Hur man börjar delegera uppgifter effektivt (steg-för-steg-guide)

Hur man börjar delegera uppgifter effektivt (steg-för-steg-guide)

Ditt Horoskop För Imorgon

Alla chefer och ledare måste behärska konsten att delegera processen. Att förstå hur och när man ska tilldela ansvar till andra är viktigt för att upprätthålla en hög produktivitetsnivå, både på personlig och organisatorisk nivå. Att delegera uppgifter är också viktigt för ett effektivt ledarskap.

Att lära sig att delegera är att bygga ett sammanhållet och effektivt team som kan klara deadlines. Att veta när och hur du delegerar arbete kommer dessutom att minska din arbetsbelastning och därmed förbättra ditt välbefinnande på jobbet och öka din arbetsnöjdhet. Tyvärr är många ledare osäkra på hur man delegerar ordentligt eller tvekar att göra det.



I den här guiden kommer du att upptäcka vad delegering egentligen innebär, hur delegering av uppgifter gynnar ditt team och hur du tilldelar uppgifter effektivt.



Innehållsförteckning

  1. Delegationens betydelse
  2. Varför fruktar människor att delegera uppgifter?
  3. Skillnaden mellan delegering och fördelning
  4. Hur man delegerar uppgifter effektivt
  5. Slutsats
  6. Fler tips för produktivt ledarskap

Delegationens betydelse

Ett bra ledare vet hur man delegerar. När du delegerar en del av ditt arbete frigör du din tid och uppnår mer dagligen.

Effektiv delegering främjar också produktivitet och god tidshantering inom ett team genom att dra nytta av medlemmarnas befintliga uppsättning och låta dem utveckla ny kunskap och kompetens på vägen. Resultatet är ett mer flexibelt team som kan dela roller när behov uppstår[1].

När du är villig att delegera främjar du en atmosfär av förtroende och förtroende. Dina handlingar skickar en tydlig signal: som ledare litar du på dina underordnade att uppnå önskade resultat. Som ett resultat kommer de att tänka på dig som en omtyckt och effektiv ledare som respekterar deras färdigheter och behov.



Delegationen handlar inte om skällande order och hoppas att din personal faller i linje. En chefs jobb är att få det bästa av dem under deras övervakning och därigenom maximera produktivitet och vinst [två].

Här är ett exempel på dålig delegering:Reklam



Dilbert - delegera arbete

Noggrann delegering hjälper till att identifiera och dra nytta av de unika styrkorna och svagheterna hos teammedlemmarna. Delegationen ökar också anställdas engagemang eftersom det visar att cheferna är intresserade av att dra nytta av sina talanger.[3]

Varför fruktar människor att delegera uppgifter?

Delegation ökar produktiviteten, men inte alla chefer är villiga eller kan delegera.[4]Varför? Här är några vanliga orsaker:

  • De ogillar tanken att någon annan kan få krediten för ett projekt.
  • De är i princip villiga att delegera men är rädda för att deras team inte kommer att kunna hantera mer ansvar.
  • De misstänker att deras personal redan är överansträngd och känner sig ovilliga att öka sin börda.
  • De misstänker att det är enklare och snabbare att bara göra en uppgift själva.
  • De ogillar tanken att släppa de uppgifter de tycker om att göra.
  • De fruktar att om de delegerar ansvar kommer deras egen chef att dra slutsatsen att de inte kan hantera sin arbetsbelastning.

Skillnaden mellan delegering och fördelning

De flesta tror att delegering och fördelning är synonymt, men det finns en viktig skillnad att göra mellan de två.[5]

När du tilldelar en uppgift instruerar du bara en underordnad att utföra en specifik åtgärd. Du berättar för dem vad de ska göra, och de gör det - så enkelt är det.

Å andra sidan innebär delegering att överföra en del av ditt eget arbete till en annan person. De får inte bara en uppsättning instruktioner.Den viktiga delen är att de placeras i en roll som kräver att de fattar beslut och hålls ansvariga för att slutföra uppgiften.[6]

Hur man delegerar uppgifter effektivt

Så vad är det bästa sättet att delegera arbete så att du kan bekämpa rädslan för delegering, bygga ett effektivt team och arbeta snabbare? Här är en steg-för-steg-guide:

1. Vet när du ska delegera

Genom att förstå hur mycket kontroll du behöver för att behålla en situation kan du bestämma den bästa strategin för att bemyndiga arbetstagare. Det finns sju delegationsnivåer som erbjuder arbetstagare olika grader av ansvar.Reklam

Den här korta videon förklarar dessa nivåer och ger exempel på när det är lämpligt att använda var och en:

Delegering sker längs ett spektrum. Den lägsta delegeringsnivån händer när du berättar för andra människor vad de ska göra. Det ger lite anställda för de anställda att prova nya tillvägagångssätt. Den mest bemyndigande formen av delegering uppstår när du kan ge upp det mesta av din kontroll över projektet till den anställde.

Att veta hur man delegerar arbete hjälper dig att förstå hur man kopplar människor med uppgifter som bäst utnyttjar deras talanger. När du gör det ordentligt säkerställer det att du får det bästa slutresultatet.[7]

Ställ följande frågor när du bestämmer dig för hur du delegerar arbete:

  • Måste du ha ansvaret för den här uppgiften, eller kan någon annan göra det?
  • Behöver detta din uppmärksamhet för att lyckas?
  • Kommer detta arbete att hjälpa en anställd att utveckla sina färdigheter?
  • Har du tid att lära någon hur man gör det här jobbet?
  • Förväntar du dig att uppgifter av den här typen kommer att återkomma i framtiden?

2. Identifiera den bästa personen för jobbet

Du måste skicka facklan till rätt teammedlem för att delegationen ska kunna arbeta. Ditt mål är att skapa en situation där du, ditt företag och den anställde har en positiv upplevelse.

Tänk på gruppmedlemmarnas färdigheter, lärbarhet och deras arbetssätt och intressen.Personen du delegerade kommer att kunna utföra arbetet mer effektivtom de är kapabla, coachbara och intresserade. När det är möjligt, ge en anställd en chans att spela till sin styrka.

Ofarna arbetare kan behöva mer vägledning än erfarna veteraner. Om du inte har tid att ställa in den nyare medarbetaren för framgång är det inte rättvist att delegera till dem.

Du måste också överväga hur upptagen dina anställda är. Det sista du vill göra är att överväldiga någon genom att ge dem för många ansvarsområden.Reklam

3. Berätta och sälj för att få medlemsköp

När du har hittat den perfekta personen för jobbet måste du fortfarande få dem att ta det nya ansvaret. Låt dem veta varför du valde dem för jobbet.[8]När du visar andra att du stöder deras tillväxt bygger det en kultur av förtroende. Anställda som ser delegerade uppgifter som möjligheter investeras mer i resultatet.

När du arbetar med nyare anställda, uttryck din vilja att ge kontinuerligt stöd och feedback. För erfarna anställda, ta hänsyn till deras tankar och upplevelser.

4. Var tydlig och specifik om arbetet

Det är viktigt att förklara för anställda varför projektet är nödvändigt, vad du förväntar dig av dem och när det ska bero på det.[9]Om de vet vad du förväntar dig är det mer troligt att de levererar.

Genom att ställa tydliga förväntningar hjälper du dem att planera hur de ska utföra uppgiften. Ställ in milstolpar för projekt så att du kan kontrollera framsteg utan mikromanagement. Om din anställd har svårt att uppfylla en milstolpe, har de fortfarande tid att korrigera innan den slutliga produkten förfaller.

Denna typ av ansvarsskyldighet används ofta vid universitet. Om eleverna bara vet förfallodatum och grundläggande krav för att fylla i större forskningsdokument, kan de skjuta upp arbetet till elfte timmen. Många program kräver att studenter träffar rådgivare varje vecka för att få vägledning, adressstruktur och träna kinks i sina metoder före deadlines. Dessa åtgärder gör att studenterna lyckas och samtidigt ger dem utrymme att producera stort arbete.

5. Stöd dina anställda

För att se bästa möjliga resultat av delegering behöver dina underordnade resurser och stöd från dig. Anslut dem med utbildning och material för att utveckla färdigheter som de inte redan har.[10]

Det kan ta mer tid i förväg för att göra resurser tillgängliga, men du sparar tid genom att arbetet utförs korrekt. För återkommande uppgifter lönar sig denna utbildning upprepade gånger.

Ibland behöver anställda hjälp för att se vad de gör bra och hur de kan förbättra sig. Att ge och ta emot feedback är en viktig del av delegering av uppgifter. Detta är också ett bra sätt att övervaka de delegerade uppgifterna som ledare. Även om du kan hålla reda på framstegen i uppgifterna är du inte det mikrohantering de anställda.Reklam

Fråga medarbetarna regelbundet om de behöver stöd eller förtydligande under hela projektet. Gör det klart att du litar på dem att göra jobbet och att du vill skapa ett utrymme för dem att ställa frågor och ge feedback. Denna feedback hjälper dig att förfina hur du delegerar arbete.

6. Visa din uppskattning

Under periodiska incheckningar känner du igen alla vinster som du har sett på projektet hittills. Bekräfta att dina anställda gör framsteg mot målet. Framstegsprincipen anger hur viktigt det är att fira små vinster för att hålla anställda motiverade.[elva]Arbetstagarna kommer att vara mer effektiva och engagerade om de vet att du märker deras ansträngningar.

Att känna igen anställda när de gör det bra hjälper dem att förstå kvaliteten på det arbete du förväntar dig. Det gör dem mer benägna att vilja arbeta med dig igen i framtida projekt.

Slutsats

Nu när du vet exakt vad delegering betyder och teknikerna för att delegera arbete effektivt, har du en bra position för att effektivisera dina uppgifter och driva produktiviteten i ditt team.

Att delegera är att ge autonomi och auktoritet till någon annan och därmed lätta din egen arbetsbörda och bygga ett väl avrundat, välutnyttjat team.

Delegationsförmåga kan verka komplicerade eller skrämmande, men det blir mycket lättare med tiden. Börja i det lilla genom att delegera ett par beslut till medlemmar i ditt team under nästa eller två veckor.

Fler tips för produktivt ledarskap

Utvalda fotokrediter: CoWomen via unsplash.com

Referens

[1] ^ BIM-personal: 5 fördelar med delegering - ge ditt team kraft
[två] ^ Brian Tracy International: Hur man delegerar rätt uppgifter till rätt personer: Effektiva ledningsförmåga för ledarskapssucces
[3] ^ MindTools: Framgångsrik delegation: Använda kraften från andras hjälp
[4] ^ Snabbt företag: De tre vanligaste rädslorna för delegation: debunked
[5] ^ Abhinav Jain: Delegering av arbete vs Allokering av arbete
[6] ^ Anthony Donovan: Ledarutbildning: Delegera effektivt
[7] ^ Management 3.0: Övning: delegationsnämnden
[8] ^ Fokus: Bloggen om kreativitet och produktivitet: En guide för att effektivt delegera uppgifter
[9] ^ Inc .: 6 sätt att delegera mer effektivt
[10] ^ Musan: De tio reglerna för framgångsrik delegation
[elva] ^ Teresa Amabile och Steven Kramer: Framstegsprincipen

Kalorikalkylator