröst att veta att det inte är så illa som din hjärna sa till dig.

Att bara få ut alla de saker du måste göra ur huvudet får inte jobbet gjort. Det är bara första steget.

För att verkligen dra nytta av att göra en att göra-lista finns det få saker du kan göra som gör din att-göra-lista mycket mer effektiv.

1. Var tydlig med vad du behöver göra

Jag ser ofta göra listor med uppgifter som är skrivna som Prata med Tim eller Förbered presentation . Problemet med att skriva uppgifter som detta är att de inte är tydliga. Det finns ett antal frågor som fortfarande är obesvarade. Prata med Tim om vad? Vilken presentation? Vad behöver förberedas?

När du skriver en uppgift vet du vad du vill göra; men efter en helg eller några dagar har vad du vill åstadkomma blivit lerigt och oklart. Det är mycket bättre att skriva Prata med Tim om nästa veckas resa till Berlin eller förbereda en översikt för nästa veckas presentation för styrelsen . Visst, det kan ta några sekunder mer att skriva de extra orden, men du kommer att tacka dig själv senare när du kommer att göra uppgiften.

Skriva uppgifter som detta gör det mycket tydligt om vad du vill göra . Och när du sätter dig ner för att börja ditt arbete vet du exakt vad det innebär att göra dessa uppgifter så att du kan fatta bättre beslut om vad du ska arbeta med.Reklam

Det sparar också mycket tid eftersom tydligheten innebär att du kommer att kunna få rätt filer och komma igång direkt, istället för att behöva spendera några minuter på att försöka komma ihåg vad du behöver göra.

2. Gör inte slumpmässigt datumuppgifter

Det är väldigt frestande att lägga till ett datum till varje uppgift du skriver - du vill inte glömma att göra det, eller hur? - Problemet med att slumpmässigt träffa varje uppgift du lägger på din att göra-lista är att du får en överväldigande daglig lista över uppgifter som inte behöver göras den dag du har valt, och antingen kommer du att omplanera uppgifter eller så ignorerar du dem bara.

Istället, bli mer strategisk. Sätt bara ett datum på en uppgift om du tänker göra det den dagen. Jag har dagligen sett att göra listor med tjugo till trettio uppgifter när personen har en dag med rygg mot rygg-möten. Under dessa omständigheter finns det inget sätt att göra uppgifterna.

Det är okej att lägga en påminnelse i din dagliga att göra-lista - något liknande PÅMINNELSE : Granska Project X - Behöver något göras? Eller skapa en lista med samtal för att ringa och ha en daglig uppgift som säger att du ska granska din samtalslista. Arbeta bara med att hålla din dagliga att göra-lista hanterbar och realistisk.

Att spendera lite tid varje vecka för att planera din vecka baserat på vad som finns i din kalender hjälper dig att hålla din att göra-lista mer effektiv. Du kan lägga till datum i dina uppgifter då. När du har en lugn dag på kontoret utan möten, ha en längre lista över uppgifter. Om du är borta på en affärsresa, minska antalet uppgifter på din lista.

3. Håll din dagliga lista inte mer än tio uppgifter

När jag föreslår detta för människor skrattar de ofta åt mig. De tror att de är mycket mer upptagna än så och måste ha minst tjugo uppgifter på sin lista.Reklam

Problemet här är med alla distraktioner, nödsituationer och avbrott du kommer att få varje dag; du kommer inte att få de tjugo uppgifterna klara. Du kommer frustrerad till slutet av dagen eftersom du omplanerar tjugofem till femtio procent av de uppgifter du hade på din lista.

I stället, i slutet av dagen, spendera cirka tio till femton minuter med att prioritera nästa dag. Välj de tio viktigaste uppgifterna i din lista och markera dem på något sätt. Många att göra listhanterare har ett sätt att flagga uppgifter och så kan du lägga till en flagga till de tio uppgifterna du vill göra nästa dag.

Detta håller dig inte bara fokuserad på vad som är viktigt, men det tvingar dig också att välja de uppgifter som kommer att ha störst positiv inverkan på din dag.

När du börjar prioritera din att göra-lista på det här sättet kommer du naturligtvis att bli mer fokuserad och spendera mer av din värdefulla tid på uppgifter som driver dig framåt i dina projekt och dina mål.

4. Gruppera liknande uppgifter tillsammans

När du tittar på din att göra-lista kommer du att märka att många uppgifter har samma karaktär.

Ring till dina kunder, till exempel. Om du har två eller tre uppgifter på din dagliga lista som involverar att ringa dina kunder, gruppera dessa och gör dem samtidigt. Planera ett trettio minuter för att ringa och ringa dem efter varandra. På samma sätt, om du har uppgifter som involverar e-post, gruppera dem också. Du kommer att upptäcka att du får mycket mer gjort och ditt sinne är mycket mer fokuserat på det arbete du gör.Reklam

Det kan bli kaotiskt när du växlar mellan olika typer av arbete hela dagen. Det är mycket bättre för din effektivitet och produktivitet göra liknande uppgifter tillsammans . Du har rätt verktyg (appar, telefonens e-post etc) öppna och det sparar mycket tid.

5. Gör din att-göra-lista motiverande

När du skriver uppgifter som att svara på e-post eller göra kunduppföljningssamtal finns det ingen verklig motivation där inne. Det känns bara som om du går igenom rutinen för att göra jobbet. Om möjligt, skriv uppgifter som att få e-postinkorgen till noll och ring mina kunder för att se till att de är nöjda. Det här kan tyckas vara förenklat, men ofta har en att göra-lista inget emotionellt värde. Det är bara en lista över arbeten att göra.

För att göra listan mer inspirerande, skriv uppgifter så att de väcker ett känslomässigt svar . Att göra dina kunder glada kommer att vara mer motiverande än att bara ringa dem, för det är ditt jobb eller att konkurrera med dig själv för att få din e-postinkorg till noll varje dag ger lite mer gnista till uppgiften.

Ett annat sätt att göra din att göra-lista mer motiverande är att håll den dagliga listan kort . Som jag skrev ovan kommer den att kännas uppnåelig när din dagliga att göra-lista inte har mer än tio uppgifter. Om det har mellan tjugo och trettio uppgifter på sig kommer det bara att kännas överväldigande. Mycket bättre att titta på din dagliga lista och känna dig inspirerad än att titta på din lista och känna dig demotiverad.

6. Gör en veckovis recension

För alla som har läst David Allens Få saker gjorda bok, du kommer att veta allt om veckovisa granskning. Ändå förvånar det mig hur många som hoppar över att göra det. Om du vill att din att-göra-lista ska vara effektiv och uppdaterad är en veckovisa granskning viktig.

Under veckan när du rusar runt och gör saker kommer du att sakna saker. Vi är människor och vi kommer att glömma att kryssa för uppgifter vi har gjort, vi kommer att lägga till tidskänsliga uppgifter och inte lägga till ett datum och vi kommer att glömma att lägga till uppgifter. Den veckovisa granskningen är där du stannar i en timme och tar en stor bild av vad du måste göra.Reklam

Helst bör din veckovisa granskning göras på ett distraktionsfritt ställe så att du bara kan fokusera på det arbete du måste göra och planera nästa vecka. Ta samman alla dina uppgifter - du kan ha skrivit ner uppgifter i en anteckningsbok och inte lagt till dem i din att göra-lista - och rensa bort uppgifter som antingen inte längre behövs eller har gjorts.

Genom att göra en veckovis recension får du fullständig kontroll. Det låter dig hålla koll på ditt arbete, bestämma vad som behöver göras nästa och vad som kan skjutas upp till en senare tidpunkt. Det är det bästa sättet jag känner till börjar veckan med en plan och en riktning och det är ett sätt att se till att du gör rätt saker och inte fastnar i mindre uppgifter som inte leder dig framåt i dina projekt eller dina mål.

Poängen

När det används på rätt sätt kan en att göra-lista vara motivationen och drivkraften som driver dig att göra ditt bästa arbete och uppnå fantastiska saker. Det håller dig fokuserad på de viktiga sakerna och det hindrar dig från att sakna uppgifter som annars kan gå förlorade.

Att göra-listor hjälper dig också att minska stress och överväldiga, för i stället för att försöka komma ihåg allt i ditt huvud har du externiserat allt arbete du behöver göra för att frigöra utrymme i ditt sinne för mer kreativa ansträngningar.

Låt oss sammanfatta de viktigaste avhämtningarna:

• Skriv uppgifter så att det är mycket tydligt vad du måste göra. Om du måste ringa någon, placera deras telefonnummer i uppgiften för att spara tid på att leta efter numret.
• Lägg till datum som är meningsfulla och inte slumpmässiga. När din dagliga att göra-lista bara har uppgifter som måste göras den dagen kommer du att vara mycket mer fokuserad på rätt arbete.
• Tillåt endast högst tio till tolv flaggade uppgifter per dag på din att göra-lista. Detta betyder inte att du bara gör dessa uppgifter. Om du har tid och energi i slutet av dagen kan du alltid göra mer.
• Gruppera liknande uppgifter så att du kan fokusera på vilken typ av arbete du gör samtidigt. Detta hjälper till att undvika risker med multitasking .
• Skriv ut dina uppgifter så att de är meningsfulla och motiverande. Du vill titta på din lista och vara motiverad att fastna i och göra jobbet.
• Missa aldrig att göra en fullständig veckovisa granskning. Detta är limet som håller allt ihop och relevant.

Fler produktivitetstips

• Pomodoro-tekniken: Är det rätt för dig att öka produktiviteten?
• 18 bästa appar och verktyg för tidshantering
• 7 effektiva tidshanteringstips för att maximera din produktivitet
• Hur man fokuserar och maximerar din produktivitet (den slutgiltiga guiden)

Utvalda fotokrediter: Cathryn Lavery via unsplash.com Reklam