Hur mycket tid spenderar du på att hantera dina e-postmeddelanden varje dag? En timma? 30 minuter? Några timmar? Kanske en halv dag?

Medan e-post är avsedd att underlätta kommunikationen, misstänker jag att det ibland blir ett kontraproduktivt verktyg eftersom vi spenderar så mycket tid på att hantera dina e-postmeddelanden! Tänk till exempel på dessa instanser:

• Fortsätter du ibland att klicka i inkorgen, även om du bara kollade den för bara 5 minuter sedan?
• Spenderar du mycket tid på att hantera dina e-postmeddelanden varje dag, som att söka efter e-post, sortera, organisera och ta bort gammal e-post?
• Gör du ofta e-post till din första prioritet istället för att faktiskt få saker gjorda?
• Finns det dagar där du spenderar mer tid i inkorgen än att göra ordentligt arbete?

I slutet av dagen är e-post bara ett verktyg för att du ska kunna göra dina uppgifter. Nedan följer 11 tips för att förbättra din e-posthantering:

1. Behandla din e-post en gång om dagen

Även om jag kollar min e-post flera gånger om dagen bara för att vara i slingan (om det händer något konstigt som att min webbplats går ner, eller om det finns en brådskande begäran), behandlar jag dem inte direkt. Jag gör det bara en gång om dagen, antingen i början av dagen eller på kvällarna.

Sätt av en daglig tid för att bearbeta dina e-postmeddelanden. Om du inte slutar i tidsluckan fortsätter du nästa dag. Prioritera de viktigare och släpp resten. (Se nr 2).

Om du befinner dig på en arbetsplats där du får många tidskänsliga e-postmeddelanden kan du ändå omsätta detta i praktiken. Poängen är att inte låta e-post köra över ditt liv. Kom ihåg att det är ett verktyg som hjälper dig att göra ditt arbete och inte själva arbetet.Reklam

2. Prioritera 20% e-postmeddelanden; Uppskjuta 80%

Inte alla e-postmeddelanden är desamma. jag älskar 80/20 regel eftersom det gäller varje enskilt område i våra liv. Inklusive e-post. 80/20 regel är tanken att 20% av insatserna är ansvariga för 80% av utdata i alla situationer. För att vara effektiva bör vi därför fokusera på 20% input som leder till 80% output. På samma sätt bör vi fokusera på 20% e-post med högt värde som leder till maximal produktion.

Mina e-postmeddelanden på 20% är de som ger mig nästa genombrott i mitt arbete. De kan vara medieförfrågningar, intervjupunkter, nätverksmöjligheter, affärsledningar, talmöjligheter och andra saker som leder till mina 20% affärsmål. Mina 20% e-postmeddelanden inkluderar också personer som har investerat i mitt arbete, som min 1-1 coachingklienter , talförlopp och läsare som köpte mina kurser och produkter. Sist men inte minst faller också korrespondenser med mina goda vänner här. Allt annat går in i 80% e-post.

För 20% e-postmeddelanden ger jag dem betydande prioritet. Jag svarar vanligtvis på dem omedelbart (speciellt om de uppfyller 1 minuts regeln i nr 9); om inte kommer jag till dem om 1-3 dagar. För 80% e-post tar jag längre tid att svara, ibland svarar jag inte ens (se punkt 4).

3. Har ett svar med XX dagars mapp

Skicka e-postmeddelandet som behöver ditt svar i en mapp för svar efter XX dag, där XX är veckodagen. Jag avsätter tre dagar varje vecka för att svara på e-postmeddelanden - tis, tors och lör. På så sätt blir jag inte pressad att svara omedelbart när jag får e-post. Jag läser det, erkänner det mentalt och funderar över det tills det är dags att svara (i genomsnitt 3-8 dagar från mottagandet av posten).

4. Inse att du inte behöver svara på varje e-post

Trots vad du tycker behöver du inte svara på alla e-postmeddelanden. Ibland kan inget svar efter en viss tidsperiod också betraktas som ett svar i sig.

Jag får en hög volym läsarepost och under en tid svarade jag på varje post som kom in. Det gjorde ingenting för mig. Jag skulle tillbringa hela dagen med att bara svara på e-post, och i slutet av dagen skulle jag tappas bort och inte kunna göra något riktigt arbete. Och intressant, i stort sett alla mail jag svarar på får aldrig något svar av något slag (inte ens ett bekräftelse eller tack), inte ens när jag lägger upp uppföljningsfrågor för att ytterligare hjälpa dem. Jag misstänker att hälften av posten inte läses, och den andra hälften är post som folk skickar på impuls och svar spelar ingen roll. Hur som helst har jag insett att det är mycket effektivare att använda tiden på mer värdefulla uppgifter, som att arbeta med högvärda och innehållsrika produkter, stödja mina 1-1 coachingklienter, nya projekt och skriva nya artiklar.Reklam

Stressa inte för mycket om att svara på varje enskild post. Svara om det hjälper, men om kostnaderna för att svara inte uppväger fördelarna, är det kanske inte värt att oroa sig för det. Låt det bara vara så kommer saker och ting att ordna sig genom tiden.

5. Skapa mallsvar om du ofta skickar liknande svar

Om du tittar igenom den skickade mappen kommer du förmodligen att hitta en trend i saker du svarar på. Det e-postmeddelande jag får på min webbplats kan vanligtvis klassificeras i en av få kategorier (1) feedback / tackbrev (2) 1-1 coaching (3) begäran om bok / produktrecensioner (4) talförfrågningar (5) andra . För (1) och (2) använder jag mallar som jag har skrivit på förhand som jag använder i mina svar. När jag svarar skulle jag anpassa dem i enlighet med originalpostens behov. Detta sparade mig enorma mängder tid jämfört med tidigare när jag skrev e-post från grunden.

6. Läs bara de e-postmeddelanden som är relevanta

Jag prenumererar på flera nyhetsbrev - till exempel om fitness, självhjälp, bloggning och affärer, men jag läser inte alla mejl de skickar. Jag tar inte heller bort dem, för jag vet att de har värdefull information. I stället ställer jag in Gmail så att de automatiskt arkiveras till olika etiketter (mappar). Blogginlägg arkiveras i bloggmappen, fitnessmeddelanden arkiveras i hälso- och fitnessmappen och så vidare. Från och med nu har jag cirka 30 mappar. Jag läser dem bara när jag vill få mer information om ämnet.

Du behöver inte läsa varje enskild post som kommer in. Välj och välj vad som är relevant för dig.

7. Strukturera dina mejl i kategorier

Mappar (eller etiketter, om du använder gmail) finns där för att hjälpa dig att organisera dina mejl.

Använd först ett relevant namngivningssystem för vad du gör. Om dina största prioriteringar nu är, säg, (1) att skriva en bok och (2) gå ner i vikt, så namnge dina mappar som det.Reklam

För det andra, använd hierarkistruktur. första nivå mappar är för de stora kategorierna, och andra nivå mappar är för underkategorier, och så vidare. Till exempel har jag Admin som en första nivåmapp och Backup, Accounting, Accounts, etc som mappar på andra nivån. Om det behövs har jag mappar på tredje nivå för att ytterligare segmentera dem. Gmail har ett tillägg som låter dig använda olika nivåetiketter (Inställningar> Labs> Kapslade etiketter)

Att använda filter (# 8) för att automatiskt organisera e-post i mappar gör underverk.

8. Använd filter

Filter är verktyg som hjälper dig att sortera ut e-post automatiskt när det kommer in i din e-post. Det finns två grundläggande saker som krävs för ett filter - (1) Termen att se upp för (2) Åtgärd som ska tillämpas om termen matchas. Från och med nu har min gmail cirka 20 olika filter konfigurerade för olika e-postadresser, ämnesrubriker, brödtext och vad inte. Beroende på vilket filter det är sorteras posten automatiskt i respektive mapp / arkiveras. Detta minimerar mängden administrativa åtgärder jag behöver göra.

Här är min videohandledning som delar hur jag ställer in mina e-postfilter för att uppnå inkorgen noll: 3 enkla tips för att uppnå noll i inkorgen med hjälp av e-postfilter [Videohandledning]

9. Använd 1 minuts regel när du svarar

Om det tar inom 1 minut att svara ska du svara omedelbart och arkivera det. Låt det inte sitta i din brevlåda i åldrar. Det kommer att kräva ännu mer ansträngning för att låta den sväva runt dig och bli ständigt påmind om att du behöver svara. Se bara till att hålla dig till tidsramen på 1 minut när du svarar så att det inte tar mer tid än vad som behövs. Detta hjälper mig att rensa stora sändningar på kort tid.

10. Ange en gräns för den tid du spenderar i inkorgen

Utöver regeln på en minut, begränsa den totala tiden du spenderar i inkorgen. Nästa gång du kontrollerar din e-post, tid själv . Se hur lång tid det tar att bearbeta, läsa, svara och sortera via e-post. Fråga dig själv hur mycket av den tiden som är bra. Chansen är att det mesta tjänade absolut inget syfte.Reklam

Ibland får du e-postmeddelanden som är alarmerande långa. För dessa e-postmeddelanden, skanna igenom, se om det finns något som är relevant för dig och bearbeta dem därefter. Svara vid behov (och använd 1 minuts regel); arkivera det om du inte planerar att svara. Om du ska svara, känn inte behovet av att återvända med en lång post bara för att personen skrev ett långt mail. Det sista du vill ha är ett e-postutbyte av uppsatser, vilket oavsiktligt kommer att leda till att du faller in i ett svart e-posthål. Logga in i din inkorg, gör vad du behöver göra och gå ut direkt efter det.

11. (Hänsynslöst) Avsluta prenumerationen på saker du inte läser

När du kryssar runt på nätet registrerar du dig förmodligen för en rättvis andel av nyhetsbrev och flöden på impuls som du tappar intresset för efteråt. Om du upprepade gånger tar bort e-post från dina prenumerationer är det en aning att du bara ska avregistrera dig omedelbart.

Hämta manifestversionen av den här artikeln: [Manifest] 11 tips för effektiv e-posthantering

Originalartikel: 11 enkla tips för effektiv e-posthantering | Personlig excellens

Utvalda fotokrediter: Affärskvinna som ritar ett e-postkuvert via shutterstock.com