Den 6 augusti 1991 förändrades världen för alltid när internet blev allmänt tillgängligt. Mindre än 30 år senare har våra liv förändrats oåterkalleligt. Vi kan nu lära oss, utforska och kommunicera dygnet runt, vilket är fantastiskt och som vi alla vet är farligt för vår produktivitet^[1]. Det är därför som frågan, vad är schemaläggning av block? har blivit viktigt.

För att vara tydlig är internet inte livets enda distraktion, och även om produktiviteten har blivit ett stort motord de senaste åren är det helt enkelt ett mått på framsteg: Gör du det som betyder mest? Aktivt gå mot dina mål?

Författaren Neil Pasricha skriver i Harvard Business Review^[två]:

När vår värld blir livligare och våra telefoner blir pipigare blir den knappaste resursen för oss alla uppmärksamhet och kreativ produktion. Och om du inte tar dig tid att lägga ut något nytt och vackert i världen, minskar ditt värde snabbt.

De flesta företagare relaterar djupt till denna känsla. Pasricha löste sina egna produktivitetsutmaningar genom att införa orörliga dagar som skyddar honom från texter, telefonsamtal, möten, varningar eller möten av något slag. Han säger att dessa fokuserade sessioner har gjort det möjligt för honom att producera sitt mest kreativa och givande arbete.

Jag älskar Pasrichas tillvägagångssätt, men det är inte alltid realistiskt för mig. Som grundare och VD för JotForm måste jag väga in en mängd olika dagliga beslut, från att anställa till produktkartor till ekonomisk planering. Jag misstänker att andra grundare känner på samma sätt. Ändå tror jag på kraften i fokuserat arbete, vilket också är anledningen till att jag rekommenderar blockschemaläggning.

Innehållsförteckning

1. Vad är blockplanering?
2. Hur man använder tidsblockering för att öka produktiviteten
3. Fördelar med blockplanering
4. Slutgiltiga tankar
5. Fler tips om tidshantering

Vad är blockplanering?

Entreprenörer pratar ofta med sin multitasking som ett hedersmärke. Trots allt, starta ett företag är en dragkamp mellan konkurrerande prioriteringar.

Men medan multitasking kan kännas effektivt, visar forskning att skiftning mellan uppgifter kan minska produktiviteten med upp till 40%. Uppgiftsväxling lämnar det som Dr. Sophie Leroy kallar uppmärksamhetsrester,^[3]vilket innebär att vi fortfarande funderar på en tidigare aktivitet medan vi börjar nästa^[4].Reklam

Här kan blockschemaläggningen lysa. Vad är blockplanering, exakt?

Vi blir vanligtvis bekanta med begreppet blockschemaläggning på gymnasiet. Du har sannolikt fått ett schema med ett visst antal klasser per dag, alla blockerade enligt klasstid, varje läsår. Detta är grundläggande blockplanering.

Även kallad tidsblockering är blockschemaläggning övningen att fördela stora bitar av tid till relaterade uppgifter. Du kan till exempel utse måndagar för möten och tisdagar för strategi.Lärare använder ofta blockschemaläggning när de skapar lektionsplaner.Det finns många olika tillvägagångssätt, som vi kommer till snart.

Först, här är varför det betyder något. Affärer är i huvudsak problemlösning . Skapa strategier, skriva kod, utveckla produkter och alla de otaliga aktiviteter som entreprenörer hanterar efterfrågan och minimala distraktioner. De är också mänskliga uppgifter som inte lätt kan ersättas av AI, vilket innebär att ditt företag beror på din förmåga att gå djupt.

Cal Newport, författare till Djupt arbete: regler för framgång i en distraherad värld , sa i en intervju 2017:

Fokus är nu livsnerven i denna ekonomi.

Entreprenörer använder sina sinnen för att lansera idéer och skapa värde, så koncentrationsförmågan är nästan som en supermakt^[5].

Blockschemaläggning kan också hjälpa dig att producera högre kvalitet på kortare tid. Parkinsons lag hävdar att arbetet expanderar för att fylla den tid som är tillgänglig för^[6], vilket är anledningen till att tidsgränser kan tömma en ballonguppgift.Reklam

Hur man använder tidsblockering för att öka produktiviteten

Vi har alla olika rytmer och ansvar. Anpassning är nyckeln till framgångsrik tidsblockering, och det kommer att kräva försök och fel. Så här kommer du igång.

1. Bedöm din kalender

Att utvärdera ditt nuvarande schema kan vara förvånansvärt svårt eftersom få av oss kan exakt uppskatta hur mycket tid en uppgift kräver. Om det känns lättare, spåra hur du faktiskt spenderar din tid under en hel vecka. Observera varje aktivitet - till och med tio minuter e-post och 15 minuter sociala medier som rullar mellan möten.

När du väl vet hur du har spenderat din tid blir det lättare att veta vad du ska behålla och vad du ska kasta ut när du börjar göra ditt nya schema.

2. Leta efter mönster

När du har dokumenterat en hel vecka, gruppera uppgifter i kategorier. Du kan till exempel inkludera följande kategorier:

• Administrativ
• Möten
• Kreativt arbete
• E-post
• Personlig tid.

Du kan också märka uppgifter baserat på hur du mår när du gör dem, eller hur de påverkar dina energinivåer på en skala från 1-10. Gör vad som är vettigt för dig.

3. Ordna dina tidsblock

Experimentera med olika blockschemaläggningsmönster. En morgon kan till exempel se ut så här:

• 8-9: svara på e-postmeddelanden
• 9-10: Skriv upp marknadsföringsförslag
• 10-11: Brainstorm och planera för Client A: s projekt
• 11-12: Möt med kund A för att diskutera idéer

Du kanske dock tycker att du är mer kreativ direkt efter att du vaknat. I så fall vill du flytta brainstorming och planering till en tidigare slot. Om det är bäst att svara på e-post när du känner dig lite slö efter lunch, lägg det där.Reklam

Läs dina känslor och förmågor hela dagen för att ta reda på vad som fungerar bäst för dig.

I slutändan är målet att undvika att växla mentala redskap hela dagen, veckan och kanske till och med månaden. Jag inser att detta inte är lätt, särskilt för entreprenörer, men det kan vara oerhört värdefullt.

Att spendera en hel dag på projekt du ogillar, till exempel administrativt arbete eller möten, kan kännas skrämmande, men att blockera dem på en enda dag kan göra resten av veckan oändligt mer produktiv och roligare. Du är fri att ta itu med alla entreprenörsutmaningar som får ditt blod att flyta.

4. Skapa dagsteman

Om du är någon som måste fokusera på många saker under en enda dag eller vecka kan det vara mer fördelaktigt att skapa teman för varje dag istället för att blockera din dag i enskilda uppgifter. Du kan till exempel ställa in måndagar som brainstorming / planeringsdagar, tisdagar som administrativa dagar etc.

Om du tar den här rutten föreslår jag att du alltid planerar minst en familjedag. Det kommer att se till att du tar dig tid för de viktiga människorna i ditt liv och ger din hjärna tid att vila.

Fördelar med blockplanering

När du har svarat Vad är blockschemaläggning? och vet hur man använder det korrekt, kommer du att få många fördelar. Här är bara några få.

Battle Procrastination

Om du har fastställt ditt schema och vet att du bara har en timme på dig att göra en viss uppgift blir det betydligt lättare att undvika att fördröja.

För mer information om hur du slutar fördröja, kolla in Denna artikel .Reklam

Skapa realistiska tidsberäkningar

När du har arbetat med tidsblockering ett tag lär du dig vilka aktiviteter som tar mest / minst tid. Du kan behöva justera ditt schema under den första månaden för att få det rätt, men ha tålamod. Du fortsätter att lära dig att realistiskt uppskatta hur mycket tid en viss uppgift tar.

Utveckla mer fokus och uppmärksamhet

När ditt schema inte ger mycket utrymme för att bläddra igenom sociala medier eller chatta med kollegor, kommer du att upptäcka att din hjärna är mer ägnad åt är uppmärksam till uppgiften. Du svarar på de gränser som du ställer för dig själv och kommer att fokusera på att få saker gjort.

Slutgiltiga tankar

De flesta grundare längtar efter frihet. Ändå förutsätter skolscheman, jobb och sociala normer att vi arbetar med ett traditionellt schema och reaktivt tänkesätt. Innan vi vet ordet av har vi skapat ett arbetsschema som går tillbaka till 1800-talet, även i våra egna företag. Blockschemaläggning är inte bara ett verktyg för att maximera produktiviteten; det är ett sätt att återvinna din tid^[7].

Under mina 14 år på JotForm har jag insett att företagstillväxt innebär att göra mer av det som gör störst. Jag lyckas inte alltid, men jag försöker fokusera min tid och energi där det är viktigt, och jag vet att upptagenhet inte är synonymt med produktivitet.

Om du känner på samma sätt, ge tid att blockera ett försök. Dela dina experiment i schemaläggning med kollegor och familjemedlemmar så att de förstår förändringarna och kan stödja dig.

Slutligen, oroa dig inte för att få rätt omedelbart. Du kan behöva komma under huven på din kalender och fisa lite. Hitta vad som fungerar för dig och skydda ditt nya schema till varje pris.

Fler tips om tidshantering

• Vad är tidshantering och hur du hanterar din tid klokt
• 7 effektiva tidshanteringstips för att maximera din produktivitet
• Hur man fokuserar och maximerar din produktivitet (den slutgiltiga guiden)

Utvalda fotokrediter: William Iven via unsplash.com

Referens