HUR MAN ANVÄNDER DE 5 VARFÖR FÖR ATT KOMMA TILL ORSAKEN TILL EVENTUELLA PROBLEM

Tar du lång tid att lösa karriär- eller affärsproblem? Det kan vara dags att lära sig hur man använder 5 Whys för att göra processen enklare.

Du kanske tror att du behöver känna till 1000 tekniker för att lösa problem snabbare. Sanningen är att det inte finns en enda teknik som kan lösa alla dina problem. Men trots denna verklighet kan du fortfarande lösa de flesta av dina problem på ett effektivt sätt.

Hur? Genom att utnyttja Sakichi Toyodas 5 Whys-teknik. Toyoda använde denna teknik för Toyotas produktionssystem, men du kan använda den på de flesta av dina problem^[1]. Så sluta försöka memorera dussintals tekniker och gör dig redo att arbeta smartare!

Vad är 5 Whys-metoden?

Med 5 Whys-tekniken måste du ställa 5 frågor.

Enkelt, eller hur? Fråga vad som kan ha bidragit till de aktuella resultaten när du står inför ett problem. Fortsätt sedan fråga fem gånger, ellertills du når grundorsaken.

De 5 varför | Hitta orsaken till ett problem snabbt

Hur vet du att den här tekniken fungerar? Tja, Toyota har framgångsrikt implementerat denna teknik för att förbättra deras monteringslinje. Föreställ dig nu vad den kan göra för att hjälpa dig att lösa vanliga problem^[två]!

5 Whys-processen är inte komplex, men det tar tid att vänja sig. Om du är som de flesta tenderar du att hitta lösningar när du löser problem. Börja istället med att ställa en fråga varje gång du står inför ett problem.

Det kan vara för allt mindre som att fastna i trafiken. I det här fallet skulle din första fråga vara varför du inte undvek trafik. Ställ en enstaka fråga för alla dina problem och fortsätt att lägga till fler tills du ställer 5 som standard.Reklam

Så småningom vet du när du ska fråga 5 Whys och hitta en grundorsak till de flesta av dina problem. Men du behöver inte alltid arbeta ensam. När du arbetar med okända ämnen, arbeta med teammedlemmar för att brainstorma svar.

Om du vill veta hur du blir en bra lagspelare, kolla in Denna artikel .

Om du till exempel felsöker en dålig marknadsföringskampanj för ditt företag kan du arbeta med ditt marknadsföringsteam för att hitta en lösning. Som företagsägare kommer du att ha många hattar men kommer inte att kunna hitta en orsak till de flesta av dina problem ensamma.

Hur man frågar de 5 varför effektivt

Innan du börjar fråga 5 Whys måste du förbereda dig för att få bästa resultat. Här är flödesprocessen för att lösa ett verkligt problem:

1. Få rätt resurser

Du vet inte vad du inte vet. Så samla information genom böcker och online-resurser innan du löser ett problem. Du kommer ofta att undersöka ämnen som du inte känner till.

Om du inte förbereder dig kommer du att begränsa dig till en ineffektiv rotorsak.

Du kan också omge dig med människor som är specialiserade på vissa områden. På så sätt kan du arbeta tillsammans med din grupp för att hitta den bästa orsaken till ett problem.

Ditt mål här är att känna dig bekväm med de frågor du arbetar med. Undvik att svara på frågor som du är osäker på eftersom du sannolikt kommer att få en dålig orsak.

2. Förstå problemet

Innan du löser något problem är det viktigt att känna till det problem du löser. Detta hjälper dig att undvika att hitta en irrelevant grundorsak.Reklam

När du definierar problemet kommer du också att undvika förvirring när du arbetar med team. När man till exempel arbetar i team är det ofta lätt att anta att alla arbetar med samma problem. Men detta är inte alltid fallet och kan leda till att team arbetar för att lösa två olika problem.

3. Ställ dina 5 första frågor

När du har spenderat tillräckligt med tid på att förbereda, ställ din första fråga. Istället för att ge snabba svar, brainstorma vilka svar som ger mest värde. Varje fråga beror på dess föregångare, så ge meningsfulla svar.

Tumregeln här är att fortsätta upprepa varför fem gånger tills du har hittat en potentiell grundorsak. Vanligtvis räcker det med fem frågor eller mindre för att lösa de vanligaste problemen, men begränsa dig inte till fem frågor om det verkligen är nödvändigt att ställa mer.

Fortsätt istället att ställa frågor tills du inte kan längre.

4. Hitta din orsak

Huvudmålet för 5 Whys ramverk är att sluta med en grundläggande orsak till problemet du upplever.Du bör komma med ett svar som hjälper dig att förstå när / varför problemet uppstår.

Det används också för att ta itu med problem på hög nivå så att du kan spåra dina framsteg efteråt. Genom att ta itu med problem på hög nivå löser du problem snabbare innan du tar itu med orsaken.

Ett exempel på de 5 varför

Att lära sig om 5 Whys ramverk är bra, men att ha exempel från verkliga världen är bättre. Här är ett exempel som du kan använda som en mall för när du löser verkliga problem:

Problem: Arbetsgivare har inte ringt mig tillbaka för en intervju de senaste tre månaderna

Fråga 1 : Varför är min återuppta blir inte märkt av arbetsgivare?
Eftersom det är för generiskt och inte visar några speciella färdigheter för de roller du söker till.
Fråga 2: Varför är mitt CV för generiskt?
Eftersom jag vill att det tilltalar många yrken.
Fråga 3: Varför vill jag ansöka till många yrken?
Eftersom jag vill öka mina chanser att bli anställda.
Fråga 4: Varför skulle ansökan till flera yrken öka mina chanser att bli anställda?
Eftersom jag inte skulle begränsa mig till tillgängliga lediga tjänster vid ett specifikt yrke.
Fråga 5: Varför skulle jag begränsa mig till lediga platser?
Eftersom det finns en hög efterfrågan på mitt yrke.

I det här scenariot stannar du vid fråga 5 eftersom du har hittat en potentiell grundorsak.Reklam

Eftersom det finns mycket konkurrens för din bransch måste ditt CV sticka ut. Vem tror du att en arbetsgivare kommer att anställa, en jack of all trades eller en expert inom sitt yrke?

Varje gång du arbetar med ett problem, ta dig tid att brainstorma de bästa frågorna. Det beror på att det kommer att påverka kvaliteten på grundorsaken du kommer att hamna i.

När fungerar de 5 varför inte?

Som du har sett är 5 Whys inte kompliceradeoch kan användas för många typer av problem, men det tar mycket ansträngningar att köra korrekt. När du är klar kan det hjälpa dig att hitta den skyldige till de flesta av dina vanliga problem. Problemet är att denna teknik inte passar i alla situationer.

Oreplicabla resultat

Du kommer inte att kunna replikera samma resultat. Tänk på det: du skapar dina egna frågor och svarar på dem på ett unikt sätt. Ingen annan skulle kunna replikera dina resultat för det mesta.

Detta innebär att även två team som arbetar i samma miljö kommer med två separata svar.

Begränsad av tillgänglig kunskap

Som nämnts tidigare, samla in tillräckligt med information när du löser ett okänt problem. Problemet är att du inte alltid har de bästa tillgängliga resurserna. På grund av detta begränsar du dig till kvaliteten på dina svar.

Om du någonsin står inför ett okänt ämne kan du prova en annan teknik för problemlösning.

Fokusera på en enda orsak

Huvudmålet bakom att använda 5 Whys är att komma med en enda grundorsak. Men alla problem har inte alltid en enda lösning. Till exempel kan en marknadsföringskampanj ha ett bästa, bra och värsta fall-scenario.

Dessa begränsningar gör inte 5 Whys till en dålig teknik att använda. Istället låter de dig veta hur du använder den här tekniken mer effektivt.Reklam

The 5 Whys fungerar bäst för att förbättra processer och för att lösa enkla problem, men det blir kort när man arbetar med komplexa problem. Det är därför du måste veta andra alternativ .

Till exempel kan ett företags låga svarsfrekvens bero på flera faktorer. I det här fallet skulle du välja en teknik som är bättre lämpad för att lösa komplexa problem. Bestäm vilka problem du möter mest för att veta vilka tekniker som hjälper dig mest.

Poängen

Tänk dig att erövra frågor som de flesta ger upp.

Folk skulle titta på dig och anta att du vet 1000 sätt att lösa ett problem. Sanningen är att inte mycket har förändrats sedan du hade kämpat med att lösa problem.

Men du använder nu ett beprövat system som gör ditt liv enklare.

Du är en maskin för problemlösning.

Om du inte tror att detta kan vara din verklighet har du fel. Du har vad som krävs för att lösa dina problem, men du måste träna. Börja med att ställa en fråga idag när du står inför ett problem.

Fortsätt sedan göra samma sak tills du ställer flera frågor för vart och ett av dina problem. Du kommer inte att behärska 5 Whys-analysen över natten, men med tillräckligt med övning kommer denna teknik att kännas mer naturlig.